Une fiche d’intervention est l’élément indispensable des travailleurs en situation de mobilité pour fournir un justificatif et un récapitulatif d’une intervention. Le rapport peut être transmis au client, mais il est également possible de le scanner ou photocopier au sein de l’entreprise afin de conserver une copie pour archiver le travail. Cet article vous propose de télécharger un modèle de fiche d’intervention numérique à imprimer.
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Pourquoi utiliser un rapport d’intervention ?
Le rapport d’intervention, aussi appelé « fiche d’intervention », « bon d’intervention » ou « bilan d’intervention », permet de prendre note des actions réalisées chez un client. Tout peut y être consigné, le détail de la demande, les explications sur la mission, mais également les anomalies ou le matériel utilisé. Il est par la suite possible de faire signer le client afin de s’assurer que celui-ci approuve le travail et le descriptif des actions. Cette signature est très utile dans le cas où un service tiers doit se charger de créer la facturation de l’intervention. La signature atteste que le technicien et le client se sont rencontrés et que le client acquiesce qu’un travail a bel et bien été effectué.
A savoir : En dématérialisant vos rapports d’interventions avec Organilog, vous automatisez la création de vos bons d'interventions
Autres utilités du rapport :
- Retrouver l’historique effectué chez un client, ou sur un équipement spécifique,
- Aider à la gestion de stock,
- Relever des quantités de gaz ou de produits phytosanitaires, pour des besoins de législation,
- Relever les heures travaillées, pour les entreprises de services à la personne,
- Préciser la prochaine date de maintenance suggérée,
- Expliquer sous forme de « parole d’expert« , ce que le technicien recommande pour un bon suivi,
- Rappeler le numéro de téléphone de l’entreprise et/ou du service après vente (SAV).
Télécharger un modèle de fiche d’intervention
L’exemple de fiche d’intervention ci-dessous peut être téléchargé et imprimé de nombreuses fois pour servir de support papier à compléter durant les interventions. Il y a suffisamment d’espace pour inscrire les commentaires, les produits utilisés ou encore les services à facturer. C’est un excellent exemple qui peut synthétiser une grande majorité des interventions de maintenance, d’installation, de chantier, de réparation et bien d’autres.
ou mieux,
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| Type de fiche d’intervention | Description |
|---|---|
| Fiche intervention maintenance | Utilisée pour consigner les actions de maintenance préventive ou corrective sur des équipements ou des installations. |
| Fiche intervention travaux | Destinée à enregistrer les interventions liées à des travaux spécifiques chez un client, comme des rénovations, des installations ou des constructions. |
| Fiche intervention dépannage | Utilisée pour documenter les actions de dépannage effectuées chez un client, y compris les détails de la panne et les réparations réalisées. |
| Fiche intervention plombier | Utilisée par les plombiers pour enregistrer les interventions liées aux systèmes de plomberie, comme les réparations de fuites ou les installations de tuyauterie. |
| Fiche intervention informatique | Destinée à enregistrer les interventions et les réparations effectuées sur des équipements informatiques, tels que les ordinateurs et les réseaux. |
| Fiche intervention maintenance industrielle | Utilisée pour consigner les actions de maintenance effectuées dans un contexte industriel, sur des machines ou des équipements de production. |
| Fiche intervention climatisation | Utilisée pour documenter les interventions liées aux systèmes de climatisation, telles que les installations, les réparations et la maintenance. |
| Fiche intervention électricien | Utilisée par les électriciens pour enregistrer les interventions électriques, y compris les installations, les réparations et les inspections. |
| Fiche intervention SAV | Utilisée pour documenter les interventions du Service Après-Vente, telles que les réparations, les remplacements ou les diagnostics. |
| Fiche intervention dératisation | Utilisée pour enregistrer les interventions visant à éliminer les rats et les souris d’un environnement spécifique. |
| Fiche intervention maintenance informatique | Utilisée pour consigner les actions de maintenance préventive ou corrective sur des équipements informatiques et des systèmes logiciels. |
| Fiche intervention entretien climatisation | Utilisée pour documenter les actions d’entretien régulier des systèmes de climatisation, visant à assurer leur bon fonctionnement et leur durabilité. |
| Fiche intervention serrurier | Utilisée par les serruriers pour enregistrer les interventions liées aux serrures, aux clés et aux systèmes de sécurité des bâtiments. |
| Fiche intervention chauffagiste | Utilisée pour documenter les interventions sur les systèmes de chauffage, telles que les réparations, les réglages et les installations. |
Faiblesse d’une fiche papier
Gérer les rapports d’interventions peut tout de même représenter quelques inconvénients :
- Imprimer des centaines de fiches papiers n’est pas un acte particulièrement écologique (1 ramette de papier est égal à environ 0.06 arbres),
- Le coût du papier et de l’imprimante est un surcoût annuel important pour une entreprise,
- Archiver les fiches est compliqué et prend de la place,
- Scanner ou ressaisir manuellement le contenu des fiches d’interventions est une tâche rébarbative et longues,
- Retrouver des informations au sein de centaines de fiches papiers est long et fastidieux,
- Le contenu d’une fiche est limité (pas de possibilité d’ajout de photo ou de carte de localisation par exemple).
