Peut-on et doit-on dématérialiser la gestion du temps et des activités ?

Peut-on et doit-on dématérialiser la gestion du temps et des activités

Aujourd’hui de nombreux logiciels permettent aux collaborateurs de rapporter leurs activités sur lesquelles ils travaillent durant leurs journées. Cela permet de pouvoir valider, vérifier et analyser ce qui a été fait avant de facturer ce travail auprès des clients de l’entreprise.

Salariés, managers, directeur des services ou de l’entreprise trouvent de nombreux avantages dans l’utilisation de ce type de logiciel. Cependant le recours à un logiciel représente un changement et peut éveiller des craintes chez les acteurs de l’entreprise. Nous allons donc essayer de voir si les entreprises ont intérêt à utiliser un logiciel de gestion du temps et des activités mais aussi de voir quelle approche doit être adoptée.

Avantages pour la société

Un logiciel de gestion des temps sera, par ses fonctions, un atout indéniable pour les différents acteurs de l’organisation.

Point de vue des salariés

Pour les salariés, incluant le secrétariat, un outil comme Organilog, est un véritable outil de productivité. En plus d’y retrouver son planning, le salarié pourra aussi y faire ses rapports d’activités. L’application, qui est liée au logiciel, permettra une saisie rapide des rapports d’interventions. Passé par un logiciel de ce type diminue le risque de perte de données et les erreurs de ressaisie. En effet, en plus d’éviter le côté rébarbatif du remplissage des feuilles d’activités un logiciel de gestion du temps permet aussi d’éviter la ressaisie de ses dernières. Ce processus fait donc gagner du temps à vos salariés sur le terrain mais aussi à vos salariés administratifs.

Ainsi opter pour un outil en ligne permet d’éliminer les cahiers, les classeurs et autres moyens obsolètes de classification et de suivi des clients. Vos salariés emmènent, dans leur poche, l’outil qui leur permettra d’avoir accès à leur planning en temps réel, aux informations du client (l’application Organilog vous calcule votre itinéraire en 1 clic jusqu’à l’adresse du client) mais aussi de remplir facilement et intuitivement les rapports d’interventions (en ayant la possibilité d’y joindre des photos et des signatures).

Point de vue des responsables d’équipes

Pour les responsables d’équipes, le recours à un tel logiciel va leur permettre de suivre l’activité de leurs équipes au fil de la journée mais aussi gagner en réactivité. En effet, en 1 clic ces derniers peuvent connaître les disponibilités de leurs équipes et de leur assigner une intervention. Un logiciel de gestion de temps et d’activités permet aussi de laisser les salariés gérer leur planning et ainsi de les responsabiliser.

Point de vue des directeurs et gérants

Pour les directeurs ou responsables d’entreprises un logiciel de gestion du temps et des activités permettra d’avoir un meilleur suivi de l’activité de l’entreprise. En plus d’avoir accès au travail des salariés sur le terrain, un logiciel comme Organilog permet d’avoir accès à des statistiques sur les clients, les salariés, l’activité… Cela est notamment un avantage pour connaître la vrai valeur d’un contrat par exemple.

Point de vue des clients

De plus pour une entreprise, avoir recours à un logiciel de gestion du temps et des activités permet aussi de fidéliser leurs clients. En effet, un logiciel comme Organilog donne un accès à une interface client sur laquelle les clients des utilisateurs du logiciel peuvent retrouver tous les rapports des interventions qui ont eu lieux dans leurs locaux, peuvent demander des interventions mais aussi communiquer avec les utilisateurs d’Organilog.

Craintes

Cependant la mise en place d’un tel logiciel peut aussi susciter quelques réactions. Ces réactions vont dépendre du logiciel mais aussi de la manière dont il est introduit dans le processus de l’entreprise.

En effet, les salariés peuvent avoir le sentiment de « flicage ». Cependant, un logiciel comme Organilog n’a pas vocation à « fliquer » les salariés. Il est donc important d’expliquer aux salariés que le but du logiciel est de faciliter la communication transversale dans l’entreprise et de faciliter la vie quotidienne en réduisant les tâches « administratives » des salariés de l’entreprise.

Il est aussi possible que les salariés trouvent l’utilisation du logiciel trop compliquée. Il est donc important, lors du choix de logiciel, de privilégier un logiciel qui est ergonomique et facile d’utilisation. Un accompagnement des salariés dans la prise en main permettra d’éviter que ces derniers s’enferme dans l’idée que le logiciel est trop compliqué. Il est donc important de ne pas négliger les premiers moments d’utilisation mais aussi d’envisager d’avoir recours aux formations proposées par les éditeurs de logiciels.

Pour la direction et les responsables il subsiste souvent une crainte quant à la fraude des informations inscrites dans le logiciel. Cependant la fraude peut aussi exister avec l’utilisation des carnets ou des cahiers. De plus, ces situations sont rares et il est important de faire confiance à ses collaborateurs.

Bonus : un tel outil permet de réduire la charge de travail de saisie des heures et permet donc de dégager du temps pour vérifier qu’il n’y a pas de fraude. Il est par ailleurs possible de demander aux salariés de faire un pointage par flashcode ou de prendre en photo un véhicule d’interventions devant chez le client pour garantir la vérité sur les horaires.

Suivi des actions sur un calendrier sur ordinateur

Comment choisir son logiciel de gestion du temps et des activités?

Premièrement il est important d’essayer le logiciel en question. Une démonstration est importante mais pas suffisante. Car comme avec une voiture, le ressenti à l’utilisation ne peut se faire qu’en utilisant soi-même le produit, et ce pendant un période de temps supérieur à une démo de quelques minutes.

De plus il peut être judicieux de faire cet essai en associant un de ses collaborateurs dans l’essai. Il pourra ensuite être un soutien lors de la mise en place mais aussi un relais dans la formation auprès des autres collaborateurs.

Le choix final appartient à votre entreprise. Il faudra donc choisir un logiciel qui convient le mieux à vos besoins mais aussi de vérifier que leur support est réactif et efficace car le support fait aussi partie de l’expérience du logiciel.

N.B : En 2025, 75 % des travailleurs appartiendront aux nouvelles générations Y et Z. Cette génération est la génération qui a grandie avec les ordinateurs, les smartphones et les tablettes. Pour eux eux il sera normal mais aussi attendu de travailler sur des processus informatisés.

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