Vous êtes souvent amené à vous déplacer fréquemment pour intervenir directement chez vos clients ? Si c’est le cas, vous devez donc calculer les temps de travail, optimiser la remontée d’information, et éviter les trajets inutiles. Une bonne planification et une bonne communication sont la clé pour réussir mais pas seulement ! Dans cet article, découvrez nos conseils pour bien gérer vos déplacements chez les clients. Bonne lecture !
Répartir correctement les interventions
Équilibrer la charge de travail de ses collaborateurs et s’assurer que les interventions soient assignées à la bonne personne peut devenir un véritable casse-tête.
Mettre en place une politique d’attribution des interventions est essentiel pour fluidifier l’activité et améliorer le confort de travail des équipes.
Selon quels critères répartir ses interventions ? Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez dans cet article comment bien répartir ses interventions à ses techniciens
Utiliser un logiciel de gestion d’interventions est un atout qui fait toute la différence au quotidien. S’équiper d’un tel outil permet d’assurer une bonne répartition des interventions. D’un simple glisser-déposer, vous pouvez modeler votre planning d’intervention à votre guise selon vos besoins. Un collaborateur est absent à la dernière minute ? Attribuez ses interventions à d’autres collaborateurs en quelques secondes et prévenez-les automatiquement !
Optimiser la communication bureau / terrain
Une bonne remontée d’information est essentielle pour fluidifier toute l’activité. Par exemple, en envoyant les fiches d’interventions le plus tôt possible, il est possible d’éditer rapidement les devis et ainsi raccourcir les délais de paiement.
La remontée d’information dans les années 80
Traditionnellement, le collaborateur sur le terrain remplissait une fiche papier en fin de journée, pour la déposer avec la montagne d’autres documents sur le bureau de la personne qui traitera le rapport d’intervention.
C’était non seulement périlleux car des erreurs et même des pertes de documents pouvaient arriver, mais c’est aussi un véritable fardeau chronophage car les fiches doivent être ressaisies manuellement sur ordinateur, pour ensuite éditer une facture et l’envoyer au client (par courrier ou en main propre) 😨
C’est pourquoi, mettre en place un outil collaboratif est judicieux pour faciliter la communication entre les équipes terrains et bureaux. L’idée est de dématérialiser les fiches d’intervention afin de dynamiser la remontée d’information à l’aide d’un simple smartphone.
Les avantages des rapports d’interventions numériques
Pour les équipes sur le terrain :
- Récupérer les signatures clients grâce à la signature électronique
- Prendre des photos
- D’avoir les itinéraires des prochaines interventions,
- Etc.
Concernant l’équipe bureau, chaque intervention peut-être facilement assignée au technicien. Une notification les prévient automatiquement. En cas d’incident, cela peut s’avérer judicieux !
Pour les équipes au bureau :
- Planifier les interventions,
- Envoyer les rapports aux clients,
- Éditer les factures facilement,
- Gérer les absences,
- Etc.
Envoyer des avis de passage
Souvent perçu comme anodin, les avis de passage seront votre meilleur allié pour vos interventions ! Vous effectuez sûrement des déplacements fréquents chez vos clients. Par conséquent, vous êtes souvent confronté à des pertes de temps et des basculements de plannings.
En envoyant automatiquement par SMS ou email vos avis de passages avant chaque intervention, vous réduisez les « lapins » quand vos clients ne sont pas sur le lieux d’interventions le jour J et pas seulement !
Pourquoi envoyer des avis de passages automatiques ?
- Éviter les absences de vos clients (oublis, quiproquo..) et donc les trajets inutiles
- Partager les consignes importantes pour l’intervention (ouvrir le portail, dégager le lieu d’intervention..)
- Valoriser le professionnalisme de votre entreprise
- Améliorer le confort de travail des équipes terrain
Cela valorise également vos collaborateurs, qui se sentiront mieux équipés avec des outils modernes que vos concurrents n’ont peut-être pas encore !
Utiliser un système de pointage par clic ou qr code
Que ce soit pour le calcul du temps de travail des collaborateurs ou pour le suivi des véhicules et équipements, le pointage peut s’avérer très pratique pour garder un suivi efficace.
Calcul du temps de travail des collaborateurs
Garder un suivi précis des collaborateurs peut sembler compliqué lorsqu’ils ne sont pas directement aux bureau. Pourtant il est possible de simplifier la gestion des ressources humaines en prenant en compte les heures de travail des collaborateurs avec un logiciel de pointage.
L’ensemble de vos données sont stockées et centralisées dans un seul outil. En optant pour un système de pointage digital, vous évitez d’investir dans une badgeuse physique qui est à la fois onéreuse et qui nécessite une maintenance régulière.
