Modèle de note de frais à télécharger (Exemple)

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Vous devez utiliser des notes de frais au sein de votre entreprise mais vous ne voulez pas perdre de temps à la rédiger ? Utilisez notre modèle de note de frais pour gagner du temps ! Encore mieux : utiliser un logiciel pour en automatiser la gestion.

modèle de note de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document en version papier ou numérique qui permet à un salarié ou un chef d’entreprise d’obtenir le remboursement par son entreprise des dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins d’une mission professionnelle.

Exemple : Vous êtes en déplacement professionnel et vous devez mettre de l’essence, alors vous conservez le reçu pour en faire une note de frais.

Les notes de frais sont encadrées par la loi avec notamment l’arrêté du 20 décembre 2022 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.

Comment fonctionne une note de frais ?

Concrètement, le salarié doit conserver le justificatif de la dépense (facture, reçu..) puis l’envoyer à l’entreprise rapidement, pour que cette dernière génère une note de frais.

A savoir : Avec le logiciel de gestion Organilog , le salarié peut directement créer une note de frais numérique et y ajouter ses justificatifs via son téléphone, pour faire gagner du temps à tout le monde et éviter les erreurs. 😎

Quels frais peuvent être remboursés par l'entreprise ?

Les remboursements concernés par les notes de frais ne couvrent que les frais professionnels légitimes, en voici un exemple :

  • Restauration
  • Déplacement (indemnités kilométriques / billets)
  • Logement
  • Cadeau pour un client
  • L’achat d’un accessoire pour un téléphone ou ordinateur professionnel

Quelles sont les règles et les limites à respecter ?

Pour le salarié, la note de frais doit être envoyée dans un délai raisonnable, qui est généralement défini par l’employeur.

De son côté, l’employeur à l’obligation de rembourser la dépense, si cette dernière est justifiée et qu’elle respecte la politique interne.

Avantages des notes de frais

Pour l’entreprise, les frais sont exonérés de charges sociales et sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise. Aussi, le montant de la TVA est récupérable par l’entreprise.

Concernant le collaborateur, le remboursement des frais professionnels ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu.

Les deux types de note de frais : Frais réels ou au forfait

Il existe deux méthodes pour gérer ses notes de frais, le choix se fera principalement selon la récurrence des dépenses.

Notes de frais avec Frais réels

Cette méthode consiste à rembourser le salarié du montant exact avancé.

 Avantages des notes de frais par frais réels :

  • Pratique pour des dépenses occasionnels

 Inconvénients des frais réels : 

  • Nécessite une validation pour chaque note de frais

Notes de frais par Forfait

Généralement utilisé pour les déplacements récurrents, cette méthode permet à l’employeur d’attribuer une allocation globale au salarié.

Par exemple, il pourra attribuer une somme de 15€ pour déjeuner. Que le salarié la dépense ou non, il en sera tout de même bénéficiaire.

C’est une pratique utile pour les déplacements fréquents afin d’offrir plus d’autonomie tout en ayant la maîtrise sur le budget total.

 Avantages des notes de frais par forfait :

  • Moins de gestion pour l’entreprise
  • Bonne maîtrise du budget

 Inconvénients des forfaits :

  • Le solde non dépensé ne sera pas rendu à l’entreprise

Télécharger un modèle de note de frais

Pourquoi partir de zéro, alors qu’il existe des modèles de note de frais Excel tout prêt à télécharger ?

Organilog a mis la main à la pâte pour vous préparer un exemple de note de frais tout prêt, pour que vous puissiez l’utiliser et l’adapter facilement. Un fichier Excel tout simple, qui vous permet de faciliter la gestion de vos notes de frais

Et si vous souhaitez encore plus vous faciliter la vie, sachez que sur notre logiciel Organilog vous pouvez générer vos notes de frais automatiquement avec toutes les informations obligatoires. Un gain de temps pour le salarié et l’entreprise. Ce n’est pas beau la vie ? 😌

Le modèle de note de frais Excel ci-dessous peut être facilement édité. Il vous suffira de remplir rapidement vos informations depuis un simple navigateur pour personnaliser votre modèle avec les informations de votre entreprise.

