Comment classer les factures fournisseurs : le guide complet

Si vous consultez cet article, c’est que vous vous êtes déjà posé une question : comment classer les factures fournisseurs ?

 Dans le monde des affaires et de la gestion, la facturation est un élément essentiel. La manière dont vous classez vos factures peut avoir un impact considérable sur l’efficacité de votre entreprise.

Nous allons explorer en profondeur l’importance du classement des factures fournisseurs et comment cela peut contribuer à une gestion plus efficace de votre entreprise. Nous mettrons en lumière l’utilité d’utiliser un logiciel de gestion et/ou d’un logiciel de gestion de commandes fournisseurs.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Avant d’entrer dans les détails du classement des factures fournisseurs, il est essentiel de comprendre ce qu’est réellement une facture. Une facture est un document commercial qui atteste de l’achat d’un produit ou d’un service.

Elle comporte des informations comme le numéro de la facture, la date d’émission, les détails du fournisseur, les articles ou services achetés, les quantités, les prix unitaires et totaux, ainsi que les modalités de paiement.

Qu’est-ce qu’un classement apporte à la gestion des factures ?

Le classement des factures fournisseurs est bien plus qu’une simple organisation de documents. C’est un processus stratégique qui permet à une entreprise de maintenir un contrôle financier efficace et de respecter ses obligations comptables et légales. Un bon classement offre plusieurs avantages :

• Organisation efficace : En classant vos factures, vous pouvez facilement retrouver les documents nécessaires en cas de besoin, ce qui réduit le temps passé à rechercher des informations.

• Respect des délais : Un système de classement efficace permet de suivre les échéances de paiement et d’éviter les retards qui pourraient entraîner des pénalités financières ou des perturbations dans les relations commerciales.

• Conformité légale : Il est essentiel pour se conformer aux exigences légales en matière de comptabilité et de déclaration fiscale.

• Gestion des flux de trésorerie : En ayant une vue d’ensemble sur les dépenses et les engagements financiers, vous pouvez mieux gérer votre trésorerie et anticiper les besoins futurs de votre entreprise.

Les 5 pièces comptables à classer

Dans le cadre de la gestion des factures fournisseurs, plusieurs pièces comptables doivent être classées méthodiquement. Parmi celles-ci, on retrouve :

• Les factures d’achats de biens ou de services.
• Les bons de commande.
• Les relevés de comptes bancaires.
• Les bordereaux de livraison.
• Les justificatifs de paiement (chèques, virements, etc.).
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Comment classer les factures fournisseurs : la méthode efficace

Il existe plusieurs méthodes de classement des documents comptables, mais l’une des plus courantes est le classement chronologique. Cette méthode consiste à ranger les factures par ordre chronologique, habituellement par mois et par année.

Cela permet une recherche rapide et efficace des documents, en particulier lorsqu’ils sont nécessaires pour des audits ou des déclarations fiscales.

Responsable qui gère la facturation

Le processus de traitement des factures fournisseurs

Le processus de traitement des factures comprend plusieurs étapes, allant de la réception du document à sa validation et à son paiement. Voici les principales étapes du processus :

1. 1. Réception de la facture : La facture est reçue par l’entreprise, que ce soit par courrier postal, par courrier électronique ou par tout autre moyen.

2. 2. Vérification de la conformité : Elle est vérifiée pour s’assurer qu’elle est complète, conforme aux termes convenus et qu’elle respecte les exigences légales.

3. 3. Enregistrement comptable : La facture est enregistrée dans le système comptable de l’entreprise, généralement par le service financier ou comptable.

4. 4. Validation et approbation : Elle est soumise à un processus de validation et d’approbation interne, qui peut impliquer plusieurs niveaux de validation en fonction du montant ou du type de dépense.

5. 5. Paiement : Une fois la facturation validée, elle est ainsi planifiée pour paiement selon les modalités convenues avec le fournisseur.

Bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages par rapport à la gestion traditionnelle sur support papier. En effet, la dématérialisation permet :

• Gain de temps : La gestion électronique des factures réduit les délais de traitement et accélère les cycles de paiement.

• Réduction des coûts : Moins de papier, d’encre et de frais postaux contribuent à réduire les coûts administratifs liés à la gestion des factures.

• Sécurité accrue : Les solutions de dématérialisation offrent des niveaux de sécurité élevés, garantissant la confidentialité et l’intégrité des données.

• Traçabilité et archivage simplifié : Les factures électroniques sont simplement traçables et peuvent être stockées de manière sécurisée sur des serveurs, permettant un accès rapide et sécurisé aux informations.

>> Télécharger : le guide pour dématérialiser sa facturation

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation comme Organilog ?

Archiver facilement vos factures

Organilog vous permet d’archiver naturellement vos factures fournisseurs de manière numérique. Fini les classeurs encombrants et les pertes de documents papier. Avec Organilog, vos factures sont stockées de manière sécurisée dans un espace dédié, facilement accessible à tout moment.

Dématérialiser, centraliser, automatiser : gagner en productivité

La dématérialisation des factures est au cœur de la solution Organilog. En choisissant Organilog, vous optez pour une gestion électronique des documents, vous permettant de centraliser l’ensemble de vos factures fournisseurs au sein d’une plateforme unique.

De surcroît, grâce à des fonctionnalités avancées, telles que l‘automatisation des tâches récurrentes, vous gagnez en efficacité et en productivité.

Signature électronique pour plus de sécurité

Notre logiciel de devis propose également une fonction de signature électronique intégrée, garantissant la sécurité et l’authenticité de vos documents. 

En ce sens, vous pouvez certifier vos factures et autres documents comptables en toute simplicité, tout en respectant les normes de sécurité et de conformité.

Suivi des impayés : assurer une trésorerie saine

Avec Organilog, le suivi des impayés devient un jeu d’enfant. Vous pouvez facilement identifier les factures en attente de paiement, suivre leur évolution et prendre les mesures appropriées pour régler les situations de retard de paiement. 

Avec le suivi des impayés, Organilog vous permet de maintenir une gestion financière saine et d’éviter les pertes potentielles.

Transformer vos devis en facture en 1 clic

Une autre fonctionnalité pratique d’Organilog est la possibilité de transformer vos devis en factures en un seul clic. Cette caractéristique vous permet d’accélérer le processus de facturation et de réduire le temps passé sur les tâches administratives.

En simplifiant la conversion des devis en factures, Organilog vous permet de gagner du temps et d’optimiser votre flux de travail.

Sécurisé pour éviter les pertes papier

La sécurité de vos données est une priorité absolue pour Organilog. En optant pour notre solution, vous bénéficiez d’un environnement sécurisé qui protège vos informations contre les pertes papier, les erreurs humaines et les accès non autorisés. Vos factures sont sauvegardées de manière fiable, vous offrant une tranquillité d’esprit totale.

Utilisation de la signature électronique avec un logiciel de facture et de devis

Choisissez Organilog pour la gestion de vos factures

En somme, choisir Organilog pour la gestion de vos factures fournisseurs représente une décision stratégique pour votre entreprise. 

Par ailleurs, grâce à des fonctionnalités avancées telles que l’archivage numérique, la dématérialisation, le suivi des impayés, la transformation des devis en factures en un clic et la sécurité des données, vous bénéficiez d’une solution complète et efficace.

Ne laissez plus vos processus comptables vous ralentir.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment Organilog peut transformer la gestion de vos factures fournisseurs et vous permettre de vous concentrer sur le cœur de votre activité.