Suivi des équipements
A l’aide d’un simple QR Code fixé sur un équipement, il est possible de conserver un suivi de ces derniers. Les collaborateurs n’ont qu’à scanner le code avec un téléphone puis de renseigner les informations de votre choix (tâches effectuées, type d’entretien…) pour conserver un historique précis de l’utilisation, de l’entretien ou encore de réparation d’un équipement.
Vous bénéficiez ainsi d’une interface facile d’accès pour visualiser les différents équipements ainsi que leur état et les dates des différentes interventions associées.
Maintenir un suivi des véhicules (Utilisation, état…)
Un bon suivi de la flotte de véhicules est sans aucun doute indispensable pour une société de services. Sans véhicule à disposition, pas d’intervention. C’est aussi simple que cela. 😉
Qu’est-ce qu’une bonne gestion des véhicules ? C’est LA question à un million ! Lorsque l’on dispose d’une flotte de plusieurs dizaines voire centaine de véhicules, l’utilisation d’un logiciel de suivi de flotte est essentielle.
Combien de véhicules sont disponibles ? A quand remonte le dernier entretien ? Le dernier contrôle technique ?
Encore une fois, avec un module de pointage QR code il est possible de recenser et archiver toutes ces informations. Fixez simplement le code dans la boîte à gants par exemple et demandez à vos collaborateurs de le scanner avec un simple téléphone à chaque utilisation / entretien.
Suivi des passages pour de l’entretien
Un système de pointage comme celui d’Organilog n’a de limite que votre imagination. Vous pouvez l’utiliser pour de nombreux cas. Par exemple, imaginez excercer une activité de nettoyage : vous scotchez facilement un QR code dans le local à matériel de votre client pour que vos agents d’entretien puissent scanner en quelques secondes leurs passages avec les pièces nettoyées et ainsi générer des rapports d’interventions détaillés avec les dates et heures des missions de nettoyage.
👉 Organilog propose un système de pointage par code-barre (QR code) ou par clic afin de garantir un traitement uniforme du temps de travail et des absences pour tous vos collaborateurs. Les fonctionnalités proposées sont les suivants :
- Pointage par clic
- Pointage par QR code
- Calcul automatique des heures supplémentaires
- Alerte des absences non prévues
- Géolocalisation des collaborateurs
- Contrôle des horaires de travail
- Gestion simplifiée des temps pleins et partiels
Facturer correctement les déplacements
En moyenne, les frais de déplacements sont gratuits jusqu’à 20km. Mais cela peut grandement différer d’une entreprise à une autre, selon le véhicule utilisé, le nombre de collaborateurs sur le terrain, etc.
Vous pouvez choisir d’instaurer un barème. Ceci représentera alors une somme supplémentaire qui viendra compléter votre forfait pour chaque tranche de kilomètres parcourue en plus.
Il est important de calculer les km à effectuer au moment de la création du devis, pour éviter les surprises qui seront sources de litiges entre vous et votre client.
L’amortissement du véhicule
Il est également judicieux de refacturer l’amortissement du véhicule. Si vous avez acheté un véhicule il perdra de la valeur au fil du temps et de son utilisation, il faut donc l’amortir.
La durée de l’amortissement est égale à la durée réelle d’utilisation de la voiture. L’achat du véhicule est un investissement qui coûtera au final la somme total de l’achat divisée par le nombre d’années d’utilisation. Le coût sera alors annuel, ce qui peut vous permettre ensuite de le convertir en un coût journalier et ainsi l’inclure dans votre facturation.
Selon une étude du commissariat général au développement durable, en moyenne la durée de vie des VUL (Véhicule utilitaire léger) pour une utilisation professionnelle est de 6,6 ans, contre 13,1 pour des particuliers.
Prenons un exemple concret :
Vous avez acheté un utilitaire pour 25 000€
Cet utilitaire sera utilisé pendant environ 6 ans pour un véhicule neuf (en se basant sur l’étude citée plus haut)
Le coût annuel sera donc de 4166€, ce qui revient à environ 11€ par jour.
Le véhicule pourra être revendu à une entreprise auto malgré une baisse importante de sa valorisation (décote, usure…), ce qui augmentera davantage l’amortissement.
Mettre les frais de déplacements dans le devis
Si vous décidez de facturer les frais de déplacement, vous devez en informer le client et donc l’intégrer à votre devis. Avec le module devis d’Organilog, vous pouvez prévoir des modèles pour diverses utilisations.
Vous devez donc faire apparaitre ce montant à la ligne « Frais de déplacement ». Si les frais ne figurent pas sur le devis, votre client sera en droit de refuser de payer.
Nous vous recommandons donc d’inclure systématiquement le prix d’amortissement du véhicule + des frais liés à la distance à parcourir (en prenant en compte les allers-retours).
🎁 Pour envoyer vos avis de passages automatiquement, utiliser les rapports d’interventions numériques et éditer facilement vos devis et factures, essayez Organilog gratuitement
