Utiliser un logiciel de gestion d’interventions pour soutenir une certification ISO 9001

Norme ISO 9001 : management de la qualité

Les projets de certification au sein d’une entreprise permettent d’améliorer les performances et favorisent l’émergence d’une image plus positive auprès des clients, prospects, partenaires et futurs collaborateurs. La certification ISO 9001 est l’équivalent d’un label du management de la qualité. Le saviez-vous ? Un logiciel qui homogénéise les demandes d’interventions et la gestion du planning des équipiers permettra de soutenir la procédure de certification ISO 9001.

Quels sont les bénéfices d’une certification ISO 9001

Une certification est en générale mise en place pour que l’entreprise améliore sa compétitivité en mettant en place une démarche d’amélioration continue, tel que défini par la norme internationale ISO 9001. Le projet de certification, soutenu par l’ensemble du personnel, signifie que l’entreprise met la satisfaction client au cœur de ses priorités. C’est bénéfique également pour l’image de l’entreprise. Les clients ou prospects savent pertinemment qu’avec une telle certification l’entreprise fait des efforts sur la qualité.

Autres bénéfices :

  • Identifier les processus principaux pour essayer d’améliorer leurs valeurs ajoutées
  • Définir les bonnes pratiques pour mieux les partager auprès de chaque collaborateur
  • Structurer les compétences internes (quel est le rôle de chacun ? Quels sont les plans de formation ? …)
  • Savoir se poser les bonnes questions pour progresser

Utilisés astucieusement, tous ces avantages permettent de réduire les délais et les coûts, de piloter efficacement les différentes équipes, et d’impliquer le personnel dans une méthodologie d’amélioration progressive.

Astuce : ajouter la certification sur les supports de communication (cf. site web, brochure commerciale …) permet de rassurer les clients et fait parfois la différence entre vous et un concurrent.

En quoi un logiciel peut aider à l’obtention de la certification ?

L’utilisation d’un logiciel professionnel impose une certaine méthodologie. Indéniablement, le logiciel ne peut pas être aussi flexible et laxiste qu’une gestion à la volée, sur feuille de papier ou sur fichier Excel. Et c’est justement cette caractéristique à harmoniser les données qui sera bénéfique à vos employés. Un logiciel va ainsi simplifier les échanges entre les collaborateurs et mieux définir le rôle de chacun.

Le label est attribué par un organisme tiers qui contrôlera un certain nombre de critères et une cohérence globale, lors d’un audit. L’utilisation d’un logiciel métier peut alors être cité dans un manuel qualité ou dans la cartographie des processus. Mais ce qui est vraiment utile c’est de comprendre l’étendue de la certification et l’utilité du logiciel au sein de l’amélioration continu.

Si la société souhaite s’améliorer, il est important qu’elle puisse mesurer et analyser les données qu’elle récolte. Or, les logiciels permettent d’archiver des informations et sont capables de faire « parler » les chiffres qui en découle. Autrement dit, les logiciels fournissent souvent des outils de statistiques pour mesurer les progrès et analyser les données.

Inclure Organilog dans les processus et dans la démarche qualité

Organilog est un outil de gestion des interventions. En ce sens, la solution gère les demandes d’interventions et le planning des collaborateurs. Chaque demande est archivée, comptabilisée et alimente les statistiques internes de l’outil. Dès lors, les utilisateurs d’Organilog peuvent mesurer le nombre de nouveaux problèmes chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Ils peuvent également consulter les statistiques pour comprendre comment évolue leur travail et si certaines de leurs actions portent leurs fruits.

Voici une liste des différents points d’Organilog qui peuvent contribuer à la démarche qualité :

  • La gestion des clients : utile pour enregistrer les données clients, incluant les attentes de ceux-ci.
  • La gestion des tickets d’assistance : pour enregistrer les problèmes rencontrés par les clients et favoriser leurs résolutions.
  • Les statistiques des tickets : permettent d’analyser l’évolution de la résolution des problèmes.
  • Les réponses aux tickets : une réponse peut être créée dans le logiciel pour chaque ticket, afin de communiquer les avancés aux clients. Cela peut participer au processus de résolution des anomalies.
  • La gestion des interventions : pour participer au processus de création et de suivi des interventions. Le processus peut par exemple inclure l’envoi de la fiche d’intervention PDF, générée par Organilog, auprès du client. Transmettre un rapport d’intervention au client est un gage de qualité envers celui-ci et ne peut que plaider en votre faveur lors de l’audit de certification.
  • Les statistiques liées aux interventions : utilisées pour mesurer l’évolution du travail, analyser les progrès de chaque collaborateur et surveiller la réussite des actions.
  • La messagerie interne : peut aussi être utilisée dans un processus qui consiste à harmoniser les échanges d’informations avec les collaborateurs en situation de mobilité.

Bien entendu, chaque entreprise à son propre fonctionnement interne et va utiliser certaines fonctionnalités pour en délaisser d’autres. Quoi qu’il en soit, Organilog est une solution logicielle qui s’intègre dans le quotidien des employés et aura donc sa place dans les manuels internes.

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Aller plus loin

La certification ISO 9001 n’est qu’une certification parmi d’autres. Voici une liste non exhaustive de normes qui peuvent aider l’entreprise à franchir un nouveau cap :

  • ISO 14001 :label certifiant la mise en place d’un système de management environnemental (voir l’article sur la réduction de l’empreinte environnementale grâce à Organilog)
  • OHSAS 18001 : norme britannique pour un système de management de la santé et de la sécurité au travail
  • ISO 26000 : norme relative à la responsabilité sociétale des organisations
  • ISO 50001 : pour le management de l’énergie

Une fois que l’entreprise a obtenu la certification de certains labels, il est possible d’inclure ces certifications dans les appels d’offres pour justifier d’une qualité exemplaire. Mieux encore, le mémoire technique de l’appel d’offre peut justifier l’utilisation d’Organilog, même sans avoir de certification. Cela assurera malgré tout une volonté d’atteindre un certain degré de qualité et de transparence auprès des clients.

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