Pour qu’une entreprise fonctionne correctement, la communication est primordiale, qu’elle soit verticale ou horizontale. S’il n’y a pas de communication, ou une mauvaise communication entre les équipes ou avec la hiérarchie, l’entreprise ne peut pas être au top de son activité. Une bonne communication entre chaque collaborateur est importante pour la productivité et la bonne santé d’une société.
C’est pourquoi, dans ce nouvel article hebdomadaire, Organilog vous donne ses meilleurs conseils pour favoriser la communication dans vos équipes.
Transmettre des informations claires et suffisamment détaillées
Que ce soit à travers les plannings de chaque employé, les fiches de poste, les fiches d’intervention, les demandes, quelles qu’elles soient, les rapports, etc., les informations transmises doivent être claires et précises. Cette efficacité de l’information donnée et transmise est un point essentiel d’une bonne communication entre les équipes.
Pour permettre aux salariés de favoriser cet échange d’informations, l’entreprise doit mettre à disposition des outils adaptés :
- des plannings clairs et intuitifs
- des modèles de fiches et rapports d’intervention
- des supports calibrés pour que tout le monde puisse parler et comprendre un même langage
Mettre des outils de communication interne à disposition
Évidemment, pour qu’il y ait une bonne communication entre les différentes équipes d’une entreprise, il faut qu’il puisse y avoir un outil de communication mis à leur disposition. Il est préférable qu’il y ait un seul outil commun plutôt qu’une multitude de supports.
On voit trop souvent des salariés jongler entre un outil conversationnel tels que Slack, Teams ou Discord, et basculer ensuite sur le SMS ou sur WhatsApp. Puis, aller sur un autre support pour récupérer leur planning et fiche d’intervention, par mail, sur Trello ou Notion, et ensuite devoir envoyer leur rapport sur une autre plateforme…
Organilog vous recommande d’utiliser un seul et même outil qui simplifie la communication (et la vie) de tout le monde. Pour se faire, cela nécessite de passer par la dématérialisation des process, si ce n’est pas encore fait.
Passer à la dématérialisation des process en entreprise
La dématérialisation des process en entreprise aide à mettre en place une stratégie de communication interne efficiente.
L’ensemble des collaborateurs parlent désormais le même langage, sur un même outil. Sur ce dernier se trouvent tous les documents et toutes les informations nécessaires au fonctionnement d’une entreprise :
- plannings et détails des interventions
- fiches et rapports d’intervention pré-remplis
- demandes clients et tickets
- gestion et état des stocks
- devis, facturation et signature électronique
- système de pointage et de gestion du temps de travail
- pilotage d’activité avec des tableaux de bord complets
Cette dématérialisation participe à la gestion des équipes bureau et des équipes terrain et à une meilleure compréhension de leurs différentes missions.
Choisir un outil de dématérialisation : Organilog
Organilog est un logiciel de gestion des interventions, et plus globalement de l’activité d’une entreprise. Vous retrouvez sur cet outil toutes les fonctionnalités citées ci-dessus et bien d’autres ! Gestion de la relation client, gestion des contrats, gestion RH des absences et des demandes d’absences, SAV et maintenance, etc.
Organilog conserve un historique de l’ensemble des documents émis et reçus : devis, factures, rapports, etc. Cet archivage permet de revenir sur un document ou un client. Il permet également d’analyser l’activité de l’entreprise à un moment donné.
Avec des mises à jour en temps réel, Organilog propose un confort de travail sans égal à vos employés. Ils sont notifiés instantanément au moindre changement dans leur planning, que ce soit une annulation, un ajout ou un report.
Laisser une place aux moments de réunion
Ce n’est pas parce qu’on dématérialise les process d’une entreprise qu’il faut totalement abandonner les moments de réunion, au contraire !
Les équipes auront toujours besoin d’instants au cours desquels elles pourront exprimer leur remarque, leur retour sur une intervention et les éventuels problèmes rencontrés. Ces réunions d’équipe servent à la fois à discuter et partager les points de vue, mais aussi à formaliser des points cruciaux dans la vie d’une entreprise : un recrutement et la présentation de nouveaux collaborateurs, des événements internes, des annonces, etc.
Organisez des réunions régulières, sans non plus tomber dans la “réunionite aiguë”. Prenez le temps d’écouter vos équipes. La communication interne dépend en grande partie de la Direction de l’entreprise. Mais être à l’écoute ne suffit pas, il faut également être proactif. Par exemple, vous devrez être attentif aux questions de charge de travail et mettre en place des solutions pour que celle-ci soit moins grande.
Créer un esprit d’équipe
Sans esprit d’équipe au sein d’une entreprise, cette dernière ne peut pas être à son plein potentiel. Faire partie d’une entreprise inclut une dimension sociale importante. Pour cela, plusieurs moyens sont invoqués pour entretenir cet esprit d’équipe.
Le team building par des événements internes
Il est important de se retrouver tous ensemble, que ce soit sur le lieu de travail à travers les réunions d’équipes, mais aussi à l’extérieur. Le “team building” passe par des événements conviviaux organisés par l’entreprise. Cela peut être :
- Des repas (déjeuners ou dîners) dans un restaurant
- Des apéros ou afterworks
- Des sorties collectives autour d’une activité
- Des séminaires organisés sur plusieurs jours dans une destination donnée
Ces exemples sont autant d’actions de communication qui favorisent la bonne entente entre chacun.
Organiser des challenges collectifs
Pour améliorer votre communication interne, n’hésitez pas à mettre en place des challenges collectifs !
Si une équipe travaille dans un service de support client, donnez-leur un objectif de traitement des tickets et demandes avec une prime à la clef. Si une autre équipe est dédiée à la vente, donnez aux membres de l’équipe un objectif de vente, que ce soit en termes de chiffre d’affaires ou de nombre de contrats signés.
Le fait de donner des objectifs collectifs participe à une communication interne efficace et à une dynamique de groupe fédératrice.
