Pourquoi utiliser un ERP pour la gestion des stocks ?

Nous avons tous connu une rupture de stock, ou à l’inverse, une quantité déprimante de stocks dormants. Traditionnellement effectuée sur Excel, la gestion des stocks s’est depuis modernisée et des progiciels de gestion intégrée (ERP) permettent d’en assurer une bonne maîtrise. Découvrons ensemble les avantages d’un logiciel de gestion de stock.

Pourquoi optimiser la gestion des stocks ?

Il est toujours bon de se rappeler les bénéfices d’une bonne tenue des stocks car les habitudes ont la peau dure et il est souvent difficile de se détacher d’une gestion obsolète.

Globalement, améliorer la gestion des stocks permet d’éviter le sous-stockage ou le surstockage et cela apporte, vous vous en doutez, de nombreux bénéfices :

• satisfaire la demande client,
• optimiser l’espace d’entreposage,
• réduction des coûts de stockage.

Cela ne nous vient pas forcément à l’esprit, mais améliorer la gestion de son stock permet également d’augmenter le confort de travail des équipes, et donc la productivité et la fidélité de ses collaborateurs.

À l’inverse, une mauvaise gestion du stock peut avoir de lourdes conséquences sur une entreprise de services en perturbant significativement le flux logistique, et notamment pour les activités de maintenance par exemple.

Les conséquences d’une mauvaise gestion de stock

• Manque de pièces de rechange (délai pour réaliser des interventions)
• Erreur sur l’achat de pièces (pas les bonnes)
• Surplus par rapport à la consommation
• Aucun suivi des pièces à faible rotation
• Surstock suite à une urgence
• Pièces détachées perdues ou mal entreposées
• Pièces substituées par d’autres “supposément” équivalente

Le saviez-vous ? Jusqu’à 80 % des pièces de rechange stockées ne sont pas ou très peu utilisées et 50 % des surstocks seront obsolètes dans un délai de 4 ans.

Vous l’avez compris, l’optimisation de la gestion des pièces détachées et du stock en général est un réel levier clé de croissance. Est-ce qu’un logiciel ERP peut vous permettre de maîtriser votre stock ? C’est ce que nous allons voir maintenant !

Les avantages d’un ERP pour la gestion des stocks

Suivi des niveaux de stock plus efficace

Une solution de gestion comme Organilog permet d’effectuer un décompte automatique des pièces détachées et autres éléments du stock, cela est un vrai gain de temps mais également une source d’erreurs en moins. Vous visualisez facilement votre inventaire pour conserver un suivi précis du stock.

Alertes en cas de stock faible

La plupart des ERP qui permettent une gestion de stock peuvent également vous alerter si une pièce atteint un seuil critique, défini en amont. Cela est très pratique pour éviter la pénurie sans avoir à regarder quotidiennement l’inventaire.

Meilleure traçabilité du stock

Pour un professionnel, il est important de conserver un historique des pièces achetées et vendues. Avec un logiciel de gestion des stocks vous pouvez même retrouver chez quel client a été installé une pièce de rechange précise ou encore un équipement.

Centraliser l’information

De nos jours, l’information est de plus en plus massive et s’y retrouver peut parfois être un véritable casse-tête. Entre les nombreux fichiers Excel, les devis, factures et plannings, difficile de rester lucide pour maîtriser pleinement son activité. Avec une solution ERP complète comme Organilog, il est possible de centraliser toute l’information sur un espace sécurisé, pour y accéder partout et tout le temps.

Gestion des fournisseurs

La plupart des solutions ERP permettent de centraliser également la gestion des fournisseurs pour gagner du temps sur les achats et le suivi des pièces détachées et autres produits. Aussi, des outils comme Organilog permettent la gestion des reliquats de livraison ce qui est un gain de temps significatif.

