10 bonnes raisons de larguer le papier pour un logiciel ERP

Vous êtes encore avec l'imprimante et le papier pour la gestion de votre entreprise ? Découvrez comment booster votre activité avec un logiciel ERP !
logiciel erp - une femme travaillant sur un ordinateur portable

Un logiciel ERP (enterprise resource planning) est un outil à destination des entreprises visant à gérer leurs ressources. En quelques mots, les logiciels ERP libèrent les équipes administratives et terrain des tâches les plus chronophages qui ne concernent pas leur cœur d’activité. L’ERP automatise les processus d’entreprise et permet de faire plus avec moins.

Grâce à ce type d’outil, vous optimisez la productivité de vos employés et maximisez votre chiffre d’affaires. Vu comme ça, cela semble le genre de solution miracle vantée dans une mauvaise pub télé. Laissez-nous vous convaincre en 10 points et dîtes-nous à la fin si nous avons réussi !

Planifiez les équipes en quelques clics

Aussi appelées PGI (progiciel de gestion intégrée), les solutions ERP accompagnent les entreprises dans leur gestion comptable et financière, mais aussi dans l’organisation complète de leur activité. 

Cela passe notamment par la gestion des plannings des équipes. Utile aux entreprises ayant des équipes mobiles, cette planification est un véritable gain de temps pour les équipes bureau et terrain. En seulement quelques clics, vous planifiez les interventions de vos techniciens et intervenants, avec tous les détails nécessaires et la fiche client reliée. 

Finis les plannings sur des feuilles volantes, facilement perdues et/ou abîmées. Désormais, les plannings sont consultables sur un téléphone portable, une tablette ou un ordinateur ! 

Bonus : des notifications instantanées en cas de modifications !

La mise en place d’un tel logiciel de gestion de planning a de nombreux avantages, dont celui, non négligeable, d’informer en temps réel les employés de chaque modification effectuée sur leur emploi du temps. 

Des notifications sont envoyées pour toutes les mises à jour faites sur le planning. Ainsi, vos salariés sont avertis instantanément des modifications : annulation d’une intervention, report d’un rendez-vous client, changement d’adresse ou complément d’information, etc.

Une gestion des interventions fluide et apaisée

Avec un logiciel ERP, vous pouvez maintenant gérer l’ensemble de votre activité, et notamment les interventions prévues. Cet outil permet de centraliser toutes les informations liées à un client : 

  • l’identité et les coordonnées du client
  • l’intervenant affecté à l’intervention
  • la demande du client
  • le devis et la facture 
  • la fiche et le rapport d’intervention

Vos équipes terrain sont informées rapidement de leur emploi du temps et ont à leur disposition, sur un seul outil, tous les détails nécessaires à leur intervention. 

Des rapports d’intervention édités et pré-remplis

Grâce à de telles solutions de gestion, comme Organilog, les remontées terrain se font immédiatement et en ligne. Dès qu’une intervention est terminée, un rapport d’intervention est automatiquement généré, prêt à être envoyé au client.

Entièrement personnalisable à l’image de l’entreprise, ce rapport est au format PDF. Cette dématérialisation des documents évite la perte de données et maximise la communication avec la clientèle.

De plus, chaque document émis est archivé dans le logiciel ERP pour que vous puissiez les consulter et revenir dessus au besoin.

Gérez vos stocks d’une main de maître : finies les ruptures ! 

Parmi les nombreux avantages d’un logiciel ERP, la gestion des stocks en est un majeur ! Un ERP va vous aider dans la gestion de la chaîne logistique. Il va venir vous alerter lorsque le seuil d’une quantité d’un produit (appelé seuil critique) est atteint. Ainsi, vous pourrez réapprovisionner vos stocks sans risquer la rupture ! 

Un stock approvisionné c’est l’assurance de pouvoir honorer les rendez-vous client et les interventions, et donc de satisfaire le client. En effet, une annulation ou un report à cause d’une rupture de stock, ce n’est jamais agréable, surtout lorsque cela peut être évité ! 

