Comment gérer les retards du personnel ?

Gestion des retards avec un réveil matin

Il peut arriver qu’un ou plusieurs salariés accumulent les retards à répétitions. En tant que manager il convient de trouver des solutions pour limiter ces retards, surtout s’ils sont répétitifs, que les heures ne sont pas rattrapées et que cela impacte le travail des autres collaborateurs.

Pourquoi la gestion des retards est important ?

Plusieurs cas justifient à quel point les retards peuvent impacter le travail et les relations au sein d’une organisation :

  • Le retard d’un individu obligent les autres collaborateurs à compenser le travail non effectué par le retardataire. Il peut également bloquer le travail d’une équipe.
  • Le retard se répercute sur une intervention ou un RDV client qui ne peut donc pas être effectué à temps. La satisfaction client en est impactée.
  • Le retard est visible par les prospects et clients qui constatent que leur interlocuteur est injoignable à des horaires de bureau « traditionnels ». Pire, la réputation sera encore pire si votre standard téléphonique n’est pas disponible aux horaires évoqués sur votre site web, votre compte Google ou votre page Facebook.

Comment faut-il réagir ?

Avant d’être trop agressif dans la réprimande, il est parfois nécessaire de juger humainement les raisons du retard en essayant d’évaluer l’impact de celui-ci par rapport à votre activité.

  • Le retard est-il exceptionnel ?
  • Y avait-il des circonstances atténuantes : une grève des transports ou un problème de garde d’enfant temporaire ?
  • Le retard a-t-il été rattrapé ?
  • Est-ce un collaborateur qui a l’habitude de faire plus que ses heures ?
  • Ce collaborateur travaille-t-il hors des horaires de travail ?
  • Êtes-vous réellement présent le matin et le soir pour constater les horaires réels de ce collaborateurs ?

 

Le saviez-vous : il est obligatoire d’afficher les horaires de travail dans les locaux de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise risque une amende de 750€.

Une fois que vous êtes persuadé qu’il y a réellement des retards à répétitions non justifiables, vous pouvez commencer par un simple rappel à l’ordre, plus ou moins gentiment, avec plus ou moins de tacts.

  • « Encore une panne de réveil ? »
  • « Vous n’avez toujours pas pris de mesure pour éviter les bouchons ? »
  • « On attend encore le retardataire … »

Comment confronter le salarié à la réalité ?

Vous avez essayé de faire passer votre message gentiment mais rien n’a changé, alors c’est le moment de passer à la vitesse supérieure.

  • Première étape : mesurer le temps de travail, le temps de retard cumulé, le temps de pause, le temps de travail effectif (être présent sans travailler n’est parfois pas nécessaire).
  • Deuxième étape : calculer l’équivalent de perte de salaire vis-à-vis des heures de retards. Calculer également les pertes indirectes, tel que le nombre de contrat qui n’ont pas pu être honorés à cause des retards ou le nombre d’interventions réalisées avec du retard auprès de clients.

Une fois ces informations récoltées il suffit de mettre le salarié face à la réalité. De lui montrer clairement les heures perdues chaque mois, le nombre d’heures à rattraper ou le montant à retirer de son salaire. Car il faut le savoir, la retenue sur salaire est tout à fait possible.

Important : une notification par courrier postal à un impact plus fort auprès du salarié.

Quels sont les étapes suivantes ?

Par ordre croissant, les prochaines étapes sont les suivantes :

  1. Rappel à l’ordre par courrier postal : rappeler les horaires de travail et qu’il convient de prendre ses dispositions pour les respecter au quotidien. Des lettres types sont disponibles sur internet afin de rédiger rapidement ce type de courrier.
  2. L’avertissement : le courrier d’avertissement est une sanction appropriée. Ce courrier doit préciser les dates et les durées de chaque retard.
  3. La mise en demeure : si malgré les avertissements les problèmes persistent, c’est le moment de rédiger une mise en demeure pour le respect des horaires de travail dans un courrier à remettre en main propre contre récépissé ou à envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception.
  4. La mise à pied ou le licenciement : lorsque le dernier échelon de sévérité est atteint il convient de monter un dossier suffisamment étayé pour prouver que la sanction est proportionnelle à la faute commise. Il convient d’attester des retards (pointeuse ? horaires de travail signé par le collaborateur et validé par le manager ? …), de prouver que l’information sur les horaires est bien communiquée (affichage des horaires dans les locaux ? courrier de rappel à l’ordre …) et expliquer la gêne occasionnée pour l’entreprise (cf. blocage d’une équipe, satisfaction client …).

Les petites astuces

Prendre le problème à la racine, dès les premiers abus, permet d’éviter que le phénomène ne prenne de l’ampleur et s’étende à l’ensemble de vos équipes. Un rappel à l’ordre lors d’une réunion collective permet de recadrer sans stigmatiser une personne en particulier.

La mise en place d’une pointeuse peut servir d’intermédiaire indirect pour sensibiliser le personnel sur l’importance des horaires. Cela aide par la même occasion à obtenir des temps de travail de façon honnête et homogène à travers tous les collaborateurs.

Astuce : la solution Organilog peut servir d’outil de pointage pour les équipes mobiles, y compris lorsqu’elles sont en déplacement.

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