[Coronavirus] Top 5 des logiciels pour le télétravail

Le télétravail se généralise grandement au sein des entreprises. Les outils technologiques nous permettent à présent de travailler convenablement malgré la distance. Cet article va veiller à présenter un panel d’outils à privilégier afin de pouvoir effectuer au mieux les tâches inhérentes à une société.

Ndlr : cet article a été rédigé dans le cadre de la crise du coronavirus (COVID-19) afin d’aider au mieux les entreprises à s’organiser.

Slack : la messagerie groupée qui aide à envoyer des fusées dans l’espace 🚀

L’un des plus beaux argumentaires de vente était présent sur la page d’accueil de Slack il y a quelques années : Nous aidons à envoyer des fusées sur Mars ! Ils ne mentent pas, leur logiciel est utilisé par des équipes de la NASA travaillant sur des projets de robots à destination de la planète Mars.

Cet outil, très rapidement populaire, permet à tout un groupe de travail de communiquer par écrit simplement et de façon instantanée. Certains étudiants l’utilisent pour les projets de groupe durant leurs études. Il n’y a donc nul doute qu’une génération de travailleurs est déjà prête à communiquer de cette façon.

Intérêt de l’outil :

• Archivage de toutes les communications
• Interconnexions possibles avec de nombreux logiciels tiers
• Robots automatiques qui peuvent être installé simplement pour automatiser des actions
• Communication asynchrone qui permet de ne pas être coupé dans son travail

Zoom 📹 : les vidéos conférences simplifiées

Le plus simple moyen de décrire Zoom consiste à expliquer qu’il est le “nouveau Skype”. S’il plaît autant et s’il est prêt à remplacer un logiciel déjà mondialement connu, c’est grâce à ses bonnes performances et sa simplicité.

Les communications n’engendrent pas de souci majeur et on y retrouve l’essentiel des fonctionnalités qu’on peut attendre d’un outil de vidéo-conférence : webcam de tous les participants, partage d’écran, messagerie textuelle, prise de contrôle à distance…

Organilog 📁 + 💬 : structurer les informations et mieux communiquer avec les clients

En télétravail, il est important d’avoir des processus de travail bien structuré. Bonne nouvelle, c’est justement l’un des points que nous essayons d’insuffler auprès de nos utilisateurs. Plusieurs modules permettent d’archiver les données clés de l’entreprise et de favoriser la communication interne et externe.

• 📅 Planning partagé : d’un simple coup d’oeil, tous les collaborateurs peuvent voir les tâches prévues par l’équipe terrain, l’équipe commerciale, etc …
• 💥 Ticketing : arrêtez de noter les appels clients sur un bout de papier. Avec ce module, chaque demande client est archivée afin d’être visible de tous.
• 👥 Suivi client : les fiches clients centralisent l’information de tous les échanges commerciaux, interventions sur place, la liste des contrats, les devis et factures, etc…
• 👥 CRM : notez le suivi des affaires commerciales en cours
• 📕 Base de connaissance : structurez les connaissances internes à l’entreprise au sein d’une documentation claire et intuitive, permettant à n’importe quel nouveau collaborateur d’être intégré à l’entreprise
• Et encore : messagerie, pointage horaire à distance, base de données des fichiers en pièces jointes, etc…

Google Drive 📁 : et surtout Google Docs et Google Sheets

Le partage de documents et le travail collaboratif est un élément clé du travail d’équipe. Pour éviter de s’envoyer une multitude d’emails contenant des versions différentes d’un même fichier, il est préférable de passer par les outils collaboratifs proposés par Google.
C’est la solution idéale pour être à plusieurs, en même temps, sur un même document (traitement de texte, fichier de type “Excel” …)

Alternative : Dropbox fonctionne aussi très bien. :)

Loom 🎬 : enregistrement vidéo de son écran

Au quotidien, lorsque tous les collaborateurs sur dans le même bureau, il suffit d’appeler un collègue pour montrer un obstacle que l’ont rencontre dans nos missions. A distance, il faut non seulement prévoir une réunion, mais également trouver un outil adéquat de partage d’écran ou de webcam.

Loom est l’outil idéal pour enregistrer son écran, avec ou sans sa webcam, et d’héberger la vidéo en ligne pour l’envoyer rapidement à un confrère. Cette communication asynchrone évite de déranger les personnes au mauvais moment. L’un des usages fréquent de Loom consiste à montrer un problème sur son écran, poser la question de vive voix à son interlocuteur, puis d’envoyer le lien de la vidéo par email. Ca prend à peine 1 minutes !

Bonus (outil gratuit)

Mot de la fin

L’expérience de toutes les entreprises qui favorisent le télétravail nous apprend que la communication asynchrone est grandement à favoriser. D’ailleurs, il y a une expression à retenir qui illustre parfaitement cela:

Cette réunion aurait simplement pu être un email ! Cliquez pour tweeter

Gardez cela en tête en établissant votre choix de logiciel qui vous aideront à basculer en mode *télétravail* !