Chaque année la commande publique représente plusieurs milliards d’euros. Seulement les marchés publics sont régie par d’autres règles que le commerce et la vente classique. En effet, ils font l’objet d’une procédure stricte que les organismes publics doivent suivre à la lettre. L’une des étapes de cette procédure est l’établissement d’un appel d’offre afin de recueillir les propositions et ensuite de sélectionner celle qui leur semble le mieux.
Nous allons tenter de vous donner quelques petites astuces vous permettant de remporter un appel d’offre. Cette liste d’astuces n’est en aucun cas exhaustive et chaque entreprise doit opter pour le fonctionnement qui lui convient le mieux. Voici 10 petites astuces qui augmenteront vos chances de remporter un appel d’offre.
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1/ Identifier les offres le plus tôt
Dans un premier temps il est nécessaire d’identifier les appels d’offres suffisamment tôt afin de pouvoir bénéficier d’un maximum de temps pour y répondre. Vous pouvez alors vous inscrire à des envois d’alertes par email lorsqu’un appel d’offre est mis en ligne. Ce service est disponible sur des sites tels que :
- BOAMP (bulletin officiel des annonces des marchés publics)
- DoubleTrade
- Achatpublic.com
- Vecteurplus.com
Ces sites vous feront parvenir par e-mail les offres correspondantes à vos critères préétablis. Il convient de sélectionner les éventuels mots-clés ou catégories avec soin pour s’assurer de ne pas rater un projet. Vous pouvez aussi vous imposer une discipline personnelle en réservant un créneau hebdomadaire pour la consultation des appels d’offres.
Astuce n°1 : il peut être judicieux de tester plusieurs plateformes afin de comparer les filtres de recherche. Une évaluation en condition réelle sur plusieurs jours ou plusieurs semaines permettra d’évaluez la pertinence des filtres. Il est même possible de conserver un doublon dans les plateformes sélectionnées si les résultats de la veille quotidienne donnent des résultats complémentaires.
Astuce n°2 : assurez-vous d’avoir un bon réseau professionnel qui peut éventuellement vous tenir informé s’ils découvrent un marché qui vous correspond.
2/ Sélectionner les appels que vous pouvez remporter
Répondre à un appel d’offres demande beaucoup de temps et d’investissement de la part de vos collaborateurs. Il est donc préférable de sélectionner des appels d’offres pour lesquels vous avez une réelle chance de remporter la mise. Il est judicieux de privilégier la qualité à la quantité.
Astuce pour les appels d'offres : ne pas candidater si vous n'avez aucune chance Share on X3/ Se faire connaître auprès des demandeurs
Le choix entre les offres est fait par des humains et il est donc soumis à d’autres éléments que la simple capacité à faire le travail. Il est donc important de se faire connaître, de développer sa notoriété auprès des demandeurs. Contactez-les, pour poser des questions et établir une véritable relation entre vous. Si un climat de confiance est établi il peut être un atout de plus dans votre manche lors du choix final.
4/ Adapter le mémoire au projet
Comme pour une lettre de motivation le destinataire apprécie de lire quelque chose de personnalisé. Il est donc important d’adapter son dossier en fonction des attentes de l’expéditeur de l’appel d’offres. Certains apprécieront une grande partie administrative alors que d’autres s’attacheront seulement au technique.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, vous pouvez utiliser notre Modèle de Mémoire Technique à Télécharger (gratuit). Ce dernier vous permettra d’optimiser votre rédaction et de valoriser pleinement votre savoir-faire. Le mémoire technique est certainement la partie la plus importante d’une réponse à un appel d’offres.
5/ Répondre au maximum aux attentes
Un des éléments, et surement le plus important, est de répondre à un maximum de points exigés par l’auteur de l’appel d’offres. Si vous ne répondez pas à tous les points mettez en avant les solutions que vous envisagez pour y répondre. Montrez que vous avez réalisé une démarche afin de coller au mieux à leurs attentes.
Astuce : veillez à être rigoureux lors de la rédaction de votre offre. Pensez par exemple à bien lire le dossier en entier et à noter sur papier toutes les spécificités et remarques qui vous viennent en tête lors de la lecture. Reprenez vos notes régulièrement pour vous assurez de ne rien avoir oublié.
6/ Utiliser des solutions modernes dans votre organisation
Avec le système d’appel d’offres il est parfois difficile de se démarquer de ses concurrents. Certains éléments peuvent vous permettre de le faire. En effet, si vous mettez en avant le fait que vous utilisez des solutions logicielles qui permettent de tenir informer le demandeur avec des rapports, cela vous permet de prouver votre sérieux, votre professionnalisme et votre transparence (une solution comme Organilog donne accès à un historique pour votre client mais aussi à une plateforme d’échange avec vous).
7/ Prendre contact après le dépôt du dossier
Dans la mesure du possible il est judicieux de prendre contact avec le responsable du marché, une fois que le dossier de candidature a été déposé. Prétexté le fait de savoir si ils l’ont bien reçu et essayez de collecter les premières impressions. Cela vous permettra d’entretenir la relation mais aussi de les rassurer face aux premières craintes.
8/ Préparer l’oral
La procédure d’appel d’offres fait souvent l’objet d’un oral réunissant les potentiels sélectionnés et le demandeur. Il est donc important de préparer l’oral. Apportez-y du soin dans la préparation et dans l’exécution. Ne négligez aucuns détail du cadre de l’appel d’offres, du contexte, du public mais aussi et surtout des attentes du demandeur.
Astuces :
- Renseignez-vous sur le format et la durée.
- Préparez vos supports tel que des brochures et une présentation (Powerpoint, PDF …). Pensez à un plan de secours si votre présentation informatique ne fonctionne pas.
- Préparer une réponse pour toutes les questions qu’ils pourront poser.
- Soyez bien apprêté lors du RDV.
- Restez courtois, polis, aimable et professionnel.
9/ Savoir négocier
La négociation fait fréquemment partie prenante du processus de sélection lors d’un appel d’offres. Comme pour l’oral il faut la préparer. Savoir négocier c’est aussi connaître parfaitement son produit, les attentes du client mais aussi ses limites.
10/ Analyser les appels d’offres conclus
Enfin, la dernière petite astuce est de faire le point sur les appels d’offres. Qu’il se soit conclu favorablement ou défavorablement il est important de faire le bilan sur ce qu’on a fait afin de savoir ce qui nous a mené au succès ou à l’échec. De même, il convient de se renseigner sur les tarifs des autres candidats afin de savoir si vous êtes trop cher. Une telle démarche vous permettra d’augmenter vos chances de gagner vos prochains appels d’offres.
Bonus : indiquer que vous utilisez Organilog
Les utilisateurs d’Organilog n’hésitent pas à préciser leur utilisation de notre solution logicielle afin de se démarquer et de prouver leur sérieux lors de candidatures. Ils augmentent ainsi leur ratio d’appel d’offre remporté.
Astuce : même si vous n’êtes pas utilisateur d’Organilog, vous pouvez préciser que vous utiliserez la solution, et vous pourrez valider votre abonnement uniquement après avoir remporté le projet.
Nous vous avons concocté un dossier de ressources pour enrichir votre mémoire technique :
