Comment intégrer un logiciel de gestion d’interventions dans son entreprise ?

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L'utilisation d'un logiciel de gestion d'intervention permet de gagner en performance, à condition de bien l'intégrer. Découvrez comment !
Comment intégrer un logiciel de gestion d’interventions dans son entreprise ?

Planifier et gérer les interventions des employés nomades est généralement une équation difficile pour les entreprises. Entre la prise de rendez-vous avec les clients, l’envoi des informations aux techniciens, la création d’un historique des missions réalisées, la tâche peut rapidement devenir fastidieuse et chronophage. Heureusement, l’évolution de la technologie permet aujourd’hui d’accéder rapidement à une solution gestion d’intervention pour se faciliter la vie. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir comment intégrer logiciel de gestion d’interventions dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’intervention ?

Pour une entreprise dont certains collaborateurs sont appelés à réaliser des missions hors des locaux professionnels, la gestion des interventions est souvent un véritable casse-tête. C’est là qu’un logiciel de gestion des interventions devient très intéressant. Il s’agit en effet d’un outil digital qui vous permet de garder un contrôle optimal de tout le processus d’intervention de vos travailleurs nomades. Avec cet outil, finis les appels, l’encombrement des documents papier, etc.

En effet, mettre en place un outil de gestion d’intervention, c’est digitaliser votre processus d’intervention. Ainsi, vous pourrez transmettre des missions en temps réels et superviser le travail de vos collaborateurs à distance, ce qui vous fait gagner en productivité. Avec ses nombreuses fonctionnalités, un logiciel de gestion des interventions vous aide à bien planifier les interventions de vos employés. Cette planification se fait automatiquement sur la base des appels entrants ou des missions répétitives.

À l’ère du numérique, il est désormais facile de trouver des solutions efficaces pour favoriser une bonne communication entre les équipes présentes sur le terrain et celles responsables du pilotage des missions à distance. Il suffit par exemple d’intégrer logiciel de gestion d’intervention dans votre entreprise pour profiter des nombreux avantages qu’offre cet outil.

Quel est l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion d’intervention ?

Le fait de mettre en place un outil de gestion d’intervention fait gagner beaucoup de temps. Ce gain de temps se situe à tous les niveaux du processus d’intervention, ce qui permet d’augmenter la productivité des techniciens. Lorsqu’il est intégré dans une entreprise qui a des collaborateurs nomades, un logiciel de gestion d’intervention aide à éviter beaucoup d’erreurs courantes.

Une optimisation des planifications

Avec cette solution gestion d’intervention, vous pourrez facilement optimiser votre planification et éviter la double saisie des informations. En effet, un logiciel de gestion d’intervention embarque une fonction de synchronisation des données qui permet de réduire le temps consacré à la prise de notes et leur gestion. Grâce à cet outil, vos techniciens terrain pourront facilement avoir accès au formulaire d’intervention à remplir.

À la fin de leur intervention, ils n’ont qu’à envoyer le rapport, et le logiciel se charge de l’enregistrer automatiquement dans le cloud. Ainsi, les données reçues sont fiables et exemptes de toute erreur. Au besoin, vous pouvez faire remonter les informations des interventions en quelques clics.

Une meilleure gestion de l’intervention des techniciens nomades

Si les entreprises se tournent de plus en plus vers le logiciel de gestion des interventions, c’est parce que cette solution simplifie la transmission des missions et leur supervision à distance. À noter que cet outil permet également d’accélérer les rapports et les délais de facturation.

En cas d’annulation d’une demande d’intervention, l’application programme automatiquement un autre rendez-vous pour vous permettre de mieux gérer votre emploi de temps. Précisons qu’un logiciel de gestion des interventions peut également embarquer d’autres fonctionnalités telles que la gestion des alertes ou la gestion de stock.

En prenant la décision d’intégrer logiciel de gestion d’intervention dans votre entreprise, vous prenez une bonne option pour bénéficier des derniers progrès digitaux. Il s’agit en effet d’un outil pouvant révolutionner la planification des tournées de vos collaborateurs. Il suffit généralement de quelques gestes simples pour établir les plannings de vos techniciens et assurer la continuité de votre travail.

À noter que cette solution gestion d’intervention permet également de créer et d’améliorer une multitude de tournées en temps réel.

Un meilleur suivi de l’évolution de votre entreprise

Outre le fait qu’il permet de planifier la gestion des interventions, un logiciel de gestion d’interventions permet également de suivre et d’analyser les performances. Grâce au suivi en temps réel des techniciens terrain, il devient facile de mettre en place une gestion plus proactive pour mieux répondre aux demandes des clients. Avec cet outil, vous avez la possibilité de piloter vos techniciens de manière intelligente.

Ainsi, vous pourrez anticiper les incidents et garantir la sécurité de vos travailleurs isolés. Il suffit de quelques clics pour connaitre la position géographique de vos employés nomades et vérifier l’évolution de leurs missions. Au besoin, vous pourrez procéder à une reprogrammation des tournées.  

Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez dans cet article 4 astuces pour optimiser la gestion d’intervention

Quels sont les freins à l’intégration d’un logiciel de gestion d’intervention ?