L’idéal : les fiches d’interventions numériques
Il est possible de joindre l’utile à l’agréable.
En effet, des logiciels de gestion d’interventions existent aujourd’hui. En plus de vous aider dans la gestion de vos équipes en situation de mobilités ces derniers vous offrent la possibilité de gérer des rapports d’interventions de manière automatique et en format numérique.
Le logiciel Organilog permet notamment de gérer les interventions à partir des données remplies par les techniciens sur l’application mobile qu’ils transportent partout avec eux. Ludique et simple d’utilisation, la complétion d’une intervention nécessitera seulement 5 minutes et pourra se faire immédiatement sur place. En plus de pouvoir faire signer votre client vous aurez la possibilité d’y joindre des photos en 1 clic.
Par ailleurs, les rapports peuvent être envoyés par email aux clients, sans nécessiter l’impression papier, ou peuvent être mis à disposition de vos clients sur leurs interfaces clients, aussi appelé portail client.
Cette solution vous permettra, en plus, d’avoir un réel historique de l’activité de votre client qui sera consultable en quelques clics.
Il est donc important pour une entreprise d’établir des rapports d’interventions mais il est important de le mettre en place de manière judicieuse. Souvent perçue comme une tâche rébarbative la complétion d’un rapport d’intervention peut être simplifié grâce à des logiciels comme Organilog.
Faire son choix entre les rapports d’intervention papier et numérique
Plusieurs critères sont à prendre en compte pour effectuer une comparaison détaillée : la praticité, la traçabilité, la durabilité et les coûts.
La praticité
Les rapports d’intervention papier offrent une facilité d’utilisation immédiate. Ils ne nécessitent pas de formation technique préalable et sont disponibles dès leur impression. Cependant, ils sont sujets à des risques de perte ou de dommages, et leur stockage physique peut être encombrant.
Les rapports d’intervention numériques offrent une praticité accrue grâce à leur accessibilité depuis n’importe où. Ils peuvent être remplis sur le terrain à l’aide d’appareils mobiles, ce qui permet un traitement plus rapide des données. Cependant, leur utilisation initiale peut nécessiter une période d’adaptation et ils dépendent d’Internet pour leur fonctionnement.
La traçabilité
Concernant les bons d’intervention papier, ils présentent des défis en termes de traçabilité. Il peut être difficile de retracer l’historique des interventions et les données peuvent être incomplètes ou illisibles en raison de la saisie manuelle.
Les fiches d’intervention numériques offrent une traçabilité instantanée des interventions. Toutes les données sont enregistrées électroniquement, ce qui permet un historique complet consultable à tout moment. De plus, il est possible d’ajouter des photos, des documents et d’autres éléments pour enrichir les rapports.
La durabilité
Pour les rapports d’intervention papier, ils sont victimes de la détérioration au fil du temps. Ils peuvent être endommagés ou perdus, ce qui pose des défis pour leur conservation à long terme.
Les rapports d’intervention numériques sont plus durables car ils sont conservés électroniquement. Ils ne sont pas sujets à l’altération physique et peuvent être sauvegardés automatiquement pour assurer leur préservation à long terme.
Les coûts
Les bons d’intervention papier impliquent des coûts associés à l’achat de fournitures telles que le papier et l’encre, ainsi qu’à l’impression, au stockage physique et à l’archivage des documents.
Les fiches d’intervention numériques nécessitent un investissement initial dans le logiciel et les appareils mobiles. Bien qu’ils entraînent des coûts de formation et de maintenance informatique, ils offrent des économies à long terme sur les fournitures et la gestion des documents.
En considérant ces différents aspects, vous pouvez évaluer les avantages et les inconvénients des deux options et choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins opérationnels et à vos objectifs à long terme.
Focus sur la sécurité des données
La sécurité des données est une priorité absolue chez Organilog. Nous comprenons l’importance critique de protéger vos informations sensibles contre les menaces potentielles et les cyberattaques.
