Comment optimiser la gestion des stocks de pièces détachées ?

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Une bonne gestion des stocks de pièces détachées permet aux techniciens d’effectuer les interventions dans les délais, tout en évitant de surcharger les entrepôts.
Comment bien gérer ses stocks de pièces détachées

Une bonne gestion des stocks de pièces détachées est essentielle pour permettre aux techniciens d’effectuer les interventions dans les délais, tout en évitant de surcharger les entrepôts avec des pièces de rechange qui peuvent même devenir obsolètes. 

Pourquoi est-ce (si) important d’optimiser ses stocks de pièces détachées ?

Les pannes sont l’une des sources les plus fréquentes d’indisponibilité des équipements et peuvent parfois être critiques. Assurer la bonne disponibilité des pièces de rechange est un véritable challenge pour les entreprises de maintenance afin d’assurer la satisfaction client tout en évitant les pertes de temps inutiles.

L’optimisation de la gestion des pièces détachées est un levier clé de performance. Ces pièces de rechange représentent une part importante du budget (stockage, transport, manutention, suivi..). La bonne santé de l’entreprise est liée à la bonne gestion des stocks. Que ce soit pour la satisfaction client, l’économie de trésorerie ou même pour assurer une bonne intégration des nouveaux techniciens de maintenance.

Une disponibilité quasi immédiate est nécessaire pour remettre en fonctionnement des équipements après défaillance, mais il est tout aussi important d’éviter les surstocks. C’est donc un véritable compromis entre la disponibilité et l’achat excessif de pièces détachées.

Il est important de constater certains chiffres :

  • jusqu’à 80% des pièces de rechange stockées ne sont pas ou très peu utilisées
  • 50% des surstocks seront obsolètes dans un délai de 4 ans
  • 40% des surstocks sont liés aux achats initiaux et donc à une surestimation des besoins

Impact négatif d’une mauvaise gestion des pièces détachées

  • Manque de pièces de rechanges (délai pour réaliser des interventions)
  • Erreur sur l’achat de pièces (pas les bonnes)
  • Surplus par rapport à la consommation
  • Aucun suivi des pièces à faible rotation
  • Surstock suite à une urgence
  • Pièces détachées perdues ou mal entreposées
  • Pièces substituées par d’autres “supposément” équivalentes

Bénéfices d’une bonne gestion des pièces de rechanges

  • Réduire les délais d’exécution des interventions
  • Diminuer les temps d’attente lors des interventions des techniciens
  • Baisser les coûts liés au stockage des pièces
  • Réduire les pertes associées aux pièces obsolètes
  • Augmentation du taux de disponibilité des équipements
  • Augmenter la satisfaction client

Une bonne gestion des pièces détachées encouragée par la loi anti-gaspillage

Depuis le 1er janvier 2022, de nouvelles mesures sont entrées en vigueur pour éviter qu’une grande partie des 280 millions d’euros annuels d’invendus non-alimentaires soit détruite et provoquent jusqu’à 20 fois plus d’émissions de gaz à effet de serre.

Réemployer, réutiliser ou recycler les produits non-alimentaires invendus s’installera de plus en plus dans notre quotidien

Les nouvelles mesures de janvier 2022 du décret relatif à l’interdiction d’élimination des invendus non alimentaires et à diverses dispositions de lutte contre le gaspillage concernent notamment les produits électriques et électroniques, et il est facilement envisageable que ces mesures s’élargissent à d’autres produits à l’avenir.

Réduire la consommation de pièces de rechange

Choisir ses pièces détachées soigneusement

Identifiez des pièces aux fonctions équivalentes mais disposant d’une longévité supérieure, tout en maîtrisant les coûts d’achat. Cela parait logique mais en pratique c’est une autre affaire !

La durée de vie de ces pièces dépendra également des conditions d’utilisation. Par exemple, substituer des pièces par d’autres “supposément” équivalentes pour réduire le stock inutilisé est un cercle vicieux. Cette méthode ne réglera pas le problème sur la durée car ces pièces se dégraderont probablement plus rapidement et risquent même d’engendrer d’autres défaillances.

Quelles sont les méthodes de gestion des pièces de rechange ?

Il existe de nombreuses techniques pour améliorer la gestion des pièces détachées. Ces méthodes sont complémentaires à l’analyse de différents paramètres, notamment le volume des commandes, la capacité de stockage de l’entrepôt, les prévisions annuelles et enfin les valeurs de consommation par an.

Calculer le temps moyen entre les pannes (MTBF)

Le temps moyen entre les défaillances est souvent abrégé par le terme MTBF (de l’anglais Mean Time Between Failure ou Moyenne des Temps de Bon Fonctionnement en Français ), c’est l’une des valeurs qui indiquent la fiabilité d’un composant, d’un produit ou d’un système. Le MTBF est une mesure qui correspond au temps moyen entre les pannes.

L’analyse s’effectue en parallèle des temps théoriques de fonctionnement apportés par les constructeurs, mais elles diffèrent selon les conditions d’utilisation.

Formule pour calculer le MTBF

  • (Arrêt – Fonctionnement) / Nombre de pannes

Gestion des pièces de rechange : la méthode ABC

L’analyse ABC est une technique de gestion des pièces de rechange qui classe les marchandises en trois catégories distinctes en fonction de leur niveau d’importance. Le groupe A est composé des pièces les plus importantes ayant une valeur de consommation annuelle des plus élevées.

