Les frais kilométriques représentent une part significative des dépenses professionnelles pour les salariés et dirigeants. Comprendre comment les calculer et les déclarer est essentiel pour optimiser la gestion financière de son entreprise et bénéficier de déductions fiscales avantageuses. Cet article présente les informations clés sur le calcul des frais kilométriques et les outils pour simplifier leur gestion.
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Comprendre les frais kilométriques
Les frais kilométriques incluent toutes les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel : usure du véhicule, consommation de carburant, assurance et entretien. Ces frais peuvent être déduits en utilisant le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. Il est possible d’opter pour la déduction des frais réels si les dépenses engagées dépassent le montant de la déduction forfaitaire automatique.
Barème kilométrique 2024
Le barème 2024 reste inchangé par rapport à l’année précédente. Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue, pour les voitures comme pour les deux-roues. Par exemple, pour une voiture de 5 chevaux fiscaux, les montants sont les suivants :
- Jusqu’à 5 000 km : d x 0,636 €/km
- Entre 5 001 et 20 000 km : (d x 0,357) + 1 395 €
- Au-delà de 20 000 km : d x 0,427 €/km
Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % du montant calculé. Ce barème peut également s’appliquer aux motocyclettes et cyclomoteurs selon leur cylindrée (Légifrance).
Justifier vos frais kilométriques auprès de l'administration fiscale
Pour justifier les frais auprès des impôts, conservez tous les justificatifs relatifs à vos déplacements :
- Factures de carburant, d’entretien, frais de stationnement et péages.
- Copie de la carte grise.
Chaque trajet doit être détaillé dans la note de frais : point de départ, point d’arrivée, motif du déplacement.
Organilog propose d’ailleurs un module de gestion documentaire pour centraliser et archiver ces informations en toute sécurité.
Déclaration d'impôt : frais réels ou déduction forfaitaire ?
Lors de la déclaration d’impôt sur le revenu, vous pouvez opter pour la déduction des frais réels ou la déduction forfaitaire de 10 %. La déduction des frais réels est plus avantageuse si les dépenses engagées sont supérieures à la déduction forfaitaire. Pour les véhicules électriques, les frais réels sont majorés de 20 %.
Téléchargez notre modèle de calcul de frais kilométriques
Nous mettons à votre disposition un modèle gratuit de calcul de frais kilométriques, disponible en formats Excel et PDF. Ce modèle inclut :
- Informations sur le salarié et le véhicule utilisé.
- Détails du trajet : point de départ, point d’arrivée, relevé de compteur.
- Distance parcourue et barème de compensation.
- Espace pour le motif du déplacement.
Utilisez ce document pour suivre vos frais professionnels et intégrer facilement les données dans votre comptabilité.
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- centraliser et suivre les frais de déplacement de vos collaborateurs ;
- ajouter plusieurs catégories de dépenses et joindre les justificatifs en ligne ;
- générer des rapports détaillés pour la comptabilité et récupérer la TVA sur les dépenses avancées.
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