Comment faire une note de frais ?

Vous avez des collaborateurs en déplacement professionnel et ils doivent avancer des dépenses ? Organilog vous indique comment rédiger une note de frais et quelles sont les conditions de remboursement.
Comment faire une note de frais - une femme tapant sur une calculatrice à son bureau

Faire une note de frais dans les règles de l’art. Voilà ce que l’on vous propose de voir dans cet article. Autant pour vos salariés que pour vous, entreprises, savoir rédiger une note de frais est important pour le remboursement et pour la bonne tenue des comptes de votre société.

Les notes de frais interviennent dans le cadre de missions effectuées par vos employés. Lors de celles-ci, des dépenses nécessaires interviennent : transports en commun, alimentation, hébergement, frais kilométriques. Ces frais sont remboursables par l’entreprise sur présentation de la note et des justificatifs par le collaborateur.

Comment faire une note de frais en bonne et due forme ? Quels sont les frais qui peuvent être remboursés et ceux qui sont à la charge de l’employé ? Quelles sont les conditions légales de remboursement ? Organilog vous explique tout dans cet article !

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document permettant à un collaborateur étant parti en déplacement de se faire rembourser les dépenses professionnelles liées à ce déplacement.

Cette fiche recense l’ensemble des frais engagés dans le cadre de sa mission, sur des fonds personnels. Votre salarié a donc avancé l’argent pour pouvoir assurer sa mission dans les meilleures conditions possibles. Le document est rempli par le salarié et remis à son employeur à l’issue de son déplacement professionnel.

Rédiger une note de frais

Pour bien rédiger une note de frais en bonne et due forme afin que le remboursement puisse s’effectuer rapidement et en totalité, le document doit contenir plusieurs éléments :

  • la date de la mission avec son début et sa fin
  • l’identité du salarié effectuant la mission et son service
  • le motif de la mission
  • la nature des frais engagés (hébergement, transports, alimentation, etc.)
  • le lieu et l’heure du déplacement
  • les montants de l’ensemble des frais HT et TTC
  • et enfin, la signature du salarié et de son employeur

Les fiches de notes de frais sont habituellement fournies par l’entreprise. Le salarié n’a pas à rédiger lui-même le document, il a simplement à remplir le tableau.

Afin de vous faciliter la tâche et de vous faire gagner un temps précieux, et parce qu’on est généreux chez Organilog, on vous présente notre modèle de note de frais entièrement gratuit et à votre disposition. Vous pouvez dès à présent télécharger le document et le distribuer à votre personnel en déplacement, c’est cadeau !

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Quand et comment traiter les notes de frais ?

Voilà, votre employé est rentré de son déplacement professionnel et il vient de vous remettre sa note de frais dûment remplie et signée. Sachez qu’en tant qu’employeur, vous devez respecter un cadre légal de remboursement de ces frais.

Néanmoins, tous les frais engagés ne sont pas remboursables ! Voici la liste des dépenses que vous êtes tenus de rembourser. Pour le reste, c’est à la charge de votre collaborateur.

  • Les frais de transports (train, avion, transports en commun, frais kilométriques)
  • Les frais liés au logement dans le cas où le lieu de la mission se trouve à plus de 50 km du domicile de l’employé
  • les frais liés à l’alimentation concernant les petits déjeuners, les déjeuners et les dîners
  • les frais professionnels liés à l’achat de matériels nécessaires au bon déroulement de la mission, ou à des abonnements.

La réglementation impose à l’employeur de rembourser les notes de frais de ses collaborateurs dans un délai minimum de 5 ans. Pour ce qui est des salariés, ils devraient fournir leurs notes et justificatifs dans un délai maximum de 3 mois.

L’article L123-22 impose aux entreprises de conserver les justificatifs pendant 10 ans. Si une note de frais ne s’avère pas justifiée, elle ne pourra alors pas être remboursée, sous peine d’être considérée comme une “avantage en nature”.