Il est nécessaire que ces produits subissent un contrôle de stock précis et soient interposés dans des zones de conditionnement avec des facteurs environnementaux spécifiques. Le réapprovisionnement de stock des marchandises de classe A doit être régulier pour éliminer tout risque de désagrément que peuvent causer les ruptures.

Les pièces de rechange de la catégorie B sont définies comme des produits intermédiaires et leur valeur de consommation est moyenne. Même si leur positionnement n’est pas aussi élevé que celui de la classe A, la gestion des pièces détachées doit faire l’objet d’un suivi rigoureux afin de leur assurer une certaine stabilité.

Quant au groupe C, il est constitué des produits qui ne sont pas jugés très importants. Leur consommation par an est la moins élevée de toutes. De facto, leur réapprovisionnement ne se fait pas au même rythme que les pièces d’autres classes. Généralement, le ravitaillement des pièces de la classe C ne se fait qu’une fois le stock épuisé.

Gestion des pièces de rechange : la méthode PIEU

La technique de gestion des pièces de rechange PIEU est une méthode conçue par Yves Lavina, un ingénieur français. Son principal objectif est d’optimiser la gestion des pièces détachées en les classant selon 4 critères essentiels. Il s’agit de :

  • l’incidence de la panne qu’engendre sa défaillance (P) ;
  • son importance (I) ;
  • son état (E) ;
  • et surtout sa fréquence d’utilisation (U).

Ces quatre facteurs permettent de déterminer la criticité des équipements. Grâce à la méthode de gestion des pièces de rechange PIEU, l’entreprise peut hiérarchiser les différentes pièces contenues dans son stock. Afin de trouver la criticité de l’équipement, il faut procéder à un calcul en multipliant tous les coefficients de chacun des critères.

Lorsque le seuil est inférieur à 1 alors la pièce est très critique. Un chiffre compris entre 1 et 10 atteste du niveau moyen de la criticité et la pièce doit être surveillée. Par contre, un nombre supérieur à 10 montre que l’équipement est moins important.

Déterminer les pièces de rechange à conserver en stock

Comme nous l’avons vu avec la méthode PIEU, la criticité d’une panne est un critère essentiel à prendre en compte pour déterminer si une pièce doit être absolument disponible immédiatement ou non.

En effet, des interventions de maintenance “non critique” peuvent être planifiées et les pièces de rechanges associées ont théoriquement moins besoin d’être stockées.

En revanche, si les conséquences des défaillances sont critiques il est primordial d’avoir les pièces à portée de main, il en va de votre responsabilité. A choisir, mieux vaut avoir un “surstock” de ces pièces plutôt que de celles qui auront moins de conséquences.

Aussi, la nécessité de disposer d’une pièce en état pour faire le diagnostic, le coût logistique liés à la détention des pièces et les délais de réapprovisionnement sont des facteurs à prendre en compte

Principaux facteurs pour déterminer si les pièces de rechange doivent être stockées

  • Le taux de défaillance (MTBF)
  • Les conséquences des défaillances
  • La nécessité de disposer des pièces pour effectuer un diagnostic
  • Le coût logistique lié à la détention des pièces
  • Les délais de réapprovisionnement

Suivre efficacement le stock des pièces détachées

Pour ne jamais atteindre la rupture de stock sans pour autant être dans l’excès, un bon suivi est nécessaire et peut être grandement facilité par certains logiciels. Avec le module de gestion de stock d’Organilog, il est possible de conserver un historique de la consommation des pièces ainsi que des interventions effectuées sur les équipements.

Avec un tel logiciel de gestion de maintenance, une alerte en cas de “seuil critique” est également envoyée automatiquement, pour anticiper un maximum les ruptures de stock de pièces détachées. C’est également un bon moyen de centraliser la gestion des fournisseurs, des stocks et du parc d’équipements.

De manière générale, si vous vous demandez encore pourquoi utiliser un logiciel GMAO il est important de savoir que ces logiciels permettent non seulement d’effectuer la gestion du stock des pièces de rechange, mais également d’assurer un suivi précis des équipements et des interventions tout en assurant la gestion des plannings, des rapports d’interventions, de la communication client, ainsi que de l’optimisation de la gestion des demandes clients chose essentiel pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise de maintenance.

Centraliser sa gestion des fournisseurs

Un point important et le dernier de cet article, c’est la gestion des fournisseurs. Pour éviter les surstocks de pièces, il convient d’avoir une gestion efficace des commandes pour acheter selon les besoins, au bon moment.

Nous l’avons vu plus haut, selon la criticité et le coût de possession certaines pièces ne doivent pas nécessairement être stockées. Avec des outils de gestion comme Organilog il est possible de centraliser la gestion du stock pour avoir une vision globale pour éviter les stocks “morts ou dormants”.

Avec des logiciels de gestion, vous pouvez commander de nouvelles pièces à vos fournisseurs habituels en quelques clics pour être réactif dès que nécessaire, tout en gagnant du temps sur ces tâches à faible valeur ajoutée.

Conclusion pour une bonne gestion des pièces détachées

  1. Effectuer un bon suivi du stock
  2. Anticiper un maximum les durées de vie des pièces de rechange
  3. Mettre en corrélation le coût de possession d’une pièce avec les conséquences (criticité) pour savoir quelles pièces avoir en stock
  4. Choisir soigneusement les pièces détachées achetées
  5. Utiliser des outils de gestion modernes comme Organilog

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