Imaginez un quotidien sans les tâches répétitives comme la gestion des factures ou le suivi manuel des actions commerciales. Dans toute entreprise, chaque minute compte, et l’automatisation des processus peut transformer votre manière de travailler.
Trop souvent, des tâches à faible valeur ajoutée freinent la productivité et la croissance. En automatisant ces actions chronophages, vous optimisez vos flux de travail, réduisez les erreurs humaines, et libérez du temps pour vous concentrer sur ce qui est vraiment important : les projets à forte valeur ajoutée et la satisfaction de vos clients.
Découvrez dans cet article comment l’automatisation peut véritablement révolutionner la gestion de votre entreprise.
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Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
L’automatisation de tâches consiste à réduire au maximum les actions chronophages et répétitives au sein d’une entreprise, en les confiant à un système informatique.
L’objectif est clair : augmenter la productivité et le moral des troupes ainsi que l’efficacité des actions.
Pour une entreprise de services qui réalise des déplacements quotidiens chez les clients, l’automatisation est d’une grande aide pour augmenter ses revenus et gagner en confort de travail.
En automatisant les tâches répétitives, on limite également l’exposition aux situations délicates, aux interruptions et aux distractions qui perturbent le quotidien professionnel.
Pourquoi utiliser l’IA dans l’automatisation de ses tâches ?
L’intelligence artificielle (IA) apporte une véritable plus-value à l’automatisation des tâches.
Contrairement aux outils classiques, l’IA ne se contente pas de suivre des consignes répétitives : elle apprend en permanence, s’adapte aux situations et peut même anticiper vos besoins.
En automatisant avec l’IA, vous pouvez non seulement optimiser vos processus, mais aussi gagner en efficacité en détectant les anomalies et en améliorant les workflows en continu.
Résultat : plus de temps gagné, moins d’erreurs, et des décisions plus intelligentes au quotidien.
16 idées de tâches répétitives à automatiser ou simplifier
De nombreuses tâches récurrentes réduisent la productivité d’une entreprise. Pourtant, il existe des solutions pour les automatiser ou les simplifier, que beaucoup ne prennent pas en compte.
Voici quelques exemples de tâches courantes qui peuvent facilement être automatisées, basés sur l’expérience de nos clients avant qu’ils n’adoptent Organilog.
Automatiser la facturation et la gestion des contrats
- Éditer les devis, factures et contrats de l’entreprise
- En moyenne, une entreprise dépense 9.5€ en coût de traitement d’une facture papier. Rien de surprenant, étant donné le temps qu’il faut pour éditer un devis, faire les calculs et l’envoyer au client.
Avec un logiciel de facturation moderne, vous dématérialisez vos factures pour profiter de toute la puissance de l’informatique et vous évitez ainsi les nombreuses pertes de temps et erreurs de saisie.
- En moyenne, une entreprise dépense 9.5€ en coût de traitement d’une facture papier. Rien de surprenant, étant donné le temps qu’il faut pour éditer un devis, faire les calculs et l’envoyer au client.
- Faire signer les devis et contrats
- Relancer les clients pour obtenir la signature d’un devis ou d’un contrat peut vite devenir contraignant.
Avec la signature électronique, ce processus se fait rapidement via un simple email ou portail client. Vous réduisez ainsi les délais de signature et de paiement, tout en éliminant les déplacements inutiles.
- Relancer les clients pour obtenir la signature d’un devis ou d’un contrat peut vite devenir contraignant.
- Suivre l’évolution des revenus
- Saisir des données dans Excel et générer des graphiques est non seulement chronophage, mais c’est aussi une source potentielle d’erreurs.
La plupart des logiciels de gestion permettent l’utilisation de tableaux de bords pour facilement analyser ses revenus.
- Saisir des données dans Excel et générer des graphiques est non seulement chronophage, mais c’est aussi une source potentielle d’erreurs.
- Relancer les impayés
- Les retards de paiement peuvent nuire à une entreprise, mais les relances prennent également du temps.