Comment faire une note de frais ?

Mentions obligatoires à intégrer dans les notes de frais

  • L’identité du commerçant / fournisseur
  • Nature de la dépense
  • Date de la dépense
  • Le montant hors-taxe
  • Le montant de la TVA
  • Le montant TTC

Quel justificatif pour une note de frais ?

De manière générale, une facture ou un reçu suffira. En revanche, un reçu de carte bancaire ne pourra pas être utilisé pour justifier une note de frais, car il y a très peu d’informations dessus, excepté pour les tickets des stations essences en libre-service.

Comment justifier une dépense sans facture ?

Si le salarié a perdu ou oublié son justificatif (reçu ou facture), il est préférable de refuser la note de frais au risque de ne pas pouvoir la justifier en cas de contrôle.

Cependant, il est possible pour l’entreprise de demander une attestation sur l’honneur ainsi qu’un relevé de compte, mais cela doit rester exceptionnel. 

En effet, cette méthode est non seulement chronophage, mais elle expose également l’entreprise à un redressement fiscal si cette méthode est utilisée plusieurs fois.

Les erreurs à éviter pour les notes de frais

  • Perdre un justificatif (facture, reçu..)
  • Prendre un justificatif invalide
  • Dépasser la limite d’exonération
  • Avancer une dépense qui n’est pas prise en charge

Récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Selon la loi, une entreprise a le droit de récupérer le montant de la TVA sur une note de frais, dans le cas ou elle respecte certaines règles :

  • Dépense réalisée dans l’intérêt de l’entreprise
  • Disposer d’un justificatif valide
  • La TVA doit être exigible chez le fournisseur / commerçant

Quoi qu’il en soit, l’entreprise doit rembourser la totalité de la facture au salarié, que la TVA soit déductible ou non.

Fraude aux notes de frais : quels sont les risques ?

Les risques pour le salarié

Si la faute est exceptionnelle, l’entreprise peut simplement opter pour un avertissement. En cas de récurrence, un licenciement pour faute grave est envisageable.

Si la faute représente un montant important, il sera judicieux de se tourner vers les tribunaux compétents. Les grosses entreprises ont généralement des processus de contrôle pour limiter la fraude, mais ce n’est pas toujours le cas pour les petites et moyennes entreprises.

Les risques pour l’entreprise

Concernant l’entreprise, elle peut subir un redressement fiscal en cas de gestion considérée comme “laxiste”. Aussi, une fraude récurrente réalisée par un employé représente une perte de temps et d’argent qui est bien évidemment à éviter. Aussi, si les justificatifs ne sont pas valides, l’entreprise ne pourra pas récupérer le montant de la TVA.

Utiliser un logiciel pour générer ses notes de frais facilement, sans se tromper

Pour gagner du temps et éviter les erreurs, utiliser un logiciel de gestion comme Organilog permet d’enregistrer les pièces justificatives et d’effectuer un suivi sur les frais en cours, payés ou refusés. L’archivage permet par ailleurs de conserver un historique de ces données.

Le tout sur téléphone, tablette et ordinateur 😏

Le principal avantage d’un logiciel de gestion d’intervention est qu’il permet de dématérialiser ses documents, ce qui offre de nombreux bénéfices :

  • Retrouver l’information facilement
  • Faciliter l’archivage
  • Profiter de nombreuses automatisations
  • Accéder à l’information sur téléphone, ordinateur ou tablette

Organilog est spécialisé pour les entreprises qui ont des collaborateurs mobiles. Planification, suivi des missions, facturation, gestion client.. De nombreuses fonctionnalités puissantes regroupées dans un outil Français pour améliorer la gestion des équipes terrain et bureau.

Le mieux, c’est d’essayer ! Profitez d’une démonstration du logiciel Organilog.

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