Fonctionnement d’un logiciel ERP pour la gestion des stocks

Généralement, un logiciel ERP vous permet une gestion complète de l’activité. Dans le cas où vous effectuez des déplacements fréquents chez vos clients (dépannage, maintenance, installation…), un logiciel de gestion d’interventions sera encore plus pertinent, c’est en quelque sorte un ERP cumulé avec un GMAO.

Prenons un exemple dans le cas d’un technicien frigoriste :

1. Un client effectue une demande d’intervention,
2. l’intervention est planifiée par les équipes bureau et assignée à un technicien directement sur le logiciel,
3. la fiche client et la fiche d’intervention sont créées, et les pièces de stock requises sont ajoutées facilement à l’intervention,
4. le technicien effectue l’intervention sur le terrain et remonte l’information via une application mobile (rapport d’intervention, photos, signatures..),
5. l’équipe bureau édite automatiquement la facture sans avoir à ressaisir l’information,
6. le stock est décrémenté automatiquement et se met à jour.

L’information est donc centralisée, et le stock s’actualise facilement pour ne jamais perdre du temps ou faire des erreurs.

Comment bien choisir son ERP pour gérer son stock ?

Le marché des logiciels de gestion d’intervention est en plein boom depuis quelques années. Avec ces offres de plus en plus complètes et innovantes, il peut parfois être difficile de s’y retrouver.

5 critères pour choisir son logiciel ERP pour la gestion de stock

• Réactivité du support client
  • Votre logiciel ERP, vous allez l’utiliser quotidiennement et il aura un impact sur vos équipes et tout votre business. Avant de signer chez un éditeur de logiciel spécifique, il est fortement conseillé de tester le service client. Si vous avez un problème sur le terrain ou au bureau, vous devez pouvoir compter sur eux pour vous venir en aide !

Le saviez-vous ? Le support client d’Organilog répond en moins de 7 minutes, en moyenne.

• Centralisation des fonctionnalités
  • Pour éviter les frais inutiles que représente l’utilisation de nombreux logiciels séparés, et pour profiter de la synergie de toutes les fonctionnalités, il est conseillé de choisir un outil ERP qui englobe un maximum de fonctionnalités.
    
• Sécurité des données
  • Rien de plus important que la sécurité de vos données ! Demander un document qui détaille les mesures de qualité et de sécurité du logiciel est important pour vérifier la fiabilité des données.
    
• Accessibilité de l’outil ERP
  • Un outil de gestion de stock disponible sur téléphone, tablette et ordinateur est un vrai confort qui vous permet d’accéder à l’information où que vous soyez. L’information est stockée sur le cloud, ce qui permet une synchronisation en temps réel de votre stock.
    
• Capacité de formation
  • Un outil ERP aussi bien conçu soit-il est encore plus performant lorsqu’il est utilisé au maximum de ses capacités. Pour cette raison, demander à l’éditeur une formation est un bon moyen de maîtriser pleinement le progiciel de gestion intégré.

Gestion de stock Excel VS Logiciel ERP

Depuis les années 80, Excel est devenu un outil incontournable pour de nombreuses entreprises. Un outil gratuit, flexible et accessible qui nous a épargnés une gestion papiers beaucoup trop chronophage et coûteuse.

Excel à l’avantage d’être en quelque sorte un “ERP de gestion de stock gratuit”, mais à quel prix ! (Sans mauvais jeu de mots)

Cependant, depuis quelques années cet outil a laissé place à des logiciels plus modernes qui offrent beaucoup plus de possibilités et qui facilitent la collaboration.

Inconvénients liés à la gestion des stocks avec Excel

• Saisie manuelle source d’erreurs et de pertes de temps
• Collaboration difficile entre les équipes
• Pas ou peu d’automatisations
• Mauvaise vue d’ensemble du stock

Pour conclure, l’utilisation d’un outil ERP pour la gestion du stock apporte de nombreux bénéfices et devient incontournable pour les entreprises de services.

Essayez gratuitement le logiciel ERP Organilog pour faciliter votre gestion du stock