Un logiciel de facturation avec fonction de relance automatisée permet de gérer ce processus plus efficacement, tout en réduisant le stress.
- Les retards de paiement peuvent nuire à une entreprise, mais les relances prennent également du temps.
- Encaisser les paiements
- Pour faciliter les paiements en ligne et éviter les délais liés aux chèques, vous pouvez opter pour des solutions comme PayPal ou Stripe, qui simplifient l’encaissement de vos clients.
D’ailleurs, le logiciel de gestion d’interventions Organilog intègre Stripe, permettant ainsi un paiement en ligne rapide et sécurisé.
- Pour faciliter les paiements en ligne et éviter les délais liés aux chèques, vous pouvez opter pour des solutions comme PayPal ou Stripe, qui simplifient l’encaissement de vos clients.
Automatiser la communication client
- Répondre et traiter les demandes clients
- Vous le savez, les clients peuvent vous contacter de nombreuses manières : email, téléphone, réseaux sociaux et même toquer à la porte !
En centralisant ces demandes, vous pouvez gagner un temps précieux. Grâce à un portail client et à un système de tickets, vous pouvez recueillir les demandes de manière organisée, puis les traiter par ordre de priorité tout en accédant facilement aux informations.
- Vous le savez, les clients peuvent vous contacter de nombreuses manières : email, téléphone, réseaux sociaux et même toquer à la porte !
- Envoyer des avis de passage
- Généralement envoyé la veille d’un rendez-vous chez le client, l’avis de passage permet d’éviter les lapins et de “préparer le terrain”, mais encore faut-il penser à les envoyer et respecter ce processus quotidiennement.
Avec un logiciel de gestion d’intervention (également appelé ERP, ou progiciel de gestion intégré), vous pouvez créer des modèles d’avis de passage, qui seront envoyés automatiquement avec les informations du client et de l’intervention. Vous êtes ainsi libéré de cette tâche !
- Généralement envoyé la veille d’un rendez-vous chez le client, l’avis de passage permet d’éviter les lapins et de “préparer le terrain”, mais encore faut-il penser à les envoyer et respecter ce processus quotidiennement.
- Recueillir des informations auprès de vos clients
- Lorsqu’une nouvelle demande de contact arrive, vous devez souvent entrer manuellement toutes les informations du client dans l’ordinateur.
Pour simplifier ce processus, vous avez la possibilité de mettre en place un formulaire en ligne qui permet à vos clients de s’enregistrer eux-mêmes dès le premier contact.
- Lorsqu’une nouvelle demande de contact arrive, vous devez souvent entrer manuellement toutes les informations du client dans l’ordinateur.
- Envoyer des questionnaires de satisfaction
- De plus en plus populaires, ces sondages permettent de détecter les anomalies et d’optimiser son business. Cependant, les envoyer manuellement peut vite devenir un casse-tête.
Heureusement, tout comme les avis de passage, les questionnaires de satisfaction peuvent être automatisés via un logiciel de gestion.
Des outils spécialisés, comme SurveyMonkey, sont également disponibles pour simplifier leur envoi et leur suivi.
- De plus en plus populaires, ces sondages permettent de détecter les anomalies et d’optimiser son business. Cependant, les envoyer manuellement peut vite devenir un casse-tête.
Automatiser la gestion d’équipe et planning
- Notifier les collaborateurs d’un changement de planning
- Plutôt que de se fier au traditionnel planning accroché au mur, un planning numérique permet de notifier instantanément vos collaborateurs en cas de nouvelles tâches ou de modifications.
- Plutôt que de se fier au traditionnel planning accroché au mur, un planning numérique permet de notifier instantanément vos collaborateurs en cas de nouvelles tâches ou de modifications.
- Remonter l’information terrain
- Les feuilles d’interventions papier peuvent facilement être remplacées par des outils numériques qui permettent un suivi en temps réel et une organisation plus efficace des données.
