Avoir un logiciel de facturation, c’est bien. Mais prend-il en compte tous les paramètres et toute la diversité de votre comptabilité ? Les factures acquittées ? Les factures d’avoir ? La facture proforma ? La facture de situation ? La facture d’acompte ? La facture rectificative ? Les remises sur facture ? Ainsi que la retenue de garantie ?
Certains outils s’occupent parfaitement de la facturation, tandis que d’autres ont pensé à tout ! Votre logiciel intègre-t-il les retenues de garantie ? Ou encore les diverses primes octroyées par l’État dans le cadre de rénovation, par exemple ?
Votre logiciel de facturation est-il complet ?
Un logiciel de facturation est un outil utile pour toute entreprise, que vous soyez une micro-entreprise, une TPE, une PME, ou encore une très grande entreprise.
Les avantages d’un tel outil sont multiples :
- finies les erreurs de calcul, les oublis en tout genre
- vos factures arborent les mentions obligatoires légales
- elles sont automatiquement numérotées selon la législation en vigueur
- ce type de document est personnalisable à l’image de votre entreprise : logo, mise en page,…
- un gain de temps précieux pour vous et votre personnel administratif
Il n’y a, pour ainsi dire, aucun inconvénient à passer d’un bloc de facturation ou d’un tableur Excel à un logiciel de facture.
Quelles doivent être les fonctionnalités principales d’un logiciel de facturation ?
Vous imaginez bien qu’avec les innovations technologiques dont nous sommes capables aujourd’hui, le traitement de la facturation a bien évolué ces dernières années. Nous pouvons proposer un produit complet facilitant la vie des personnels administratifs.
La principale fonctionnalité d’un bon logiciel de facturation, c’est de pouvoir transformer un devis en une facture simplement, rapidement et… en un clic ! C’est ce que propose Organilog. À partir d’un devis créé sur le logiciel, vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton pour le convertir en facture. Cette conversion des devis en facture est non seulement pratique, mais constitue un gain de temps incroyable, en plus de limiter les erreurs sur les documents.
Une bonne solution logicielle doit également pouvoir vous proposer la personnalisation de vos factures et autres documents : logo, mise en page, pdf à l’image de votre entreprise, champs personnalisés propres à vos besoins et spécificités, etc.
Des clients réguliers ? Des contrats avec factures mensuelles ? Aucun problème ! Un outil de facturation doit vous présenter un module de récurrence de factures !
La numérotation automatique de vos factures est impérativement incluse. C’est la loi. Vos factures doivent suivre une numérotation spécifique. En cas de contrôle, vous êtes assuré de respecter cette législation.
Votre logiciel de facturation doit logiquement inclure le calcul des montants hors taxe (HT) et toute taxe comprise (TTC) selon la TVA en vigueur. Vous avez uniquement à saisir le taux de votre TVA et la somme sera calculée automatiquement.
Certains logiciels le font, d’autres pas. Organilog, lui, le fait ! La relance automatique des impayés est une fonctionnalité très importante pour un logiciel de factures ! Non seulement, c’est là encore un gain de temps pour vos équipes, mais c’est aussi un moyen d’assurer votre trésorerie ! Les relances de facture impayée peuvent être très chronophages car il faut à la fois identifier les retardataires et envoyer les mails…
Quels sont les types de factures pris en charge par un logiciel de facturation ?
Si seulement il n’existait qu’un seul type de facture… Malheureusement, ce n’est pas le cas. Il faut donc que votre logiciel prenne en compte les différentes sortes de documents. Voici une liste non-exhaustive des factures qui existent :
- La facture classique
- La facture proforma
- La facture d’acompte
- La facture d’avoir
- La facture de situation
- La facture acquittée
- La facture rectificative
- La facture de doit
- La facture de régularisation
- La facture de clôture
- La facture véritable
Selon le type de facture que vous éditez, vous aurez différents paramètres à insérer. C’est le cas par exemple de la retenue sur garantie, ou encore des primes.
La retenue sur garantie, c’est quoi ?
La retenue sur garantie est un système de paiement où l’acheteur règle 95 % du montant et verse les 5 % restants un an plus tard si tout s’est bien passé. Ce mode de règlement est particulièrement utilisé dans le secteur du BTP sur les marchés publics, mais aussi privés.
Par exemple, dans le secteur du bâtiment, lors de la réception des travaux, la retenue sur garantie intervient dans le recouvrement des réserves émises en cas de malfaçons. Pour qu’il puisse exister une retenue sur garantie, il faut que cette garantie soit incluse dans le contrat avec son délai.
Légalement, la retenue de garantie est prévue par les articles R. 2191-32 jusqu’à R. 2191-35 du code de la commande publique. Il en est de même pour les marchés de la défense et de la sécurité.
Sur les marchés privés, le client bloque la somme, à l’instar des commandes publiques, pour se protéger des réserves et malfaçons d’ouvrage. Le montant de la retenue ne peut excéder 5 % de la somme des montants déjà versés.
La retenue sur garantie s’applique donc aux contrats publics et privés, mais aussi aux contrats de sous-traitance.
Comment prendre en compte les primes dans votre facturation ?
L’État français a mis en place un certain nombre de primes, notamment en ce qui concerne les travaux de rénovation énergétique : prime CEE, prime Renov, prime EDF, etc.
Un logiciel de facturation devrait prendre en compte ce nouveau type de prime intervenant depuis quelques années maintenant. Organilog le fait !
La gestion de votre facturation n’aura jamais été aussi simplifiée avec un tel outil numérique et votre comptable n’aura jamais été aussi heureux et soulagé dans ses diverses tâches !
Que vous interveniez sur des chantiers, ou dans d’autres secteurs d’activité, un logiciel de facturation est une solution indispensable pour votre entreprise !
Qu’attendez-vous pour vous simplifier la vie ?
