Dématérialiser ses documents : Pourquoi et comment ?

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De plus en plus d’entreprises décident d’opter pour la dématérialisation. Pourquoi est-ce si populaire et quels sont les bénéfices ?
Dématérialiser ses documents Pourquoi et comment

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation revient à arrêter l’utilisation du papier pour se tourner vers une solution numérique, ce que l’on appelle une GED (Gestion Électronique des Documents).

De plus en populaire, elle apporte son lot de bénéfice et devient même obligatoire dans certains cas !

Cela ne se limite pas à scanner des documents !

Loin d’être une simple facture PDF ou un planning Excel, la dématérialisation permet d’optimiser l’ensemble des tâches à accomplir au sein d’une entreprise.

Il est donc plus juste de parler de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents. En effet, passer son entreprise au numérique nécessite une réorganisation des processus, que ce soit pour les équipes bureau ou terrain.

Pour dématérialiser l’ensemble de l’activité, les entreprises de services utilisent généralement un progiciel de gestion intégré (ERP) aussi appelé logiciel de gestion d’interventions.

Dématérialiser ses processus permet de diminuer les interventions humaines (erreurs de saisie, gain de temps..) et de simplifier les échanges ainsi que l’archivage des documents. 

infographie dématérialisation entreprise

Quoi dématérialiser ?

Vous en savez maintenant un peu plus sur la dématérialisation, mais quels documents ou quelles tâches peuvent être dématérialisées ? La réponse dépendra de votre activité, mais voici quelques idées.

  • Les contrats
    • En dématérialisant vos contrats vous gagnez du temps sur le traitement et la saisie du contrat et vous profitez également de la signature électronique ce qui raccourcit les délais pour gagner en fluidité.
  • Les devis et factures
    • Avec la facturation électronique vous générez vos devis en quelques clics en reprenant automatiquement les informations du client pour les envoyer par email au client puis vous le transformez en facture très facilement. La plupart des logiciels de gestion permettent la gestion de la récurrence et également la relance des impayés.
  • Les rapports d’interventions
    • Les fiches d’interventions numériques offrent de nombreux avantages. A remplir facilement via un simple téléphone ou tablette, ils permettent de remonter l’information terrain facilement et rapidement, tout en ayant un niveau d’information plus important qu’avec les vieilles fiches papier.
  • Les plannings
    • Terminé les bouts de papier accrochés sur le mur, avec les plannings numériques vous éditez facilement vos agendas avec de simples glisser/déposer. Vos collaborateurs y accèdent même depuis un smartphone et ils reçoivent des notifications en cas de changement de planning.

Pourquoi dématérialiser son entreprise de services ?

Vous vous demandez certainement pourquoi la dématérialisation est si populaire ? Il y a de nombreuses raisons à ça !

Le saviez-vous ? En moyenne, 5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la gestion des documents papiers.

Par exemple, une facture papier représente un coût moyen de traitement de 13,8€ alors qu’une facture électronique représente un coût de 3€

Dématérialiser ses processus permet de diminuer les interventions humaines (erreurs de saisie, gain de temps..) et de simplifier les échanges ainsi que l’archivage des documents, ce qui a un effet positif sur le coût de traitement de ses documents.

Tout cela permet en somme d’optimiser les processus et d’automatiser de nombreuses actions à faible valeur ajoutée qui devaient être effectuées manuellement (saisir les devis, relancer les impayés, envoyer des avis de passage ou rapport d’interventions…)

Les inconvénients du papier

  • Perte d’informations
  • Coût de traitement élevé
  • Lenteur des processus
  • Nombreuses tâches chronophages à faible valeur ajoutée

Les avantages de la dématérialisation

  • Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
  • Optimiser et faciliter les actions bureau/terrain
  • Analyser les performances facilement
  • Améliorer la communication interne / externe

Même l’État Français encourage la dématérialisation, avec par exemple la facture électronique qui sera obligatoire en B2B à compter de 2023.

Comment passer à la dématérialisation ?

Avant de se lancer dans la dématérialisation, une entreprise doit d’abord délimiter le projet puis sélectionner le ou les logiciels à utiliser.

S’aider de la méthode PDCA (Roue de Deming) peut s’avérer d’une grande utilité pour se lancer dans la digitalisation de l’entreprise.

4 étapes pour dématérialiser son entreprise

  1. Planifier

Lister ses problèmes actuels et les causes puis recenser les documents et processus à dématérialiser, définir les objectifs et les indicateurs à suivre (Kpi)

  1. Développer

Comparer des logiciels, effectuer des essais gratuits et tester un maximum les fonctionnalités au plus proche de la situation réelle.

