En tant que gérant d’une entreprise, secrétaire, employés RH, la gestion des absences du personnel fait partie des tâches et missions de ressources humaines qui nous incombent. Congés, arrêt maladie, récupération, RTT, les absences peuvent être diverses et variées et impacter notre planning d’interventions.
Comment gérer les absences du personnel ?
Les services RH peuvent gérer plusieurs types d’absences :
- les congés payés
- les congés anticipés
- les congés sans soldes
- les absences injustifiées
- les maladies
- les RTT et temps de récupération
- les formations
Afin d’assurer le bon déroulement de l’organisation de votre entreprise, il est primordial de suivre chaque absence et de tenir à jour vos plannings.
La gestion des absences du personnel doit être suivie scrupuleusement, surtout si vous êtes une entreprise de services ayant des interventions. Car en effet, les absences de votre personnel peuvent impacter la relation et la satisfaction client, au même titre que leurs retards !
Pour gérer au mieux l’absentéisme au travail, établissez une liste exhaustive de votre personnel et un planning de leurs absences et présences à mettre en corrélation avec votre planning d’interventions chez vos clients.
Comment organiser les absences et s’y retrouver ?
Pour pouvoir gérer les congés et les absences des collaborateurs au mieux, il est important d’anticiper les absences qui peuvent l’être. Pour cela, vous devez mettre en place un processus de demandes.
Que ce soit pour des demandes d’absences ou une demande de congés, ce processus vous permettra d’organiser vos plannings en temps réel, à la fois ceux du personnel et ceux des clients.
La gestion des congés peut se faire de manière très simple en indiquant une date limite des demandes. Ainsi, vous pourrez anticiper sans mal le planning des prochaines semaines et des prochains mois, particulièrement en période estivale.
En ce qui concerne la gestion des absences imprévues, des outils de gestion peuvent vous venir en aide et vous faire gagner un temps précieux !
Recourir à un logiciel de gestion des absences est une bonne solution pour faciliter la gestion des équipes entre le bureau et le terrain.
Faire appel à un logiciel de gestion des absences
Les logiciels de gestion des absences vous aident à identifier en un seul coup d’œil les salariés présents et absents. Ils sont également utiles pour émettre des demandes de congés en ligne et procéder à leur validation. Sur ces outils, les collaborateurs peuvent aussi consulter le solde de congés qui leur reste.
Un logiciel de gestion des absences prend en compte l’ensemble des absences, y compris le congé maternité. Mis à jour en temps réel, votre planning des congés vous offre un confort de l’information indéniable. Plus aucun risque de vous tromper ! Avec ce type de logiciel, la satisfaction client est elle aussi optimisée !
Comment éviter l’absentéisme au travail ?
Consultez notre article dédié : 6 moyens de fidéliser les salariés et collaborateurs
Peut-être que vous avez l’habitude d’une gestion des absences du personnel sous Excel ? Avec les logiciels dédiés, oubliez les tableurs et passez à l’automatisation et à la fiabilité des informations internes à votre entreprise !
Comment Organilog vous aide à gérer les absences du personnel ?
Organilog est en tout premier lieu un logiciel de gestion des interventions. Toutefois, comment gérer les interventions de son entreprise de manière performante sans inclure un module de gestion des absences pour votre service RH ?
C’est pourquoi nous avons mis en place cette fonctionnalité !
Sur Organilog, 2 rubriques distinctes sont dédiées à ce module RH :
- une rubrique permettant de voir les absences en cours et à venir
- une rubrique permettant de faire des demandes, de notifier le service RH de celles-ci et de les valider ou les rejeter.
À propos de la première rubrique, seuls les administrateurs y ont accès via un tableau de bord. Ils peuvent ici créer une absence pour un employé. Les principaux types d’absences sont déjà paramétrés dans Organilog. Mais vous pouvez également en créer d’autres pour des formations ou encore des séminaires.
Lorsque vous modifiez l’état d’une demande d’absence (en attente / accepté / refusé), l’employé est averti automatiquement par un email.
Afin de vous faciliter la tâche, Organilog a aussi mis en place la détection des absences des collègues pour une même période. Idéal pour décider de valider ou de refuser une demande d’absence si un autre collaborateur l’est déjà !
