16 tâches répétitives à automatiser pour gagner du temps

Vous avez déjà eu le sentiment de réaliser des tâches à faible valeur ajoutée qui vous éloignent de votre cœur de métier ? Rassurez-vous c’est le cas dans de nombreuses entreprises de services !

Certaines tâches essentielles sont pourtant de véritables pertes de temps, c’est notamment le cas pour tout ce qui touche à l’administration et à la communication client. Bonne nouvelle, il est possible d’automatiser les tâches répétitives et souvent à faible valeur ajoutée. 🥳

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

L’automatisation de tâches consiste à réduire au maximum les actions chronophages et répétitives au sein d’une entreprise, pour les confier à un système informatique.

L’objectif est clair : augmenter la productivité et le moral des troupes ainsi que l’efficacité des actions.

Pour une entreprise de services qui réalise des déplacements quotidiens chez les clients, l’automatisation est d’une grande aide pour augmenter ses revenus et gagner en confort de travail.

Automatiser les tâches répétitives c’est permet de moins s’exposer à certaines situations périlleuses, aux interruptions et aux distractions que vous rencontrez dans votre quotidien de professionnel.

16 idées de tâches répétitives à automatiser ou simplifier

De nombreuses tâches répétitives viennent réduire la productivité d’une entreprise et le problème c’est que nous avons tendance à les réaliser par dépit sans chercher à les simplifier, alors qu’avec l’informatique de nombreuses possibilités s’offrent à nous.

Nous avons regroupé différentes tâches par catégories, de quoi vous donner des idées pour faciliter votre quotidien. 

Ce sont des exemples fréquents de nos clients avant qu’ils utilisent Organilog. 😉

Automatiser la facturation et la gestion des contrats

• Éditer les devis, factures et contrats de l’entreprise
  • En moyenne, une entreprise dépense 9.5€ en coût de traitement d’une facture papier. Ce n’est pas étonnant quand on sait le temps que ça prend d’éditer un devis, de faire les calculs et de l’envoyer au client..
    
    Avec un logiciel de facturation moderne, vous dématérialisez vos factures pour profiter de toute la puissance de l’informatique et vous évitez ainsi les nombreuses pertes de temps et erreurs de saisie.

• Faire signer les devis et contrats
  • Courir après les clients pour signer un devis ou un contrat est plutôt contraignant.. 😏
    
    Avec la signature électronique tout se fait via un simple email ou même depuis un portail client. Vous raccourcissez vos délais de signature et de paiement et évitez les déplacements inutiles.

• Suivre l’évolution des revenus
  • Saisir les chiffres sur Excel et sortir des graphiques est non seulement chronophage, mais c’est également une source d’erreurs dans les données.
    
    La plupart des logiciels de gestion permettent l’utilisation de tableaux de bords pour facilement analyser ses revenus.

• Relancer les impayés
  • Les retards de paiement sont néfastes pour l’entreprise mais relancer les clients demande également un certain temps.
    
    Encore une fois un logiciel de facturation munis de cette fonctionnalité peut vous offrir un gain de temps considérable et une source de stress en moins.

• Encaisser les paiements
  • Pour accepter facilement un paiement ligne afin d’éviter les pertes de temps avec les chèques, vous pouvez utiliser une solution comme Paypal ou Stripe qui permettent tous les deux d’encaisser facilement vos clients en ligne.
    
    D’ailleurs, sur le logiciel de gestion d’interventions Organilog nous avons une connexion avec Stripe pour permettre le paiement en ligne.

Automatiser la communication client

• Répondre et traiter les demandes clients
  • Vous le savez, les clients peuvent vous contacter de nombreuses manières : email, téléphone, réseaux sociaux et même toquer à la porte ! 😨
    
    En centralisant un maximum les demandes vous pourriez gagner du temps. A l’aide d’un portail client et d’un système de ticket, vous pouvez par exemple recueillir les demandes facilement et de manière structurée, pour les traiter ensuite par priorité en retrouvant facilement l’information.
    
