Modèle contrat de maintenance (Gratuit)

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Félicitations, vous avez trouvé un nouveau client. Vous avez mutuellement trouvé un accord de façon verbale. 

Or, il est important de rédiger un contrat de maintenance et d’entretien pour vous prémunir contre certains risques. 

Ce document est donc essentiel pour l’image de votre entreprise. Petit couac, la rédaction peut devenir très vite chronophage. 

Bien rédigé, vous assurez une bonne relation avec votre client. C’est pourquoi, il est judicieux d’utiliser un modèle de contrat de maintenance pour gagner du temps. Bonne lecture !

Modèle contrat de maintenance (Gratuit)

Un modèle de contrat de maintenance et de réparation : c’est quoi ?

De nos jours, les entreprises sollicitent de plus en plus les machines pour faciliter les tâches spécifiques. À force d’utiliser quotidiennement ces machines, des dysfonctionnements peuvent apparaître. L’usure peut rendre obsolète une machine. D’où l’importance d’assurer la maintenance et l’entretien de celles-ci. 

De ce fait, le prestataire chargé de la maintenance des machines passe un accord avec le client dans le cadre juridique. Un contrat de maintenance est alors rédigé à l’issue des négociations.

Pourquoi utiliser un contrat de maintenance et de réparation

En tant que prestataire, vous vous engagez à fournir une prestation de maintenance à votre client en contrepartie d’une rémunération. 

Non obligatoire, le contrat de maintenance est tout de même recommandé pour ses avantages : 

  • En cas de retard de paiements ou d’impayé, vous êtes protégé contre ce désagrément
  • Le client définit clairement ce qu’il attend de vous en incluant notamment des garanties

Chacun est dans l’obligation de tenir ses promesses à travers un contrat de maintenance. Il vous lie avec votre client. Ainsi, vous assurez le bon déroulement des opérations en fixant clairement vos attentes en matière de rémunération et de temps de travail. De même pour votre client, chaque tâche est mentionnée dans le contrat. Vous montrez votre professionnalisme, ce qui est gage de confiance. En effet, utiliser un contrat de prestation rassure le client. 

Autre point important, la fidélisation client. Saviez-vous que le coût de fidélisation est de 80% moins cher que le coût d’acquisition d’un nouveau client ? Cela vous semble démesuré et pourtant. Pour la rentabilité de votre entreprise, il est vital de fidéliser sa clientèle. Rédiger un contrat de maintenance vous permet de renforcer le lien avec vos prospects. De cette manière, vous augmentez votre chiffre d’affaires facilement

Télécharger un modèle de contrat de maintenance (Word)

Créer soi-même son contrat de maintenance devient très vite chronophage. De plus, le risque d’erreur est possible. 

Le fait de créer soi-même son contrat de maintenance et de réparation demande du temps. Cette tâche peut devenir très vite chronophage et lorsqu’on gère une entreprise, le temps c’est de l’argent ! Autre désavantage à créer soi-même ce genre de contrat, c’est le risque d’erreur. Votre contrat peut devenir obsolète à la moindre erreur. Il se peut également que vous oubliez une clause importante qui pourrait vous nuire dans le futur.  

Pour que le contrat de maintenance et de réparation soit valide, il est important d’inclure tous les éléments importants. Bien exécuté, le contrat de maintenance vous assure d’être protégé contre les impayés notamment. Utiliser un exemple de contrat de maintenance est utile pour gagner du temps. 

Le modèle ci-dessous peut être facilement édité. Il vous suffira de remplir rapidement vos informations pour personnaliser votre contrat de maintenance.

Logiciel de gestion pour gérer les contrats de maintenance

Pour faciliter la gestion de vos contrats de maintenance et d’entretien, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’intervention est un excellent moyen pour gagner du temps. Vous bénéficiez d’une multitude de fonctionnalités vous permettant d’être performant dans la gestion de votre activité. 