C’est pourquoi nous avons mis en place des protocoles de sécurité avancés pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données à tout moment. Notre infrastructure sécurisée utilise des pare-feu robustes et des contrôles d’accès stricts pour protéger vos données contre tout accès non autorisé.
De plus, nous sommes en conformité avec les normes de sécurité les plus strictes. Avec Organilog, vous pouvez avoir une totale confiance dans la sécurité de vos données, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance et le succès de votre entreprise
L’intégration avec d’autres systèmes de gestion est indispensable
Organilog offre une intégration transparente avec d’autres systèmes de gestion, tels que les systèmes CRM (Customer Relationship Management) et ERP (Enterprise Resource Planning). Cette intégration permet une synchronisation efficace des données entre différentes plateformes, ce qui simplifie la gestion des informations et améliore la productivité des équipes.
Grâce à notre API ouverte et nos protocoles d’intégration flexibles, vous pouvez connecter Organilog à vos outils de gestion existants pour une expérience utilisateur fluide et cohérente. Découvrez sans attendre tous nos connecteurs.
Mesure de l’efficacité et du retour sur investissement
La mesure de l’efficacité et du retour sur investissement des logiciels de gestion d’interventions est essentielle pour évaluer leur impact sur les opérations et la rentabilité d’une entreprise.
Organilog offre un tableau de bord avancé qui permet aux utilisateurs de suivre et d’analyser les performances de leurs interventions, de mesurer l’efficacité des processus et d’identifier les domaines d’amélioration.
En évaluant les indicateurs clés de performance (KPI) et en analysant les tendances au fil du temps, nos clients peuvent prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs opérations et maximiser leur retour sur investissement.
Le saviez-vous : Organilog est le logiciel le plus complet du marché pour l’édition de fiche d’intervention personnalisé à votre activité, avec les champs de votre choix et l’identité visuelle de votre choix. Vous pouvez même y ajouter vos modèles de pages (personnalisation de l’entête et du pied de page avec vos images).
Synthèse
Avantage à utiliser des fiches d’intervention :
- Suivi du travail effectué
- Historique des actions chez le client
- Attestation du travail grâce à la signature
- Faciliter l’établissement des factures après une intervention
- Faciliter l’établissement des fiches de paie pour les techniciens (cf. temps de travail)
Avantage du logiciel Organilog :
- Communication en temps réel avec les équipes sur le terrain
- Edition automatique des rapports d’interventions
- Facilité d’utilisation et rapidité de complétion
- Enlève le côté rébarbatif des fiches d’interventions
- Facilite le stockage et l’historique des interventions
- Facilite la recherche d’une intervention précédemment effectuée
- Ajout de photos sur le rapport
- Améliore la communication avec vos clients
Usage concerné :
Idéal pour de nombreux types d’activités : informatique, maintenance, travaux, électricien, nettoyage, ménage et vitres, plomberie, SAV, chantier, BTP, dépannage, frigoriste, fluide frigorigène, climatisation, pisciniste, technicien …
Il est ainsi possible de se baser sur ce modèle pour créer une fiche d’intervention de maintenance de climatiseur, fiche d’intervention informatique, fiche d’intervention de plomberie, fiche suivi maintenance machine et bien d’autres cas d’usages.
Questions fréquentes – Rapport intervention
Pourquoi utiliser un rapport d’intervention digital ?
La transition vers des rapports d’intervention dématérialisés présente un avantage significatif en termes de gain de temps et de traçabilité. Les chefs d’entreprise doivent souvent fournir des attestations et des justificatifs administratifs, et la dématérialisation de ces processus simplifie considérablement ces tâches.
Quelles sont les faiblesses des fiches papier ?
Les fiches papier présentent plusieurs faiblesses. Elles peuvent être perdues, endommagées ou nécessiter de multiples photocopies. De plus, la traçabilité est fréquemment compromise, ce qui peut poser des problèmes en cas de besoin de justificatifs ultérieurs.
Pourquoi choisir Organilog pour la gestion de mes rapports d’interventions ?
Opter pour Organilog pour la gestion de vos rapports d’interventions digitaux présente plusieurs avantages. Tout d’abord, notre solution offre une interface conviviale et entièrement personnalisable, permettant une adaptation parfaite à vos besoins spécifiques. De plus, la fonctionnalité SaaS garantit une accessibilité depuis n’importe où, facilitant la gestion même en déplacement. Faire le choix d’Organilog, c’est choisir la simplicité et l’efficacité pour une gestion optimale de vos interventions.