- Les feuilles d’interventions papier peuvent facilement être remplacées par des outils numériques qui permettent un suivi en temps réel et une organisation plus efficace des données.
- Calculer les heures de travail de ses collaborateurs
- A l’aide d’une badgeuse directement installée sur le téléphone ou tablette de vos collaborateurs, vous profitez d’un calcul automatique des temps de travail pour faciliter la gestion RH et analyser les performances.
- A l’aide d’une badgeuse directement installée sur le téléphone ou tablette de vos collaborateurs, vous profitez d’un calcul automatique des temps de travail pour faciliter la gestion RH et analyser les performances.
- Recopier sur ordinateur des informations notées sur papier
- Certainement la tâche la plus inutile de toutes, et en réalité elle ne devrait même plus exister.
Avec une gestion numérique toute l’information est déjà stockée dans un Cloud (un espace de stockage sécurisé), pour que l’information puisse être disponible où et quand vous le souhaitez.
- Certainement la tâche la plus inutile de toutes, et en réalité elle ne devrait même plus exister.
Comment automatiser des tâches ?
Avant de vous lancer dans les joies de l’automatisation, il est important d’effectuer un audit des tâches pour identifier celles qui peuvent être optimisées.
Listez vos tâches actuelles, puis évaluez leur potentiel d’automatisation selon les critères suivants :
- Répétitivité
- Faible valeur ajoutée
- Qualité comparable entre une action humaine et un système automatisé
- Faible impact sur la valorisation du personnel
- Tâche perçue comme ennuyeuse
Les meilleurs outils pour automatiser
Il existe de nombreux outils spécialisés pour automatiser certaines tâches, mais les logiciels suivants se démarquent par leur polyvalence et leur capacité à s’adapter à différents besoins.
Zapier
Certainement le plus connu, Zapier est un outil aux très larges possibilités mais il demande souvent certaines connaissances techniques selon les automatisations souhaitées.
Make
Une alternative à Zapier, avec une interface intéressante et une version gratuite, Make propose également un large éventail de possibilités pour automatiser des tâches.
IFTTT
Cet outil populaire se distingue par sa simplicité et sa personnalisation des actions conditionnelles. Son nom signifie « If This, Then That » (si ceci, alors cela). Il permet d’automatiser des tâches à partir de conditions simples.
Workato
Workato est une solution puissante qui s’intègre à de nombreuses plateformes et propose des fonctionnalités avancées d’automatisation, particulièrement adaptée aux grandes entreprises ou aux environnements complexes.
Power Automate
Développé par Microsoft, Power Automate (anciennement Microsoft Flow) est une solution robuste qui s’intègre parfaitement à l’écosystème Microsoft et permet d’automatiser des processus complexes avec une relative facilité.
Tray.io
Tray.io est un autre outil puissant conçu pour les entreprises, avec une interface intuitive et la possibilité de créer des processus automatisés très avancés, sans avoir besoin de connaissances en codage.
n8n
n8n est une plateforme d’automatisation open-source qui permet aux utilisateurs de créer des processus complexes tout en gardant un contrôle total sur les données et les opérations, sans être lié à une solution propriétaire.
Automa
Automa est un outil open-source simple mais efficace, qui permet d’automatiser des actions dans un navigateur web, idéal pour des tâches répétitives liées à la gestion de contenu ou aux activités en ligne.
Lapala
Lapala est un outil flexible et performant qui permet de simplifier l’automatisation des processus métiers, avec une interface intuitive et des options adaptées à une grande variété de besoins.
📌 Pour aller plus loin et gagner du temps dans votre gestion quotidienne, vous pouvez télécharger notre tableau pour calculer vos heures de travail.
Quel outil choisir pour automatiser ?
Le choix de l’outil doit correspondre à vos besoins. Cependant, si votre entreprise effectue des déplacements fréquents chez ses clients, Organilog pourrait bien être la solution parfaite !
C’est un outil tout-en-un qui non seulement automatise une multitude de tâches, mais centralise également l’ensemble de vos actions pour une gestion plus efficace.
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