De façon générale, intégrer logiciel de gestion d’intervention dans une entreprise est un projet qui rencontre maintes résistances de la part des collaborateurs. Très souvent, les réticences sont liées au fait que la plupart des employés n’aiment pas sortir de leur zone de confort. Il revient alors à la direction de trouver les bons arguments pour amener les autres à adhérer au projet.

Le choix du logiciel de gestion d’intervention

L’un des freins à la mise en place d’un logiciel de gestion d’intervention est la difficulté à faire un choix. Devant la multitude d’offres, il est souvent facile d’être désorienté. Entre les logiciels SaaS et les solutions On-premise, le choix peut être particulièrement difficile. Heureusement, il existe aujourd’hui des comparateurs gratuits permettant d’avoir des informations utiles sur chacune des solutions disponibles pour effectuer le meilleur choix.

Les fonctionnalités que propose un logiciel de gestion d’intervention

L’autre frein à l’intégration d’un logiciel de gestion d’intervention est la complexité de cet outil. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est fortement recommandé de collaborer avec une équipe compétente pour profiter d’une assistance professionnelle et personnalisée. En confiant votre projet à un éditeur qualifié, vous avez toutes les chances de mettre en place un outil de gestion d’intervention qui apportera un plus à votre entreprise.

La formation des collaborateurs à l’outil de gestion d’intervention

Contrairement aux idées reçues, le déploiement d’un logiciel de gestion d’intervention dans une entreprise implique beaucoup de choses. Outre l’aspect technique, il est également important de bien gérer la dimension humaine. En général, il est nécessaire de former les collaborateurs à l’utilisation d’une solution gestion d’intervention pour leur permettre de se familiariser avec le nouvel outil mis à leur disposition.  

Au moment d’intégrer logiciel de gestion d’intervention dans votre entreprise, vous allez observer différentes attitudes de la part de vos collaborateurs. Certains de vos employés s’opposeront au changement et feront des mains et des pieds pour freiner l’avancement du projet. D’autres se montreront plutôt enthousiastes et feront tout pour faire avancer les choses. D’autres encore afficheront une inertie que vous ne pouvez pas sonder facilement. Ils ne sont ni pour, ni contre. Il vous revient de trouver la meilleure stratégie pour enrôler tout le monde.

Comment mettre en place un logiciel de gestion d’intervention dans votre entreprise ?

Choisissez le bon logiciel de gestion d’intervention adapté à vos besoins

Mettre en place un outil de gestion d’intervention est généralement une bonne idée. Précisons toutefois qu’il s’agit d’un projet plus ou moins complexe qui exige de prendre des précautions. Avant tout, faites le point sur les besoins réels de votre entreprise en ce qui concerne la gestion des interventions de vos employés nomades.

Cette première démarche vous permettra en effet de choisir une solution de gestion d’intervention qui s’adapte à vos besoins. Dans le même temps, pensez à déterminer ce que vous êtes prêt à investir dans le projet. En effet, il existe différents logiciels de gestion d’intervention sur le marché, et le choix se fait en fonction des besoins et du budget.

Une fois que vous savez ce que vous voulez, c’est le moment de mettre en place une équipe qui sera chargée de suivre la réalisation du projet. Cette équipe doit impliquer tous les acteurs concernés (techniciens terrain, membres du centre de contact client, décideurs opérationnels, planificateurs, etc.). Selon que vous souhaitez dématérialiser votre gestion d’intervention ou faire la transition d’une solution gestion d’intervention à une autre, le nombre de personnes pour former votre équipe projet peut largement varier.

Privilégiez une solution de gestion d’intervention multi-support

Au moment de la sélection de votre logiciel de gestion d’intervention, vous aurez l’embarras de choix. Privilégiez une solution de gestion d’intervention multi-support pour profiter au maximum de votre investissement. Une fois que vous trouvez ce qui vous convient, vous n’avez qu’à faire appel à un intégrateur qualifié pour mettre en place votre logiciel de gestion d’intervention. Assurez-vous de le connecter avec vos outils existants pour mieux coordonner vos activités.

Formez vos collaborateurs à l’utilisation du logiciel de gestion d’intervention

Certes, l’intégration d’un logiciel de gestion d’intervention dans une entreprise est une bonne chose. Mais, cette action ne suffit pas pour optimiser la planification et gagner en productivité. Il faut en plus assurer la formation des collaborateurs à la nouvelle solution gestion d’intervention.

Ainsi, ils auront les notions essentielles pour manipuler correctement l’outil mis à leur disposition. C’est à cette condition que vous pouvez avoir la certitude du succès de l’implémentation de votre logiciel de gestion d’intervention.

Quel logiciel de gestion d’intervention choisir ?

La plupart des connaisseurs de l’univers logiciel savent qu’il n’est jamais aisé d’effectuer un choix. En effet, le marché des logiciels de gestion d’intervention est en plein boom depuis quelques années. Profitant de ce succès, les éditeurs proposent des solutions innovations avec toujours plus de fonctionnalités.

Parmi les outils les plus appréciés pour leur efficacité quant à la gestion des interventions, le logiciel Organilog est une référence. Grâce à cette solution gestion d’intervention, vous pourrez facilement planifier vos emplois de temps et transmettre des missions à vos techniciens. À noter que cet outil vous permet également de mieux suivre les interventions pour répondre aux besoins de vos clients. Faites donc le bon choix !

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