Avec Organilog comme logiciel ERP, vous pouvez :  

  • suivre vos stocks en un seul coup d’oeil
  • être alerté lorsque le seuil critique prédéfini est atteint
  • archiver et garder un historique de vos produits et/ou services
  • avoir une décrémentation automatique
  • gérer vos fournisseurs
  • passer des commandes en un rien de temps

Créez des commandes en un clic

La gestion commerciale de votre entreprise passe par un stock approvisionné, et donc par des commandes régulières auprès de vos fournisseurs. Comme nous l’avons vu précédemment, en tant que logiciel ERP, Organilog vous accompagne également dans ce processus ! 

Dans l’outil, vous ajoutez chacun de vos fournisseurs auxquels vous associez les produits vendus. Dès que la notification de seuil critique apparaît, vous pouvez alors passer commande directement, en deux temps trois mouvements. La commande est envoyée depuis Organilog sur l’adresse mail renseignée du fournisseur. 

Cette fonctionnalité va de paire avec la gestion des stocks et la bonne organisation de votre entreprise.

Une facturation automatisée

Afin de vous faire gagner du temps (et de l’argent), un bon logiciel ERP vous facilite la vie en convertissant automatiquement les devis en factures ! 

Cette fonctionnalité de devis et facturation vous évite de saisir plusieurs fois les mêmes données, et par la même occasion les erreurs !

D’ailleurs, depuis un même devis, vous pouvez créer une facture, mais aussi une intervention ou un contrat ! 

Le module de facturation propose de nombreux avantages : 

  • la conversion des devis en facture, 
  • la personnalisation des factures à l’image de votre entreprise (logo, nom de la société, mise en page),
  • la récurrence de la facturation 
  • l’automatisation des relances pour les retards de paiement et impayés
  • le calcul des montants HT et TTC avec le taux de la TVA applicable
  • le suivi de votre chiffre d’affaires en temps réel

Passez à la signature électronique

Toujours dans une optique de gain de temps et de fluidification de la communication entre votre entreprise et vos clients, les logiciels ERP intègrent une fonction de signature électronique.

Ainsi, vos clients peuvent signer les devis en ligne, instantanément, ce qui raccourcit considérablement le temps d’attente entre le rendez-vous, la validation du devis, l’intervention et le paiement ! Le document, que ce soit d’ailleurs un devis ou un contrat, est envoyé par mail et signable directement sur le PC, le mobile ou la tablette. 

Certains logiciels comme Organilog offrent un portail client sur lequel les clients peuvent retrouver l’ensemble de leurs documents à signer ou déjà signés.

La force d’un tel logiciel ERP est dans la dématérialisation des fichiers et des process. Terminées les feuilles volantes, perdues, abîmées, terminées les impressions en masse, les ruptures de cartouches d’encre, les quintes d’énervement devant l’imprimante ! Moins de papier, moins d’encre, plus de sérénité et d’économie !

Un système de pointage mobile performant

Certaines solutions ERP proposent également un service de pointage numérique pour les employés, qu’ils soient au bureau, en télétravail ou mobiles.

Organilog a mis en place un système de pointage multi-support. Les salariés peuvent ainsi signaler leur présence sur leur téléphone mobile, sur leur tablette ou sur leur ordinateur. Avec une simple connexion internet, le pointage se fait simplement et rapidement, sans possibilité d’erreurs !

Le pointage peut se faire par clic, ou par QR Code dans le cas où un collaborateur doive se rendre à un endroit précis. Il suffit alors qu’il scanne le QR Code préalablement déposé sur le lieu indiqué, et le logiciel signifiera sa présence.

Ce système d’information permet aux entreprises plusieurs choses : 

  • calculer automatiquement les heures supplémentaires effectuées
  • être alerté des absences imprévues du personnel
  • géolocaliser les employés en intervention
  • contrôler les horaires de travail (obligation légale de l’employeur)
  • simplifier la gestion des temps pleins et partiels

Gérez les absences du personnel sereinement

En plus de gérer les processus opérationnels d’une entreprise, un logiciel ERP peut également intégrer quelques fonctionnalités de ressources humaines (RH), comme la gestion des absences du personnel.