Nous conseillons une dématérialisation progressive car un changement brutal d’habitudes pourrait ralentir votre activité. Si vous optez pour le logiciel Français Organilog, commencez par quelques fonctionnalités puis exploitez de plus en plus la puissance de l’outil.

  1. Contrôler

A l’aide des objectifs définis en amont, suivez vos métriques telles que : le délai moyen de signature,  le coût de traitement d’une facture, ou encore le délai moyen de réponse SAV à un client..

  1. Ajuster

La phase où ajouter de nouvelles fonctionnalités et peaufiner petit à petit pour trouver LA gestion optimale pour votre activité.

A partir de l’utilisation quotidienne, il s’agit d’optimiser les processus, de les simplifier, de les faire évoluer en fonction des besoins des collaborateurs etc.

Les points de vigilance pour dématérialiser sereinement

  • Voir à long terme

Se projeter quelques années plus tard permet d’anticiper les besoins futurs et donc de s’orienter vers des solutions modulables qui évolueront avec votre organisation.

  • Se faire accompagner

Pour assurer la réussite du projet, il convient de se faire accompagner par un intégrateur numérique ou directement par l’équipe du logiciel que vous allez utiliser. Par exemple, chez Organilog nous accompagnons les entreprises dans la mise en place du projet et nous réalisons même des formations. 😎

  • Soutenir le changement

Les habitudes ont la peau dure. Pour assurer une bonne transition vers la dématérialisation, il est nécessaire d’accompagner le changement en interne et de veiller à la bonne adoption pour bénéficier de tous les avantages de la digitalisation.

  • Limiter le nombre d’outils

Dématérialiser votre entreprise peut vous emmener à utiliser de nombreux logiciels et cela peut avoir un effet négatif. Si vous utilisez par exemple 3 outils au quotidien : un pour la facturation, un pour le planning, un autre pour la gestion des contrats et un dernier pour regrouper les données clients, cela risque de vous faire perdre du temps, d’impacter le moral des équipes et vous n’allez pas pouvoir utiliser pleinement la puissance de chaque outil.

Comment choisir son logiciel pour dématérialiser ?

Le choix du ou des logiciels est primordial, ces outils vous accompagneront de nombreuses années et peuvent à eux seuls déterminer la réussite ou non du projet.

Les critères dépendent de vos objectifs et de votre activité, mais de manière générale voici quelques conseils pour choisir le logiciel qui vous accompagnera de nombreuses années.

  • Réactivité du support

Le service client d’un logiciel de gestion est certainement le critère numéro 1 à tester directement. Un support réactif comme celui de Organilog (moins de 7mn pour avoir une réponse) permet de mettre en place sereinement son projet de dématérialisation lorsque vous avez des questions ou des difficultés.

  • Accompagnement

Être accompagné correctement par les éditeurs du ou des logiciels est également un confort certain et un gain de temps pour se familiariser avec l’outil. Il est également possible de faire appel à des intégrateurs dont le métier est d’accompagner les entreprises vers une transition numérique.

  • Fonctionnalités modulables

Utiliser un seul outil qui regroupe l’ensemble des fonctionnalités requises peut souvent être un très bon choix. Cela vous offre la possibilité d’ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de votre prise en main de l’outil, sans avoir à utiliser d’autres logiciels complémentaires.

Certains outils permettent aussi de se “connecter” à d’autres logiciels. C’est le cas pour Organilog qui permet par exemple de relier son compte au logiciel de comptabilité Sage.

  • Sécurité des données

Toutes vos données seront stockées sur le logiciel que vous allez choisir. L’information sera sur le Cloud pour vous permettre d’y accéder où que vous soyez. La plupart des logiciels sont très sécurisés, mais nous vous conseillons de demander systématiquement un document qui détaille les processus mis en place pour sauvegarder vos données.

Il est également très important de veiller à ce que le logiciel héberge ses données dans le respect des règles européennes.

Conclusion

Pour résumer, la dématérialisation en entreprise ne se limite pas à scanner des documents. 

Dématérialiser c’est transformer son entreprise, ses pratiques et ses habitudes pour gagner en productivité, en performances, en expérience collaborateur et en satisfaction client. C’est un levier important qui permet de gagner en compétitivité et de remporter plus d’appels d’offres par exemple.

Nous conseillons de dématérialiser progressivement en se limitant à quelques fonctionnalités au début le temps que votre entreprise se familiarise avec, mais en ayant déjà une idée des fonctionnalités futures à utiliser.

👉 Et si vous avez besoin de plus d’informations concernant la dématérialisation avec l’outil Organilog, n’hésitez pas à contacter notre équipe qui vous aidera avec plaisir ! 

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