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Modèle de feuille d’émargement gratuit : Word, Excel et PDF
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Dans votre activité professionnelle, vous aurez certainement à utiliser une feuille d’émargement, encore appelée feuille de présence. Organilog vous a préparé un modèle de feuille d’émargement gratuit et en ligne, en format Word, Excel et PDF.
Qu’est-ce qu’une feuille d’émargement ?
Un feuille d’émargement est un document indispensable pour l’organisation d’une entreprise. Elle peut également servir aux associations, aux assemblées générales, aux collectivités locales ou toute autre forme d’administration.
La feuille d’émargement recense l’identité des personnes présentes, avec leur nom et prénom, ainsi que leur signature justifiant de leur présence.
À quoi sert une feuille d’émargement ?
La feuille de présence (ou d’émargement) sert à conserver une trace écrite des personnes présentes à un événement. Elle permet de conserver un historique du nombre de personnes qui ont assisté à la réunion, la formation ou l’assemblée, et de leur identité. Ce document permet également de pouvoir recontacter les inscrits ultérieurement.
La feuille d’émargement a aussi une fonction de justificatif pour attester de la présence d’une personne, de son assiduité à une formation, etc.
La feuille d’émargement est-elle obligatoire ?
La justification de présence d’une personne à un événement se fait presque obligatoirement par la signature d’une feuille d’émargement, selon la jurisprudence française.
Signer la feuille de présence assure et sécurise également le financement dans le cadre d’une formation.
Dans quel contexte utiliser un modèle de feuille d’émargement ?
Il peut-être nécessaire de remplir une feuille de présence dans différents contextes :
- pour une formation
- lors d’une réunion interne d’entreprise
- lors d’une assemblée générale
- pour la validation d’un quorum
- pour un concours ou des épreuves
- pour la validation par des organismes de formation
- etc.
La tenue d’un tel registre permet différentes choses. En plus de s’assurer de la présence des participants et de leur assiduité, elle permet, comme nous l’avons vu précédemment, de produire un justificatif et une preuve juridique.
Aussi, la feuille de présence sert à collecter les données des participants dans le but de les recontacter à l’issue de l’événement et de les inviter à une prochaine réunion.
La feuille de présence permet, enfin, de compiler des informations pour les analyser afin de déterminer l’intérêt porté à l’événement.
Créer une feuille d’émargement sur Word ou Excel
Il n’y a pas d’exemple type de feuille d’émargement. Ce document doit néanmoins contenir les informations essentielles :
- l’identité des participants avec leur nom et prénom
- un espace dédié à la signature à côté des noms et prénoms
- l’heure et la date de l’événement
- le lieu de l’événement
- l’intitulé de l’événement
- l’identité de la (ou des) personne organisatrice
- l’identité de l’intervenant ou du formateur
- les coordonnées de contact de l’organisation
Nos modèles de feuilles d’émargement
Afin de vous faire gagner du temps, nous avons conçu un modèle de feuille de présence, décliné sous 3 formats :
Ou encore mieux,
Générer ses feuilles d’émargement automatiquement
Avec les outils modernes, il est possible de générer ses feuilles de présence en quelques clics, sans avoir à toujours dupliquer et ressaisir l’information sur les modèles papiers.
L’outil Organilog par exemple, vous permet de personnaliser vos feuilles d’émargement puis de les télécharger en toute simplicité.
Le bonus dans tout ça ? Les participants peuvent même signer en ligne, dans le cas d’une formation ou d’une réunion à distance. Vous pouvez même générer une facture avec un coup de baguette magique, à partir de votre feuille de présence ! 😎
Mais ce n’est pas tout ! Cet outil tout-en-un vous permet globalement de dématérialiser votre entreprise, pour diminuer les tâches administratives, améliorer la communication interne/externe et gagner en lucidité opérationnelle.
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