Parmi tous les outils et tous les services que votre entreprise peut proposer à sa clientèle, vous avez la possibilité d’intégrer un portail client. Cet outil vient compléter la relation qui lie votre entreprise à vos clients, en plus de votre service support ou SAV, du suivi des achats, des demandes, etc.
Qu’est-ce qu’un logiciel portail client ? À quoi sert-il concrètement ? Quels sont les avantages pour votre clientèle, mais aussi pour votre entreprise ? Découvrons tout ça dans cet article !
Qu’est-ce qu’un portail client ?
Un portail client est un espace dédié pour votre clientèle, en libre service, et donnant accès à toutes les informations relatives à la relation entre une entreprise et le client. Il est totalement privé, à l’usage de votre client qui pourra retrouver dessus toute l’antériorité de sa relation avec votre entreprise. Un logiciel portail client facilite les interactions avec les clients.
De manière générale, un portail client sécurisé est très utile pour la fidélisation client, mais aussi pour alléger la charge de travail des services SAV / support. L’espace client répertorie plusieurs fonctionnalités. C’est un endroit où obtenir des informations multiples :
- une communication interne avec votre entreprise, via une messagerie ou un chat
- l’ensemble des demandes émises de la part du client et les réponses qui lui sont apportées
- les documents afférents à ses demandes ou ses achats : devis, bons de commande, facturation, rapports d’intervention, questionnaires de satisfaction, etc.
- les offres en cours
- le récapitulatif de ses achats et/ou abonnements dans le cas de récurrences de factures (par exemple si votre client a un abonnement chez vous pour de la maintenance mensuelle)
- le suivi et l’avancée des interventions
- la signature électronique des documents (devis, contrat, bons de commandes,…)
- la liste des équipements
Un portail client est en accès libre et gratuit pour vos clients, pour peu qu’ils aient une connexion internet et qu’ils se soient enregistrés avec une adresse mail et un mot de passe.
Pourquoi proposer un espace client ? Quels en sont les avantages ?
Un espace dédié à votre clientèle
Pour vos clients, cet espace dédié leur permet surtout de retrouver le suivi de leurs achats, commandes, etc. Au même endroit sont centralisés les contrats, les devis, les factures, les rapports d’intervention, les dates des prochaines interventions, la liste de leurs équipements, etc.
Grâce à un portail client, non seulement ils n’ont plus à rechercher longuement dans leur boîte mail ou leurs courriers les documents, mais ils ont tout à portée de clic ! La perte des informations est également réduite à zéro !
Recourir à un logiciel portail client permet de maximiser l’expérience client et de proposer un espace où trouver des informations rapidement et simplement.
Des demandes clients instantanées
Un espace client leur permet aussi de contacter plus rapidement, voire instantanément le service support de votre entreprise. Une question ? Une demande particulière ? Une remontée d’information ? Pas de souci, ils ont le pouvoir de vous faire parvenir leurs doléances en un rien de temps. Après, ce sera à vous d’instaurer avec vos équipes les délais de réponse qui conviennent pour leur donner pleine satisfaction !
Grâce à un logiciel de portail client, il est possible d’émettre des tickets de support, encore appelés “demandes clients”. En effet, les intéractions avec les clients se font essentiellement à travers ces tickets, qu’ils traitent d’une demande particulière, d’une question, d’une interrogation sur l’utilisation de votre produit ou service ou d’une réclamation.
Depuis le portail client, votre clientèle à accès au nombre de tickets qu’elle a émis via un tableau de bord. Le statut de leur ticket est clairement indiqué et elle est notifiée lorsqu’une réponse a été apportée.
Une meilleure organisation et communication pour votre entreprise
Pour votre entreprise, la présence d’un portail client permet d’optimiser votre gestion client et de gagner du temps du côté de votre équipe support. Vos clients sont beaucoup plus autonomes sur leur espace et peuvent retrouver les documents liés à leurs commandes sans passer par votre SAV.
Un gain de temps certain ! Voici la promesse que le portail client offre à vos équipes SAV ! terminés les échanges mail qui durent pendant des jours ou les appels téléphoniques à répétition. Votre service support n’a plus qu’à déposer sur l’espace client les documents et informations nécessaires à partager. En seulement quelques clics, le client est notifié et informé !
La signature électronique : pratique et rapide
Le gros avantage d’un portail client, autant pour vous que pour votre clientèle, c’est la possibilité de signer électroniquement les documents. Pourquoi ? Car vous gagnez un temps précieux ! Cette signature électronique réduit considérablement les délais entre un devis et son application, mais aussi entre une intervention et son règlement.
La signature électronique vient fluidifier votre facturation et assurer une trésorerie mieux remplie !
Comment intégrer un portail client à votre entreprise ?
Les meilleurs logiciels de portail client sont intégrés à un outil plus global, évitant ainsi d’utiliser plusieurs solutions.
Par exemple, Organilog n’est pas seulement un logiciel de portail client. Plus généralement, il est un logiciel de gestion des interventions et de l’activité. Il rassemble des fonctionnalités telles que :
- le planning
- les devis et la facturation
- la gestion des contrats
- la gestion clients
- la gestion des stocks et des fournisseurs
- un module de pointage numérique
- la gestion du personnel et des absences
- la signature électronique
- etc.
Intégrer un portail client à son entreprise suggère de choisir un logiciel qui correspond à ses besoins. Souhaitez-vous uniquement un logiciel portail client ? Ou ne serait-il pas mieux d’obtenir un logiciel plus complet ? Une fois ce choix déterminé, il ne vous reste plus qu’à contacter le prestataire (Organilog, par exemple 😉) et à vous laisser guider !
Organilog vous facilite la tâche avec son portail client !
Organilog facilite les missions de votre service client en proposant dans ses fonctionnalités un logiciel portail client personnalisable !
Grâce à cette solution, vous pouvez partager des connaissances importantes avec votre clientèle, comme des conseils d’entretien, des bonnes pratiques, ou encore un mode d’emploi pour un produit.
Pour créer un portail client sur Organilog, rien de plus simple ! Il vous suffit de l’activer depuis l’interface du logiciel.
L’identifiant et le mot de passe sont prédéfinis par défaut, mais personnalisables par le client ensuite.
Le logiciel portail client d’Organilog vous permet en tant qu’entreprise de personnaliser les portails en ajoutant votre logo, le message d’en-tête et les différents onglets accessibles.
Avec Organilog, les mises à jour que votre entreprise fait sur les différentes fiches client se font automatiquement dans les espaces clients !
Qu’attendez-vous pour proposer le meilleur à vos clients et à vos équipes !?