Rembourser les frais des salariés

En tant qu’employeur, vous pouvez rembourser les frais de vos salariés de deux manières différentes :

  • le remboursement aux frais réels
  • le remboursement au forfait

C’est à vous de choisir ce qui vous convient le mieux. Le tout étant d’informer votre collaborateur en amont pour éviter les mauvaises surprises.

Le remboursement aux frais réels, consiste, comme son nom l’indique, à rembourser l’intégralité des frais engagés durant la mission. Sur ce mode, la note de frais doit être accompagnée des justificatifs et des factures ; tickets de caisse, reçus, contrat de location, facture…

En ce qui concerne le remboursement au forfait, il se fait selon le barème imposé par l’URSSAF. Mis en place pour des dépenses régulières et récurrentes, le remboursement au forfait concerne : les déplacements, les frais de restauration, les indemnités kilométriques, ainsi que certaines dépenses liées à la mobilité professionnelle.

Pour votre bonne information, en tant qu’employeur, vous avez tout à fait le droit d’imposer à vos salariés un délai de remise des justificatifs des notes de frais (arrêt n° 07-45722 de la chambre sociale de la Cour de Cassation).

Les frais liés à l’hébergement ne sont remboursables et valables uniquement si le déplacement se trouve à plus de 50 km du domicile du salarié, ou à plus de 1 h 30 de transport.

Le remboursement des dépenses bénéficie d’une exonération des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.

Récupérer la TVA sur les notes de frais de vos employés

Sur certaines notes de frais, la TVA est récupérable par les entreprises, à certaines conditions.

La TVA peut être récupérable si les justificatifs de la note de frais indiquent le montant de la TVA, son taux appliqué et le montant HT de la facture. Le document doit être émis au nom de l’entreprise et la dépense doit uniquement être engagée dans l’intérêt de l’entreprise. Aussi, la TVA doit être exigible chez le fournisseur.

La TVA est déductible des frais de repas, que ce soit dans le cadre d’une mission et d’un déplacement, mais aussi dans le cadre d’un déjeuner d’affaires ou pour un événement d’entreprise.

En revanche, la TVA n’est pas récupérable en ce qui concerne les tickets de péage d’autoroute et les frais de carburant

Concernant les frais de logement, dans le cas d’un hôtel ou d’un appart-hôtel, la TVA n’est pas récupérable. Mais, elle l’est sur les frais de petits-déjeuners et boissons. Dans le cas de missions de longue durée, la TVA est récupérable.

Comment faire une note de frais kilométrique ?

La note de frais kilométrique doit comporter les mêmes informations qu’une note de frais normale, avec en plus :

  • la marque et le modèle du véhicule
  • sa puissance fiscale
  • le nombre de kilomètres au lieu de départ et celui à l’arrivée
  • la distance parcourue
  • le montant des frais kilométriques

Faire une note de frais d’hébergement

Pour faire une note de frais d’hébergement complète, votre salarié doit indiquer la date et le lieu d’hébergement, le montant de la dépense et accompagner le document de la facture. Celle-ci devra comporter le nombre de nuitées, les frais imputés à la chambre et un solde nul.

Faire une note de frais de repas

Une note de frais de repas recense la nature des dépenses engagées, leurs montants, la date et s’accompagne d’une facture.

Utiliser un logiciel pour générer ses notes de frais facilement

Peu importe les types de notes de frais, notre logiciel de gestion vous aide dans la comptabilisation des remboursements des notes de frais de vos collaborateurs.

Notre outil vous permet d’établir une note de frais entièrement personnalisable et numérique !

Vos collaborateurs pourront les éditer et les transmettre à votre service comptable pour un traitement rapide et efficace !

Avec Organilog, fini le papier et la perte des documents ! Le justificatif accompagnant une note de frais de restaurant sera désormais bien accroché et relié ! Au revoir le tableur Excel qui se déforme à la moindre modification ! Notre solution de gestion est à la fois intuitive, claire et tellement pratique !

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