C’est aussi ce que fait Organilog ! Sur son interface, il est possible d’effectuer des demandes d’absences de la part des employés et de les gérer de la part des services RH. Il peut s’agir de congés payés, de congés sans solde, de temps de récupération, de RTT, d’arrêt de travail, de formation, de séminaire, etc. Le paramétrage des types de congés est à définir en amont par l’entreprise.

Demandes client et tickets traités en une journée

Une bonne gestion d’entreprise passe par un service client irréprochable ! Il est capital d’entretenir les pratiques de services après-vente et de maintenance pour une satisfaction client optimale. Ce point est d’autant plus important qu’il reflète l’image de votre entreprise. La satisfaction client a un rôle majeur dans la visibilité et la notoriété de votre marque. 

Et ça, un bon logiciel ERP l’aura bien compris ! Grâce à lui, vous compilez l’ensemble des demandes des clients, que ce soient des réclamations, des insatisfactions, des interrogations, des demandes sur un produit ou un service spécifique, une remarque, etc. 

Un module de gestion de ticket et d’incident est incontournable aujourd’hui ! Il vous permet de répondre à toutes les questions de vos clients, et leurs besoins. À travers cette fonctionnalité, vous entretenez la satisfaction de votre clientèle et sa fidélité à votre entreprise !

Suivez votre activité en temps réel

Enfin, parmi les grandes fonctionnalités indispensables à un logiciel ERP digne de ce nom, le tableau de bord d’entreprise est une figure majeure ! 

Il rassemble toute l’activité de votre société, ses performances, son chiffre d’affaires, le nombre de ventes ou de contrats signés, les affaires en cours, passées et réalisées, etc. Grâce à lui, vous analysez votre rentabilité et établissez des objectifs concrets et réalistes.

Sur le tableau de bord, vous évaluez également la productivité de vos équipes et ajustez au besoin les effectifs là où il vous semble en avoir besoin.

Ce suivi de l’activité doit pouvoir vous offrir une vue à 360° de votre rendement. Il vous permet de garder un œil sur l’avancée des projets et de voir en quelques secondes où vous en êtes.

En bref

Que vous soyez une TPE, PME; une grande entreprise ou un auto-entrepreneur avec une micro-entreprise, un logiciel ERP est un outil incontournable pour votre réussite professionnelle. Véritable assistant, il regroupe à lui seul toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre activité tout en gagnant un temps précieux sur les tâches les plus chronophages. 

Une communication interne améliorée

Grâce à un tel outil, la communication entre vos équipes bureau et terrain est grandement améliorée. D’un côté, les équipes au bureau ne sont plus obligées de courir après les intervenants et techniciens pour récupérer les informations liées à leurs rendez-vous clients, et d’un autre côté, les équipes terrains ne sont plus obligées de revenir constamment au bureau déposer ou récupérer des documents. 

Les tâches chronophages et jugées “chiantes” (qu’on se le dise franchement…) sont désormais simplifiées et fluidifiées. Les logiciels ERP facilitent la vie de tout le monde et offrent un confort de travail inégalable.

Un service client optimisé

Vous l’aurez compris, un logiciel ERP vous facilite la vie, mais facilite également les échanges avec vos clients. Le risque d’erreurs est largement minimisé, vos plannings sont à jour en temps réel, vous anticipez les absences du personnel, vos documents sont personnalisés à votre effigie et professionnels, vos stocks sont approvisionnés, votre SAV est opérationnel… 

Tout ceci participe à choyer votre client pour qu’il ressorte de votre entreprise pleinement satisfait et qu’il revienne à nouveau vous voir pour vous jurer fidélité ! 

Une activité développée

Avec toutes ses fonctionnalités avantageuses, un ERP est là pour vous rendre la tâche facile, certes, mais surtout pour vous aider à développer votre activité et la faire grandir de jour en jour.

Plus qu’une aide, ce type de logiciel est un véritable assistant à votre activité. Grâce à lui, vous pouvez enfin vous concentrer sur le cœur de votre métier, en passant un minimum de temps sur les missions les plus rébarbatives qui vous empêchent de vous pencher sur la croissance de votre entreprise.

Alors ? Convaincu ? 

N’hésitez pas à demander une démo, c’est gratuit !

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