Avantages et limites du fichier Excel au travail

Excel est un logiciel classifié en tant que tableur que l’on retrouve dans la suite bureautique Microsoft Office. Ce logiciel a été conçu et est distribué par l’éditeur Microsoft pour fonctionner sur les appareils numériques de la quasi-totalité des grands fabricants. Il comporte des facilités en terme de calcul numérique, d’analyse des données, de présentation graphique et de programmation.

Avantages utilisation du fichier Excel

Excel est le logiciel tableur le plus connu par les utilisateurs des plates-formes de nouvelles technologies, il présente de réels avantages pour tous les utilisateurs, y compris pour les moins avertis, car très rapide à mettre en place et très simple d’utilisation. On reconnaît en outre à ce logiciel des caractéristiques particulières qui le démarquent considérablement de la concurrence :

• Toutes les données sur une seule page : avec Excel, pas besoin de changer de page pendant le travail, car toutes les informations nécessaires sont contenues sur la même page, ce qui facilite ainsi son utilisation.
• Aucun coût supplémentaire : contrairement à d’autres logiciels de calcul qui nécessitent l’achat d’une licence d’utilisation, Excel est généralement fourni avec une seule licence Office.
• Très flexible : il est possible avec Excel de moduler à souhait la forme et le contenu, à travers ses colonnes, lignes, feuilles de calcul qui offrent d’énormes possibilités.
• Gestion souple : Il est ainsi plus aisé notamment de fusionner les données, effectuer des calculs, déplacer des données d’une colonne vers une autre…

Inconvénients utilisation du fichier Excel

L’évolution technologique et la diversification des techniques d’étude révèlent progressivement les limites du logiciel Excel :

• Le suivi d’un prospect : certes il est possible d’ajouter plusieurs lignes de commentaires, mais il apparaît clair que ceci ne suffit pas notamment au suivi d’un prospect. En outre, chaque nouveau commentaire n’est malheureusement pas daté automatiquement, cette tâche étant laissée au commercial, d’où la difficulté d’avoir un suivi scrupuleux de l’historique d’une opportunité.
• L’ajout des pièces jointes : Les cahiers de charges et devis par exemple ne peuvent pas être jointes dans un fichier Excel.
• La difficulté de créer un fichier par besoin : ainsi, à chaque nouveau besoin, que ce soit en terme de devis, d’achat, de facture, de gestion des relances, de gestion des projets, de facture, de gestion des heures, il est nécessaire de créer un nouveau fichier, ce qui occasionne une perte de temps pour retrouver les fichiers et les remplir.
• L’interface est limitée : Plus on souhaite enregistrer d’informations et plus il y a de colonnes ou de feuilles de calcul, ce qui à force d’usage fini par perdre en lisibilité. D’autant plus limité que la lecture de l’information ne peut se faire que sous forme de tableau, l’ensemble étant cruellement dépourvu de statistiques.

Pratique au début ou pour des besoins spécifiques, le logiciel Excel est rapidement dépassé par des logiciels professionnels, spécifiquement conçus pour répondre à certains besoins qui sont bien plus adaptés : ils effectuent automatiquement les calculs et génèrent automatiquement les documents dont les entreprises ont besoins. Mieux encore, ils peuvent envoyer des notifications par emails ou mettre en avant les informations les plus pertinentes.

Bon à savoir : la solution professionnelle Organilog remplace astucieusement Excel et fait gagner des dizaines d’heures chaque mois aux entreprises qui utilisent l’outil.