Comment créer une facture de situation ?

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Pratique pour les projets de long terme, les factures de situation permettent d'échelonner le paiement. Découvrez comment la calculer et la créer !
Comment créer une facture de situation ?

Utile pour échelonner les règlements en fonction de l’avancement de la prestation fournie, la facture de situation offre plusieurs avantages pour votre entreprise. Comment la calculer ? Comment la créer ? Découvrez dans cet article toutes les informations relatives à la facture de situation. Bonne lecture !

Qu’est-ce qu’une facture de situation ? 

Également appelée facture d’avancement ou facture intermédiaire, la facture de situation est un document comptable utilisé pour échelonner les règlements suivant l’avancée des travaux. Concrètement, au lieu de facturer la totalité dès le début, vous facturez au fur et à mesure du travail effectué. 

Les factures de situation sont particulièrement utiles  dans le secteur du BTP. En effet, dès lors qu’un projet s’étale sur plusieurs mois, ce type de facture est utile. 

Dans quel cas une facture d’avancement peut être utile ?

Le fait d’étaler le règlement d’un chantier ou d’un projet dans le temps offre plusieurs avantages pour l’entreprise notamment sur sa trésorerie et le suivi du chantier. 

Améliore la capacité financière de l’entreprise

La facture de situation est utile pour différentes raisons. Premièrement, elle permet à l’entreprise d’améliorer la trésorerie de façon régulière ou bien de réduire le BFR (besoin en fond de roulement)

Étant donné que certains chantiers sont amenés à durer plusieurs mois, voire plusieurs années, il est vital que l’entreprise puisse être en capacité de financer les différents éléments essentiels au projet tels que les salaires ou l’achat de stock. 

Meilleure visibilité sur le chantier

Autre avantage à utiliser la facture de situation, le fait de pouvoir suivre la progression du chantier. En effet, une facture est créée à chaque échéance du projet. De cette manière, vous, ainsi que votre client, pourrez connaître simplement et rapidement l’avancée des travaux. 

Vous aurez donc une visibilité claire sur votre planning, mais également sur votre situation financière et votre gestion des opérations. 

Bon à savoir : l’optimisation du suivi de chantier est primordiale pour tout type de travaux. Coordonner les équipes tout en s’assurant du bon déroulement des opérations de chantier est nécessaire pour rentabiliser votre temps. Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez dans cet article comment améliorer la gestion des équipes terrain et bureau.

Comment calculer une facture de situation ?  

Pour calculer une facture de situation, il existe deux méthodes :

  • À partir du pourcentage de l’avancement global du projet :

On parlera alors de  situation globale. Le maître d’ouvrage chargé de suivre la progression des travaux est donc responsable du calcul du montant de la facture de situation.  

  • À partir du pourcentage d’avancement par prestation spécifique :

Également appelée par lot, cette décomposition est avantageuse, particulièrement sur les chantiers faisant intervenir plusieurs sous-traitants. En effet, chacun d’eux aura la possibilité de facturer son marché, indépendamment de l’avancée des autres. Si tel est le cas, alors c’est l’entreprise donneuse d’ordre qui sera chargée de réaliser la facture globale au client. 

À noter que la facture globale doit incorporer le détail de lancement de chacun des lots et le pourcentage de l’avancement du projet dans sa globalité. 

Quelle est la différence entre une facture de situation et une facture d’acompte ? 

Les acomptes sont versés par le client avant la livraison ou au début d’une transaction. L’idée est de garantir la vente d’une prestation de services en engageant financièrement le client. Le montant qui a été versé est déduit du solde restant de la facture finale. 

À l’inverse,  la facture de situation a pour objectif d’échelonner les paiements tout au long de l’avancée globale des travaux. De ce fait, la facture est émise pendant la prestation du service à la différence de la facture d’acompte. 

Le seul point commun entre une facture d’acompte et de situation est qu’elles génèrent de la trésorerie pour commencer les travaux. 

Comment créer une facture de situation ?

D’un point de vue légal, la facture de situation doit répondre aux mêmes obligations que les factures classiques. Toutefois, des spécificités subsistent. 

Mention obligatoire à inscrire dans une facture de situation 

Certaines mentions sont spécifiques à la facture de situation :

  • Numéro de la facture de situation
  • Devis de référence
  • Désignation des lots ou des marchés dans le cas où de la sous-traitance a été utilisée
  • Pourcentage d’avancement des projets
  • Pourcentage d’avancement de la précédente facture de situation
  • Le montant restant à régler 
  • Le montant de la facture d’acompte s’il en existe

À savoir que les autres mentions que l’on retrouve sur toutes les factures comme les coordonnées du vendeur et du client ou bien les informations de la prestation doivent obligatoirement figurer sur la facture de situation.  

Utiliser un logiciel de facturation pour créer une facture de situation 

Créer soi-même une facture de situation peut devenir chronophage lorsqu’elle doit être émise plusieurs fois pendant la durée du chantier. Sans oublier les erreurs qui sont monnaie courante.

Pour gagner du temps, les logiciels de facturation vous proposent des modèles de facture de situation entièrement personnalisables. En quelques clics, créez des factures individuelles selon le pourcentage d’avancement d’une prestation. Vous échelonnez donc les paiements et créez un récapitulatif de situation pour vos clients. 

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