Dématérialiser ses contrats : Pourquoi et comment ?

La dématérialisation des contrats joue un rôle important dans la transition numérique d’une entreprise, que ce soit des contrats de sous-traitance, de maintenance, de travail ou encore de location la digitalisation devient indispensable pour diminuer ses frais, gagner en productivité et protéger l’environnement. 

Mais concrètement, quels sont les bénéfices de la dématérialisation ? Est-ce sécurisé ? Comment utiliser la signature électronique ? De nombreuses questions auxquelles nous allons tâcher de répondre dans cet article !

Qu’est-ce que la dématérialisation des contrats ?

Dématérialiser ses contrats revient à arrêter l’utilisation du papier pour se tourner vers une solution numérique.

De la création jusqu’à l’archivage en passant par l’envoi et la signature, tout est 100% électronique ce qui permet de diminuer les interventions humaines (erreurs de saisie, gain de temps..) et de simplifier les échanges ainsi que l’archivage des documents.

Accessible sur ordinateur, tablette et smartphone, un logiciel de gestion de contrat permet offre une grande liberté d’utilisation et représente un investissement rapidement rentabilisé.

Quels contrats sont concernés par la dématérialisation ?

De nos jours, la grande majorité des types de contrats peuvent être dématérialisés et cela concerne autant les contrats privés que les contrats administratifs. Voici quelques exemples :

• les contrats de vente,
• contrats de prestations de services tels que les contrats de maintenance,
• contrats de sous-traitance,
• contrats de partenariat,
• contrats de location,
• contrats de travail.

Par exemple, une entreprise de maintenance, de nettoyage ou même de BTP pourra facilement créer contrat de prestation de service numérique pour encadrer ses services.

Pourquoi dématérialiser ses contrats ?

De la même manière que pour la dématérialisation des devis et factures, utiliser des contrats électroniques apporte son lot de bénéfices et devient incontournable pour les petites, moyennes et grandes entreprises.

Les avantages des contrats numériques

• Diminuer les tâches chronophages : économiser de nombreuses heures dédiées à la rédaction, à l’impression, et aux nombreux échanges par email..
• Éviter les erreurs de saisie et les pertes de documents, le stockage est sécurisé en ligne
• Réduire les délais de signature, à l’aide de la signature électronique les clients ou collaborateurs signent rapidement depuis internet
• Faciliter le stockage avec l’archivage numérique des documents pour retrouver l’information rapidement
• Simplifier le suivi des échéances, à l’aide de rappels automatiques
• Gérer facilement la récurrence des contrats
• Mais c’est aussi un geste pour protéger l’environnement en réduisant la quantité de papier utilisé

Les contrats numériques semblent donc être la solution idéale pour réduire ses coûts, gagner en productivité, améliorer sa relation client et diminuer son empreinte carbone. Dématérialiser ses contrats devient de plus en plus indispensable car cela permet également de devenir plus compétitif.

Comment dématérialiser ses contrats ?

Le déploiement est relativement simple à mettre en place, et le retour sur investissement rapide. A l’aide d’un outil numérique tel que Organilog, vous dématérialisez vos contrats mais également vos devis et factures ainsi que vos fiches d’interventions et note de frais.

Voici un exemple d’utilisation avec l’outil Organilog, pour le cas d’une entreprise de froid/climatisation qui souhaite créer un contrat de maintenance annuel

• Édition facile d’un contrat de maintenance en le pré remplissant avec les informations du client référencés sur la plateforme
• Envoi du contrat en un clic au client par email ou via un portail client et le correspondant peut le signer en ligne très facilement.
• Accéder aux statistiques liées au contrat, pour suivre le budget et le temps alloué à ce dernier.

La signature électronique pour valider un contrat dématérialisé

Comme n’importe quel contrat, le contrat numérique doit être signé. En utilisant un logiciel de gestion de contrat (comme le nôtre) vous profitez de la signature électronique. La signature manifeste le consentement des parties.

Convaincu par la dématérialisation ? Profitez d’une démonstration gratuite de notre outil Organilog, pour utiliser les contrats électroniques facilement. 😉

Quelle est la validité d’un contrat conclu sous forme électronique ?

L’état Français encourage la dématérialisation des documents depuis les années 1990, et depuis peu le gouvernement accélère avec notamment la facturation électronique qui sera obligatoire d’ici 2024. 

Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques bénéficient désormais de la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du code civil:

“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”

Depuis juillet 2016, le règlement e-IDAS remplace la précédente directive européenne et harmonise les règles d’utilisation et de reconnaissance légale de procédés de signature électronique de toute l’Union Européenne. 

Il est donc important de retenir que le contrat doit :

• garantir l’identité du signataire,
• garantir l’intégrité du document (prouver que le document signé n’a pas été modifié)

Dématérialisez vos contrats avec Organilog, essayez gratuitement notre outil made in France 😊