• Envoyer des avis de passage
  • Généralement envoyé la veille d’un rendez-vous chez le client, l’avis de passage permet d’éviter les lapins et de “préparer le terrain”, mais faut-il encore penser à les envoyer et s’y tenir chaque jour !
    
    Avec un logiciel de gestion d’intervention (aussi appelé ERP pour Progiciel de gestion intégré), vous créez vos modèles d’avis de passage pour les envoyer automatiquement avec les informations du client et de l’intervention.

• Recueillir des informations auprès de vos clients
  • Une nouvelle demande de contact et vous devez ensuite noter avec soin toutes les informations du client sur ordinateur ?
    
    Plutôt que de tout saisir manuellement, profitez par exemple d’un formulaire en ligne pour permettre à vos clients de s’enregistrer librement dès la première prise de contact.

• Envoyer des questionnaires de satisfaction
  • De plus en plus populaires, ces sondages permettent de détecter les anomalies et d’optimiser son business, mais les envoyer manuellement est un enfer.
    
    Tout comme les avis de passage, les questionnaires de satisfaction peuvent être envoyé facilement avec un logiciel de gestion et il existe également des logiciels spécialisés comme Survey Monkey

Automatiser la gestion d’équipe et planning

• Notifier les collaborateurs d’un changement de planning
  • Plutôt que d’utiliser le bon vieux planning accroché au mur, un planning numérique permet de notifier les collaborateurs en cas de nouvelles tâches ou en cas de changements.

• Remonter l’information terrain
  • En laissant tomber les feuilles d’interventions papier vous pouvez profiter des outils numériques qui permettent un suivi structuré en temps réel.

• Calculer les heures de travail de ses collaborateurs
  • A l’aide d’une badgeuse directement installée sur le téléphone ou tablette de vos collaborateurs, vous profitez d’un calcul automatique des temps de travail pour faciliter la gestion RH et analyser les performances.

• Recopier sur ordinateur des informations notées sur papier
  • Certainement la tâche la plus inutile de toutes, et en réalité elle ne devrait même plus exister. Avec une gestion numérique toute l’information est déjà stockée dans un Cloud (un espace de stockage sécurisé), pour que l’information puisse être disponible où et quand vous le souhaitez

Comment automatiser des tâches ?

Avant de vous lancer dans les joies de l’automatisation vous devez créer un audit de vos tâches actuelles pour déterminer lesquelles automatiser.

Commencez par lister vos tâches puis déterminez-les une à une si elles peuvent être automatisées.

Caractéristiques fréquentes d’une tâche pouvant être automatisée  :

• répétitive
• faible valeur ajoutée
• action humaine moins ou tout aussi qualitative qu’un système automatisé
• faible valorisation du personnel
• ennuyeuse

Les 3 meilleurs outils pour automatiser

Il existe de très nombreux outils spécialisés pour certaines tâches, mais les 3 logiciels ci-dessous ont l’avantage d’être plutôt généralistes.

• Zapier
  • Certainement le plus connu, Zapier est un outil aux très larges possibilités mais il demande souvent certaines connaissances techniques selon les automatisations souhaitées.
• Make
  • Une alternative à Zapier avec une interface intéressante et une offre gratuite. Les possibilités sont vastes également.

• IFTTT
  • Encore un outil d’automatisation intéressant qui offre une grande personnalisation de logique conditionnelle, d’ailleurs l’acronyme IFTTT signifie « If This, Then That » (si cela, alors cela)

Quel outil choisir pour automatiser ?

Nous l’avons indiqué plus haut, de très nombreux logiciels existent, mais si vous effectuez des déplacements fréquents chez vos clients, nous ne pouvons que vous recommander notre logiciel Organilog.

Un outil complet qui permet non seulement d’automatiser de nombreuses tâches mais aussi de centraliser ses actions.

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