Organilog vous permet de centraliser la gestion de votre activité. Parmi ces fonctionnalités, vous avez la possibilité de générer rapidement vos rapports d’intervention ainsi que vos devis et factures. De cette manière, vous pilotez à distance votre entreprise. Vous limitez votre impact écologique en centralisant tous vos documents dans un seul et même logiciel. Grâce à un suivi efficace de vos clients, vous optimisez leur satisfaction. 

Autre avantage à utiliser un logiciel de gestion, c’est la possibilité doptimiser ses interventions de maintenance afin de gagner en performances. La rentabilité est au cœur de votre stratégie. En limitant les coûts de déplacement et en étant plus efficace, vous devenez davantage compétitif, propice à la pérennité de votre entreprise. 

Quel est le contenu du contrat de maintenance et d’entretien

Pour que le contrat de maintenance soit valide, ces éléments doivent figurer dans le document : 

  • Le nom du représentant ainsi que la nature de sa fonction
  • Le nom de la société
  •  Les coordonnées du prestataire et du client (le numéro de téléphone, l’adresse du siège social)
  • Le numéro d’immatriculation au RCS
  • Le montant du capital social
  • La forme juridique
  • L’objet du contrat de maintenance et réparation
  • Les modalités d’exécution de la prestation de maintenance
  • L’obligation de résultat
  • L’engagement de la part de la société 
  • Les modalités de rémunération et le détail des sanctions en cas de retard
  • La durée du contrat de maintenance
  • La date du début et de fin du contrat de maintenance
  • Les modalités de rupture du contrat de maintenance et d’entretien
  • Les modalités de renouvellement
  • Les obligations de délivrance du prestataire et du client, 
  • Les sanctions en cas de non-respect
  • La procédure à suivre en cas de litige

Les différents types de contrats de maintenance et de réparation

Dans le cadre de l’entretien d’un parc informatique, différents contrats peuvent être conclus :

Le contrat de maintenance informatique :

Il permet également de maintenir le système informatique selon les consignes du client. L’objectif de ces interventions est de dépanner, réparer, améliorer, réviser, régler le système informatique du client.

On distingue trois types de maintenance informatique : 

  • La maintenance  préventive : éviter les éventuelles défaillances
  • La maintenance corrective : visant à remettre en état le fonctionnement d’un équipement défaillant
  • L’infogérance : le prestataire se voit confier l’ensemble des tâches dans la gestion du parc informatique du client

Le mode d’intervention varie selon les cas. Elle peut être à distance, sur le site, par ticket, au forfait ou bien en externalisation complète. 

Le contrat de maintenance industrielle :

Il existe deux types de contrat de maintenance industrielle : 

  • On retrouve le contrat moyen qui nécessite pour le prestataire de déployer tous les moyens humains, matériels et immatériels ainsi que de mettre tout en œuvre les actions nécessaires à la bonne réalisation de l’intervention. La particularité de ce type de contrat est que le prestataire n’est pas engagé à atteindre un résultat spécifique.
  • À l’inverse, le contrat de résultats engage le prestataire à réaliser une prestation définie par le client afin d’atteindre des performances et des objectifs qualifiés et quantifiés.

  On retrouve dans le contrat de maintenance industrielle plusieurs clauses juridiques :

  • La clause commerciale qui détermine le tarif de la prestation
  • La clause technique qui regroupe les dispositions  techniques nécessaires à l’exécution de la prestation comme par exemple la disponibilité, la cadence d’utilisation, la capacité de production, etc.
  • Les clauses d’hygiène et de sécurité visent à mettre en place un dispositif adapté afin d’éviter certains risques professionnels 

Le contrat de maintenance des bâtiments :

Ce type de contrat s’applique dans la gestion immobilière privée et également publique. Le contrat peut avoir effet sur l’entretien du site, du patrimoine architectural et des équipements associés.  

Vous pouvez trouver de tels contrats dans de nombreux sous-secteurs de l’industrie de la construction, tels que le chauffage et le génie climatique, la climatisation et la ventilation, la plomberie, les systèmes de sécurité incendie ou SSI, les toits-terrasses, les ascenseurs, etc.

Enfin, le contrat de maintenance des bâtiments doit préciser la nature de l’intervention et le domaine technique concerné.

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