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Au travail, on a parfois l’impression qu’entre le nombre d’heures travaillées et le nombre d’heures qu’il vous faudrait pour réaliser tout votre travail, il y a un véritable fossé. Néanmoins, il ne s’agit pas uniquement d’un trop plein de travail, mais parfois également, d’un problème d’organisation et de gestion du temps. C’est ainsi que vous peinez à finir vos projets dans les temps : vous manquez d’organisation, et vous vous laissez peut-être facilement distraire. Pour vous aider dans votre gestion professionnelle du temps, voici 5 astuces qui vous aideront à coup sûr !
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1/ Utilisez la planification pour garantir le respect des délais
Il s’agit certainement d’une des techniques les plus connues, et parfois les moins respectées, car certaines personnes ne se connaissent pas suffisamment. Il vous suffit tout simplement de dresser une liste des tâches à effectuer, des choses à rendre, et de les étaler sur votre semaine de travail. Le respect du planning est indispensable pour mieux gérer son temps.
Pensez également à hiérarchiser vos tâches : les tâches les plus chronophages sont-elles les plus urgentes ? Apprenez à vous poser les bonnes questions. Pensez également à laisser des éventuels trous dans votre agenda pour pouvoir réaliser des travaux inattendus et urgents.
2/ Hiérarchisez vos priorités
Il s’agit certainement d’une des astuces les plus utiles, et découle tout logiquement de l’idée d’établissement d’un planning. Certains travaux nécessitent un travail intensif, mais parfois les délais sont courts : il peut donc être intéressant de vous focaliser sur ceux-ci en priorité pour parvenir à respecter les délais. Clarifiez vos priorités, et vous verrez ainsi votre travail dégrossir efficacement au fur et à mesure que vous progresserez dans votre travail.
3/ Osez dire non afin de tenir les délais
Quand vous voyez toutes les tâches qu’il vous reste à réaliser, il peut-être stressant d’imaginer que quelqu’un vienne vous demander « exceptionnellement » de réaliser cette tâche pour une raison X ou Y. Dans ce cas, examinez la demande que l’on vous formule, et proposez des alternatives si vous voyez que vous êtes déjà surchargé. Si elles ne trouvent pas preneur, alors apprenez à dire non : toute entreprise fonctionne sur le principe de la répartition du travail et sur l’esprit d’équipe. Vous ne pouvez pas tout porter sur vos épaules !
4/ Fuyez les distractions
Dans un contexte professionnel, les distractions peuvent paraître faibles, du fait du contexte qui tend à vous cadrer dans l’usage de vos distractions (téléphone par exemple). Néanmoins, certains éléments professionnels minoritaires peuvent constituer une distraction, tels que les emails. Ne laissez pas votre messagerie ouverte toute la journée, mais établissez des plages horaires fixes pendant lesquels vous consulterez vos emails.
5/ Organisez-vous et respecter les échéances
Rien de plus désagréable et chronophage que de chercher pendant des dizaines de minutes un document dont vous étiez « sûr qu’il était là » ! Organisez votre poste de travail pour mieux respecter le temps, mais pensez également à organiser votre ordinateur si vous en avez un usage quotidien. Le temps passé à l’organisation sera moindre comparé au temps qu’il vous faudra pour chercher un éternel document ou une éternelle information disparue.
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Et vous, connaissez-vous d’autres astuces, logiciels ou applications qui aide à mieux respecter les délais ?
