Envoyer des avis de passage automatiques – Pourquoi et comment ?

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Les avis de passage automatiques sont simples en apparence, ils apportent pourtant de nombreux bénéfices pour votre entreprise de services.
Envoyer des avis de passage automatiques - Pourquoi et comment

La communication est la base de toutes entreprises de services en bonne santé. Les déplacements fréquents chez vos clients peuvent rapidement engendrer des pertes de temps et des basculements de plannings. Les avis de passages automatiques sont simples en apparence, ils apportent pourtant de nombreux bénéfices.

Un avis de passage automatique : c’est quoi ?

L’avis de passage est l’outil de communication indispensable pour les entreprises qui effectuent des déplacements fréquents chez leurs clients.

Sous forme d’email ou de SMS, l’avis de passage permet de communiquer avec le client pour lui rappeler la date de venue d’un technicien, ou pour notifier l’absence d’une personne pouvant accueillir l’intervenant le jour de l’intervention.

Les avis de passages peuvent être envoyés automatiquement à l’aide d’outils de gestion d’interventions, c’est un gain de temps assuré et une aide indispensable de nos jours.

Cette notification peut sembler dérisoire, et pourtant il évite de nombreux “lapins” et permet au client de préparer l’arrivée de l’intervenant pour en optimiser la venue.

Dans le cas où le client était absent, c’est un bon moyen pour donner des indications afin de re-planifier facilement l’intervention.

Ce simple rappel automatique par Email ou SMS permet d’éviter les changements de plannings, mais il permet également d’augmenter la satisfaction clientèle tout en améliorant votre professionnalisme. L’avis de passage est tout aussi important que le fait d’envoyer les rapports d’interventions.

Les avis de passages sont utiles pour de nombreux secteurs : la maintenance, l’installation ou le dépannage mais aussi pour les intervenants d’associations ou encore pour notifier le début d’un chantier BTP.

Pourquoi envoyer des notifications de passage ?

Vous l’aurez certainement déjà compris, mais dans le cas contraire voici une liste qui résume les bénéfices qu’apporte l’envoi systématique des avis de passage vous apportera :

  • Réduire les absentéismes de dernière minute
  • Améliorer l’image professionnelle de votre entreprise
  • Augmenter la satisfaction client
  • Réduire les tâches chronophages à faible valeur ajoutée
  • Mieux informer les clients pour qu’ils préparent le lieu d’intervention

Pour une entreprise de services comme par exemple une société de maintenance, envoyer des avis de passage automatiques quelques jours avant l’intervention puis le jour même, quelques heures avant l’arrivée du technicien, représente un véritable intérêt que ce soit pour la fidélisation client ou pour fluidifier l’activité de maintenance.

Si vous ne savez toujours pas pourquoi envoyer d’avis de passage, sachez que vos concurrents l’ont certainement déjà compris !

Comment envoyer des avis de passage automatiques ?

Le plus simple est d’utiliser un logiciel de gestion sur lequel vous centralisez vos interventions et qui propose cette fonctionnalité. Tous les champs personnalisés (Nom du client, adresse, dates et heures de passage, …) sont automatiquement ajoutés à votre message lors de l’envoi des avis de passage.

L’envoi des avis de passages automatiques est un module complémentaire aux nombreuses fonctionnalités d’Organilog :

Le logiciel de gestion d’interventions Organilog vous permet d’automatiser l’envoi des avis de passage à vos clients pour communiquer toujours plus facilement afin de fluidifier votre activité.

Vous l’avez compris, Organilog est bien plus qu’un ERP ou qu’une GMAO. C’est le moyen de centraliser toute votre activité sur un outil moderne et puissant, pour bénéficier d’une synergie redoutable !

Les avis de passages automatiques pour remporter plus d’appels d’offres ?

Pour gagner plus d’appels d’offres il faut savoir se démarquer de la concurrence et prouver son professionnalisme.

Mettre en avant l’utilisation d’outils modernes est un excellent moyen de vous démarquer. En indiquant que vous envoyez des avis de passages dans le mémoire technique, vous valorisez l’ensemble de votre activité car c’est indéniablement une preuve de qualité.

La communication est la base de toute relation commerciale. Les avis de passages automatiques permettent de tenir vos clients informés ce qui est souvent un critère important pour eux. De nos jours ces outils modernes deviennent la norme est ne sont plus réservés qu’aux grands groupes, ils sont accessibles et se généralisent.

Modèle d’avis de passage (Email et SMS)

Pour vous faciliter la tâche, nous vous avons préparé des modèles d’avis de passages pour techniciens. Vous pouvez bien évidemment modifier ce texte comme vous le souhaitez.

Il est possible d’utiliser ces modèles d’avis de passage directement via votre messagerie email ou SMS. Vous pouvez également les utiliser sur le logiciel Organilog pour les envoyer de manière automatique.

Dans ces exemples, il vous suffit de remplacer les informations encadrées par des {{ }} avec vos propres informations personnalisées. (A savoir : avec le logiciel Organilog vous remplacez ces informations automatiquement !)

Modèle d’avis de passage par Email

Bonjour,

Nous allons intervenir aujourd’hui à partir de *PLANNED_HOUR_START* jusqu’à *PLANNED_HOUR_END* au *ADRESSE* pour l’intervention *TITLE* prévue en ce jour.

Nous vous prions de préparer les lieux pour que l’intervention puisse s’effectuer dans les meilleures conditions possibles (S’assurer que l’intervenant pourra accéder à l’emplacement, faire de la place si nécessaire..)

Vous avez besoin d’informations complémentaires ou vous souhaitez reporter l’intervention ? Contactez-nous dès maintenant en répondant à cet email ou par téléphone.

Modèle d’avis de passage par SMS

Bonjour, une intervention est planifiée le {PLANNING_DATE} à {PLANNING_HOUR_START}. 

Besoin d’informations ou de reporter ? Contactez-nous

Exemple d’avis de passages envoyées par SMS via le logiciel Organilog

Dans cet exemple le nom de l’expéditeur est « Organilog », mais cela sera remplacé par le nom de votre société afin que les SMS soient plus facilement identifiables pour vos clients.

Avis de passage automatique envoyé via Organilog par SMS

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