Qu'est ce qu'une fiche de réclamation client ou formulaire de recueil de plainte client ?
Une fiche de réclamation client est un document structuré qui permet de consigner de manière organisée les différentes plaintes ou réclamations émises par les clients.
Elle peut prendre différentes formes, telles qu’un fichier PDF, un tableau Excel ou un cahier de registre, selon les préférences et les besoins de l’entreprise.
A quoi sert une fiche de réclamation client ?
La principale fonction d’une fiche de réclamation client est de faciliter la gestion des réclamations en fournissant un support clair et détaillé pour enregistrer les plaintes.
Elle permet également de suivre l’évolution des réclamations, d’identifier les tendances ou les problèmes récurrents, et de mettre en place des actions correctives pour améliorer la satisfaction client.
Quels sont les informations nécessaires à retrouver dans un formulaire de recueil de plainte client ?
Un formulaire de recueil de plainte client doit inclure diverses informations cruciales pour assurer un traitement efficace des réclamations. Parmi ces informations, on peut citer :
- Les coordonnées du client (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail).
- La nature de la plainte ou de la réclamation.
- La date et l’heure de réception de la plainte.
- Les détails spécifiques concernant le produit ou le service concerné.
- Le nom de l’employé ayant pris en charge la réclamation.
- Les actions entreprises pour résoudre la réclamation.
- La date de résolution de la réclamation.
- Les mesures préventives mises en place pour éviter la réapparition du problème.
Conclusion
En résumé, une fiche de réclamation client est un outil essentiel dans la gestion des réclamations, permettant aux entreprises de recueillir, suivre et traiter efficacement les plaintes des clients. En veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement consignées dans un formulaire de recueil de plainte client, les entreprises peuvent améliorer leur gestion des réclamations, renforcer la satisfaction client et maintenir une communication efficace avec leur clientèle.
