Les entreprises de services s’intéressent de plus en plus à la facture récurrente, notamment pour la reconduction de prestations comme pour un contrat de maintenance ou d’entretien.
La facture récurrente évite la duplication puis l’édition d’une facture à la main, ce qui représente un énorme gain de temps sur toute la durée de vie de votre entreprise. Mais vous allez le voir, ce n’est qu’un petit exemple des bénéfices.
Qu’est-ce qu’une facture récurrente ? Définition
Une facture récurrente est adressée à un même client à intervalles réguliers (Mensuellement, annuellement..). Elle est utilisée pour deux raisons :
- Gestion d’abonnement (Salle de sport, logiciel Saas, magazine..)
- Prestations de services (Maintenance, entretien, nettoyage..)
Généralement, aucun changement n’est apporté aux produits, aux services ou aux coordonnées du client, il n’y a donc que le numéro de facture et la date sont modifiées.
Mais cela n’est pas systématique. Selon la nature de la prestation, le montant présent sur la facture peut évoluer, et cela peut rapidement devenir prise de tête pour celui ou celle qui doit l’éditer.
Une facture récurrente, aussi appelée facture périodique est donc générée automatiquement à l’aide d’un logiciel de facturation, ce qui offre de (très) nombreux avantages !
Comment utiliser une facture récurrente ?
A l’aide d’un logiciel de facturation, vous programmez facilement vos factures pour qu’elles se renouvellent automatiquement selon certains critères.
Par exemple, si vous signez un contrat d’entretien sur 12 mois avec paiement mensuel, vous ne voulez pas éditer manuellement autant de factures.
1- Éditer un devis
Générez vos devis en quelques clics en remplissant automatiquement les informations de votre client.
2- Envoyer le devis et utiliser la signature électronique
Envoyer le devis par email et permettez à vos clients de signer en ligne, pour gagner du temps et créer une image professionnelle.
3- Utiliser la récurrence
Ensuite, à l’aide de la fameuse baguette magique d’Organilog, vous transformez votre devis en facture en créant la récurrence.
Vous pouvez même programmer vos interventions pour les ajouter à votre planning, en un clic.
5- Envoyer les factures au client
Vous avez plus qu’à cliquer sur un bouton. 😎
Il est également possible d’utiliser un portail client pour mettre à disposition les différents documents, plannings et factures à vos clients, à l’aide d’une interface privée.
Avec votre logiciel de facture récurrente Organilog, vous automatisez également les relances des factures impayés et vous profitez de la signature électronique.
En bref, vous profitez de toutes les fonctionnalités modernes qui étaient auparavant accessibles qu’au grandes entreprises. Le tout avec une facilité déconcertante.
6- Suivez vos devis et factures en cours
Avec un logiciel de facturation, vous suivez facilement l’ensemble de vos devis et factures pour maitriser pleinement votre activité.
Les avantages d’une facture périodique
Vous l’avez compris, le gain de temps est déjà remarquable, mais ce n’est pas la seule raison d’utiliser une facture périodique.
Éviter les erreurs
En automatisant la création de vos factures, vous évitez les erreurs de saisie pour avoir l’esprit serein
Gagner du temps
Éditer facture c’était en moyenne 10 minutes de perdues, multiplié par X factures éditées par mois, cela faisait un paquet d’heures de gâchées ! Mais tout ça c’est du passé avec votre logiciel de facturation
Facturer toujours à temps
Rien de pire qu’une facturation qui s’enraille. Un empêchement ou un oubli pouvait retarder la création de votre facture, et donc le paiement du client
Utiliser un vrai outil professionnel
Éditer ses factures sur word n’apporte aucun bénéfice contrairement à un logiciel de gestion et de facturation qui vous permet d’avoir une vision claire et précise des factures, et de les relier directement à vos fiches clients.
Prendre de l’avance
S’équiper maintenant d’un logiciel de facturation, c’est prendre de l’avance dans un domaine où tout évolue rapidement ! Par exemple, la facturation électronique deviendra obligatoire en 2024 pour toutes les transactions entre professionnels, dans le cadre de la généralisation de la facture électronique par le gouvernement.
Les bénéfices d’un logiciel de facturation
Un logiciel de facturation, et plus particulièrement un logiciel de gestion comme Organilog permet de centraliser ses actions pour gagner en synergie.
Vous gagnez du temps sur les tâches administratives redondantes, tout en fluidifiant votre facturation et en améliorant votre professionnalisme.
Plus concrètement, voici un exemple :
- Vous recevez un coup de téléphone d’un futur client qui souhaite une prestation de votre part
- En quelques clics, vous créez la fiche client pour cette personne sur Organilog puis vous éditez un devis automatiquement, en ajoutant simplement le détail de la prestation.
- Vous envoyez le devis au client avec un seul clic
- Ensuite, vous pouvez transformer le devis en facture à l’aide de la baguette magique
- Puis de la même façon, vous créez et planifiez une intervention automatiquement, depuis le même logiciel !
- Pour finir, vous suivez le déroulement de l’intervention facilement, même à distance et vous générez même les questionnaires de satisfaction et rapports d’interventions !
Vous l’avez compris, un tel logiciel permet d’acquérir une efficacité redoutable, en évitant les ressaisies chronophages et en profitant d’un suivi incroyable.
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Quels secteurs d’activité utilisent des factures récurrentes ?
Beaucoup de secteurs d’activité se servent des factures récurrentes. C’est le cas pour la majorité des salles de sports et logiciels, dans le cadre d’abonnements. Mais c’est aussi le cas pour les entreprises de prestations de services.
Exemple d’activités qui nécessitent l’utilisation de factures récurrentes
- contrat de services, nettoyage, d’entretien ou de maintenance industrielle
- contrat de maintenance informatique,
- abonnement d’un logiciel,
- contrat de location de matériel,
- abonnement pour une salle de sport,
- contrat de location de logement
Cette liste pourrait continuer encore et encore ! Les factures répétitives sont de plus en plus courantes car elles permettent de pérenniser son entreprise à l’aide de prestations renouvelées dans le temps.
