Indispensable pour les techniciens de terrain, les fiches d’intervention permettent de communiquer les détails de la mission en cours à l’ensemble des acteurs d’un projet. Pour beaucoup, le format papier est encore utilisé pour remplir les bons d’intervention. Cette méthode présente des limites et freine vos performances.
Découvrez dans cet article 6 bonnes raisons de dématérialiser vos fiches d’interventions. Bonne lecture !
Faciliter l’édition des fiches d’interventions sur le terrain
Compléter directement en format papier ses fiches d’interventions présente quelques inconvénients :
- Difficultés à relire le technicien,
- L’espace limité pour mettre des notes,
- Risque d’erreur de saisi
- Etc.
Il est fort probable que vous ayez déjà rencontré au moins une de ces contraintes. Passer à la dématérialisation des fiches d’interventions vous permettra d’éditer rapidement et facilement vos documents directement depuis votre téléphone ou tablettes.
En quelques clics, vous générez votre rapport d’interventions simplement. Il vous suffit de remplir les informations requises avant de l’éditer complètement. Ainsi, vous n’aurez plus besoin de ramener vos documents papier encombrant pendant vos interventions!
Faciliter la remontée d’informations et dynamiser la facturation
Vous rappelez-vous le nombre d’aller-retour que vous deviez effectuer pour remonter l’information depuis le terrain ? C’est comme compter les grains de sable sur une plage (avec un peu d’exagération, on vous l’admet 😉).
Bref, autant de trajets inutiles qui vous font perdre du temps et surtout du carburant. En centralisant l’information depuis un outil de gestion d’intervention, vous remontez facilement l’information vers l’équipe bureau. Et vice-versa, les intervenants peuvent être informés de tout changement dans le planning depuis leur mobile. Autant d’éléments qui rendent un peu plus le technicien autonome.
Depuis une interface, vous obtenez un historique de vos interventions accessible avec n’importe quel appareil. Idéal pour avoir l’esprit léger !
Une fois le rapport généré, il est possible de créer facilement une facture associée à l’intervention. Ainsi, vous suivez efficacement les devis et les dates d’échéance des factures pour prévoir efficacement les revenus.
Votre facturation est davantage facilitée avec la signature électronique. Ce fabuleux outil permet à vos clients de signer électroniquement vos documents (rapports d’interventions, devis, factures..), n’importe où et depuis n’importe quel appareil.
Éviter la perte de feuilles de papier
Votre bureau est encombré par une pile de feuilles de papier ? Vous retrouvez après des heures de recherche des documents pliés et parfois déchirés ? Fini les documents volatils, tout se passe en ligne ! ( Cela ferait un très bon spot publicitaire vous ne trouvez pas ? 🎬)
L’ensemble de vos rapport d’interventions sont stockés et centralisés depuis un logiciel de gestion d’intervention. Avec cet archivage, vous suivez efficacement vos clients. Par exemple, en ayant un accès facile de l’historique des interventions passées chez le client, vous êtes en mesure de préparer efficacement la prochaine intervention.
Vous gagnez ainsi en efficacité tout en préservant notre planète. Parfait, vous faites une action pour votre entreprise mais aussi pour l’environnement !
Éviter la ressaisie d’information en fin de journée au bureau
Votre secrétariat recopie-t-il les feuilles papiers sur l’ordinateur ? Sacrée corvée que de ressaisir l’information au bureau, surtout en fin de journée ! Il n’est pas impossible que des erreurs de saisie se passent. Sans oublier la difficulté de relire les informations à cause d’une écriture des moins soignées. Bref, ne gaspillez plus votre temps à ressaisir inutilement les informations terrains.
Optimisez votre temps avec un logiciel de gestion d’intervention tel que Organilog. L’outil centralise l’ensemble des informations d’une intervention, accessible depuis n’importe quel appareil.
Cerise sur le gâteau, vous dupliquez les interventions pour en créer des similaires en quelques clics. Vous évitez les ressaisies inutiles pour un gain de temps considérable.
Optimiser la communication client et équipe
Dématérialiser ses fiches d’interventions facilite grandement la communication avec vos clients. Depuis un portail client personnalisable, l’ensemble des documents relatifs à une intervention est accessible. Vos clients peuvent donc à tout moment connaître en temps réel l’avancée d’une intervention. Parfait pour fidéliser sa clientèle !
Autre avantage, faciliter la communication entre les équipes. Que vous soyez sur le terrain ou dans votre bureau, retrouvez l’information très facilement et gardez un historique précis de chaque intervention, pour chaque client.
Image moderne et professionnelle de l’entreprise
Le fait de remplir automatiquement ses fiches d’intervention depuis un logiciel dédié offre une image moderne auprès de ses clients. Effectivement, une entreprise qui dématérialise ses fiches d’intervention mais aussi sa facturation et sa planification aura un avantage indéniable !
En 2022, dématérialiser sa gestion d’interventions est devenu essentiel dans un secteur très concurrentiel. Facilitez le quotidien de vos techniciens avec le logiciel de gestion Organilog et bénéficiez divers avantages :
- La création d’intervention plus rapide
- Une gestion du planning optimisée
- Une remontée et une descente d’information terrain plus efficace
- Une réactivité plus efficace dans la gestion des demandes client (ticketing)
- Une gestion plus rapide des devis, factures et des contrats
- Un suivi optimal des flux de stock
- Une gestion simplifiée des demandes d’absences
- Et bien plus !
