Convaincre les employés itinérants d’utiliser les nouvelles technologies

Les nouvelles technologies ont bouleversé notre quotidien. De nos jours, il est difficile d’imaginer certains métiers de bureau sans ordinateur. Les employés itinérants n’ont jusqu’à présent pas connu un tel bouleversement mais l’évolution de la téléphonie leur donne dorénavant accès aux smartphones, qui s’apparentent à des petits ordinateurs portatifs.

Malgré tous les avantages procurés par ces nouveaux outils, incluant le gain de temps à compléter les fiches d’interventions et la réactivité accrues dans la communication entre les collaborateurs, les nouvelles technologies ne sont pas toujours très bien accueillies. Cet article résume les méthodes et astuces facilitant l’adoption de nouveaux outils pour les employés itinérants (cf. technicien SAV, plombier, paysagiste, réparateur d’électroménager, frigoriste …).

Fidéliser les employés avec un smartphone de qualité

L’une des premières étapes dans la mise en place d’une solution pour ses équipes concerne le choix du smartphone. Les tarifs varient de 50€ à plusieurs centaines d’euros pour les modèles les plus modernes et puissants. Il est donc possible de fournir un téléphone de fonction, au même titre qu’une voiture de fonction ou d’un ordinateur de fonction. En revanche, il sera plus difficile de faire adopter un nouvel outil si celui-ci ne plaît pas aux collaborateurs.

Le choix d’un smartphone moderne avec un écran suffisamment grand permet de fidéliser vos employés. Il convient de choisir un smartphone qui possède des fonctionnalités que l’on n’imagine pas ne pas posséder : connexion wifi, appareil photo, puce GPS, ajout d’une carte SD …

Astuce : certains modèles de téléphone Android sont dual-SIM, c’est-à-dire qu’ils autorisent jusqu’à 2 cartes SIM en même temps.

Préparer la liste des avantages

Pour convaincre les collaborateurs à modifier leurs méthodes de travail en y intégrant l’utilisation d’un smartphone, il convient d’en présenter les intérêts, si possible de manière très concrète. Voici une liste non exhaustive des arguments qui peuvent être évoqués pour faire adopter un smartphone équipé d’Organilog :

• Envoi des informations en cours de journée avec l’application mobile, alors que la fiche d’intervention n’est reçue que le soir.
• Plus de re-saisie inutile. Le secrétariat n’a plus besoin de passer des heures à recopier des feuilles papiers sur l’ordinateur. Insister sur ce point est utile pour spécifier qu’un petit changement pour les employés itinérants peut grandement faciliter le travail d’autres personnes.
• Évite d’égarer les fiches d’intervention papier.
• Archivage des fiches d’intervention dans « le cloud » pour protéger les données et y accéder plus facilement ultérieurement.
• Nécessité de prendre une photo des interventions pour limiter les déplacements qui servent à vérifier que le travail se déroule correctement.
• Nécessité de prendre des photos, pour ensuite les montrer aux clients et ainsi faciliter le renouvellement des contrats.
• Obtenir de l’aide en cours de journée. S’ils rencontrent des difficultés sur un chantier, ils peuvent prendre une photo et la transférer, afin d’obtenir de l’aide à distance.
• Le responsable d’équipe ne peut dialoguer au téléphone qu’avec un intervenant à la fois, en notant les remarques et commentaires sur l’application professionnelle celui-ci peut archiver les remarques et les traiter au fur et à mesure.
• Emploi du temps flexible pour mieux intervenir en urgence. L’emploi du temps papier est figé et ne correspond pas à la réalité de ce qui est vécu au sein de la société (cf. les interventions de dernière minutes, les clients absents du lieu d’intervention …). Avec cet outil il est possible de bouleverser les emplois du temps sans passer des heures à contacter les intervenants un à un.
• L’application peut faire économiser des centaines ou des milliers de feuilles de papier chaque année (voir l’article « l’aspect environnemental de la dématérialisation des fiches d’interventions« ), ce qui permet à la société d’améliorer son impact écologique.
• Standardiser les procédures, notamment pour réussir une certification ISO 9001.
• Améliorer l’image de la société auprès des clients
• Economie de papier, de frais d’impression et crayons

Il est pratique d’insister sur les difficultés rencontrées au quotidien par l’ensemble des collaborateurs, y compris le chef d’entreprise. Il est possible de faire intervenir une personne du secrétariat pour qu’elle explique la tâche de recopie des fichiers papiers sur ordinateur et expliquer à quel point ça simplifierait son quotidien de pouvoir gérer ça automatiquement grâce à une application professionnelle.

Astuce : pour savoir si un changement est une évolution ou une régression, il est possible de prendre la problématique à l’envers. Imaginez que la solution Organilog est disponible au sein de votre entreprise. Si vous deviez arrêter son utilisation au profil des feuilles de papier, cela serait-il perçu comme une évolution ou une régression?

Anticiper les réactions négatives

Qu’on le veuille ou non, certaines personnes s’accommodent plus facilement des nouvelles technologies, tandis que d’autres éprouveront des réactions négatives à l’égard de nouveaux outils et nouvelles méthodes. Il faut répertorier les craintes qu’ils pourraient émettre avec une réponse pour chacune des peurs, telles que :

• Peur de l’ergonomie du téléphone et/ou de l’application : expliquer que le fonctionnement est simple, en se basant sur votre propre expérience ou sur l’un des collaborateurs qui a réussi à prendre en main l’outil rapidement et de manière intuitive. Il est aussi possible d’envisager une formation en interne pour être sûr que l’outil soit utilisé sans accroc et conformément à la politique de changement.
• Peur que le téléphone ne se casse : acheter un téléphone résistant, prévoir une housse de transport, des téléphones de remplacement et même une assurance smartphone cassé.
• Peur du vol du téléphone : prévoir une assurance contre le vol de smartphone et installer si nécessaire une application contre le vol.
• Peur d’avoir du mal à cliquer sur les « petits » boutons : acheter un téléphone avec un écran suffisamment grand, montrer que l’application mobile a défini des boutons de tailles suffisamment grandes et prévoir un stylet tactile si nécessaire.
• Peur d’avoir du mal à voir à cause d’un mauvais contraste : montrer que l’application a sélectionné des couleurs avec un bon contraste.
• Peur de perdre du temps à écrire : expliquer que l’application dispose d’une synthèse vocale et qu’il suffit de parler à son téléphone pour qu’il rédige par lui-même les commentaires.
• Peur d’écrire les commentaires : l’application corrige automatiquement les fautes les plus courantes contrairement à la feuille de papier pour laquelle on est livré à soi-même. De plus, même les utilisateurs illettrés peuvent se servir d’une telle application grâce à la reconnaissance vocale.

Ne pas impliquer les employés itinérants uniquement

Les employés nomades ne seront pas les seuls qui utiliseront de manière directe ou indirecte les nouveaux logiciels et outils. Faire une réunion globale avec les collaborateurs nomades, le secrétariat et les responsables d’équipes permet de montrer que le changement ne sera pas que pour eux mais pour l’ensemble de l’entreprise. Tout le monde devra y mettre du sien pour que les changements soient pérennes et facilitent le travail de tous.

Intégrer les nouveaux outils progressivement

Pour finir : le changement concerne toute la profession

Enfin il ne faut pas oublier que ces changements ne concernent pas que votre entreprise, cela concerne toute la profession. Il est indispensable de s’adapter. Les concurrents ne vous attendront pas et les clients s’habitueront à ces nouveaux usages qui leur sont tout autant profitables. Refréner un tel progrès ne vous fera que stagner, là où d’autres acteurs continuent de progresser.