Comprendre le fonctionnement des indemnités kilométriques

Coût et maintenance d'une voiture

Les indemnités kilométriques permettent à un salarié, un cadre ou un dirigeant de se faire rembourser, par l’entreprise, des frais liés à l’utilisation d’un véhicule (obligatoirement personnel) dans le cadre d’une activité professionnelle. Elles ne peuvent pas être versées à un associé ou un collaborateur qui n’exercerait aucune fonction au sein d’une société. Par ailleurs, elles ne prennent pas en compte le trajet domicile – travail.

Les conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques

En France, les indemnités kilométriques sont un droit destinés aux personnes qui n’ont d’autres choix que d’utiliser leur véhicule personnel (parce que l’entreprise n’a pas les moyens d’acquérir des véhicules de fonction, par exemple). Cependant, ce droit est soumis à certaines conditions, qui sont les suivantes :

  • Le véhicule utilisé ne doit pas être un véhicule de fonction immatriculé au nom de la société.
  • Les frais de vos déplacements doivent être systématiquement justifiés (nombre de kilométrage, date, lieu, nom des personnes concernées par le déplacement, etc.).
  • Les déplacements ne doivent pas être personnels et uniquement reliés aux déplacements professionnels.

Ce sont les trois seules conditions nécessaires, ce qui permet à de nombreux salariés et gérants de pouvoir bénéficier des indemnités kilométriques.

Les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques

Actuellement, tous les types de dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule ne sont pas prises en charge par les indemnités kilométriques. Ainsi, ces dernière prennent en considérations les frais suivants :

  • Le coût d’achat du véhicule et des équipements (si l’achat est nécessaire pour votre activité professionnelle).
  • Les frais de carburant (essence, gazole…).
  • La prime d’assurance annuelle ainsi que les frais d’entretien du véhicule

Note : les frais de parking et de péage ne sont pas pris en compte, même s’ils sont liés à une activité professionnelle.

Ainsi, elle peuvent tout de même couvrir un certains nombre de dépenses non négligeables pouvant faciliter la vie du conducteur.

Les avantages et désavantages des indemnités kilométriques

Comme n’importe quel dispositif, ce dernier possède des avantages et des inconvénients. Voici les plus importants :

Les avantages

Les indemnités kilométriques se sont pas soumises aux impôts et ne doivent apparaître ni sur les bulletins de salaire, ni sur les déclarations d’imposition. De plus, elles permettent aux sociétés de ne pas payer de taxes sur les véhicules de société (ou TVS), qui peuvent monter jusqu’à 4000 euros par an.

Les désavantages

Le salarié doit utiliser son propre véhicule et les indemnités kilométriques peuvent ne pas rembourser certaines réparations, parfois très onéreuses. De plus, le véhicule ne pourra être amorti avec ces indemnités.

Mot de la fin

Malgré les inconvénients cités, les indemnités kilométriques restent une alternative intéressante pour les entreprises et les salariés. Elles permettent de faire des économies, tout en garantissant un minimum d’aide aux conducteurs.

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