Les entreprises, qu’elles soient de grandes entreprises ou des TPE, ont besoin de créer un planning du personnel solide et efficace pour une bonne gestion de leur activité. Les enjeux d’un planning du personnel performant sont multiples : rendez-vous et interventions client honorés en temps et en heure, journées productives, mais aussi satisfaction du personnel avec un emploi du temps simple et sans être trop chargé.
En effet, un planning du personnel prend à la fois soin des clients, mais aussi des salariés dont la charge de travail ne doit pas être une source de stress ou de fatigue. La gestion des plannings du personnel participe à la fidélisation des employés !
Alors, comment faire un planning du personnel digne de ce nom ? Organilog, logiciel de planning (mais pas que !) vous donne ses meilleurs conseils !
Comment optimiser la gestion du planning du personnel ?
En tant qu’entreprise, vous devez créer des plannings qui facilitent la vie et le quotidien de vos équipes. Votre service de ressources humaines doit faire tout un travail de planification des différentes missions associées à chaque poste pour que l’organisation de l’activité soit la plus fluide possible.
C’est pourquoi il est important d’optimiser cette gestion du planning du personnel. Mettre à disposition un calendrier clair permet à vos employés de connaître à l’avance leurs tâches et de prévoir leur semaine de travail.
Afin d’optimiser cette gestion qui peut paraître minutieuse et chronophage, il est conseillé de s’équiper des bons outils : un logiciel de planification est indispensable à la bonne organisation d’une entreprise !
L’optimisation du planning du personnel en quelques points
Voici quelques conseils pour concevoir les plannings de vos salariés :
- Respecter au maximum les horaires de début et de fin de journée, ainsi que les pauses réglementaires telles que le déjeuner.
- Éviter les plages horaires coupées
- Si vos employés sont mobiles, essayez de gérer les déplacements de manière à ce qu’ils soient les plus courts et rapprochés possible. Pour cela, vous pouvez vous référer à un logiciel de gestion de tournées.
- En regroupant les interventions proches, vous optimisez les journées de vos intervenants !
- Pensez à prendre en compte les congés et absences des collaborateurs et prévoir les remplacements
- Anticipez les imprévus et retard et vérifiez l’état de vos stocks pour limiter tout risque de report ou d’annulation d’intervention
Ces quelques conseils vous permettront de mettre en place un planning clair et efficace tout en prenant soin des conditions de travail des salariés. Ce ne sont que quelques exemples avant de passer à un planning professionnel et organisé, avec Excel.
Comment faire un planning du personnel avec Excel ?
En tant qu’entreprise, la première des solutions qui peut venir en tête est de créer un planning sur Excel. Logiciel de tableur qui a fait ses preuves ces dernières années, très pratique, il est une alternative au planning papier, raturé et modifié à de multiples reprises, feuille volante facilement égarée.
Les plannings Excel ont l’avantage d’être modifiables à l’infini, sans risque de perte du document. Facile à envoyer par mail aux collaborateurs, il peut être sous format hebdomadaire ou mensuel.
Les ressources humaines doivent concevoir un planning qui respecte les contraintes de l’entreprise. Avec un logiciel comme Excel, elles ont la main sur les horaires de travail de chaque salarié et peuvent organiser l’activité de chaque équipe selon les besoins.
Téléchargez notre modèle de planning Excel gratuitement !
Néanmoins, la conception du planning du personnel sur Excel a ses limites :
- À force de modifications, des erreurs peuvent se glisser dans le planning de travail
- Cela reste une tâche chronophage pour l’équipe des ressources humaines
- Il force à avoir en tête les demandes de congés et absences des employés
- L’automatisation n’est pas possible et aucune alerte n’est donnée s’il y a conflit
C’est pourquoi aujourd’hui les entreprises se séparent peu à peu des logiciels comme Excel pour se tourner vers des solutions plus complètes, mais aussi plus efficaces avec une automatisation des tâches administratives et chronophages.
Dépasser Excel et utiliser un logiciel de planning du personnel
Avec un véritable logiciel de gestion de planning, il est possible de concevoir un planning clair et efficace, en un minimum de temps, tout en étant guidé par l’outil et alerté des conflits. Un logiciel de planning comme Organilog prend en compte les heures de travail de chaque employé, l’horaire de début et de fin de journée ainsi que les pauses, mais aussi les congés et absences.
Alertes et notifications en cas de modification du planning
Chaque modification effectuée est instantanément signalée sur les appareils des salariés : PC, tablette ou smartphone. Relié au système de pointage numérique, le planning signale de lui-même les retards et absences, les arrêts maladie, les congés, pour que l’équipe des ressources humaines puisse l’adapter au mieux.
Avec un tel logiciel de gestion, vous prenez en compte l’ensemble des horaires des salariés, vous évitez les plages horaires coupées, vous adaptez les emplois du temps en fonction des imprévus en un claquement de doigts !
En fonction de la semaine, du mois ou de n’importe quelle période de l’année, vos plannings sont désormais optimisés tout en respectant le cadre légal et sans erreur possible.
Des plannings simples mais détaillés pour une bonne gestion de l’activité
Sur les plannings du personnel d’Organilog, il est possible de retrouver l’ensemble des informations nécessaires à chaque mission et chaque poste. Les données sont précieusement indiquées, conservées et archivées pour que chaque équipe et chaque service puisse garder un historique.
L’employeur peut également consulter le planning du personnel et garder un œil sur les projets en cours, à venir ou terminés.
Les plages horaires de disponibilités, d’absences ou occupées sont clairement indiquées au cours des jours, des semaines et des mois.
Un logiciel de planning complet
Organilog est également une application permettant de fixer des objectifs par équipe et par collaborateur afin de participer à la croissance et à la rentabilité de l’entreprise.
Outil complet, le logiciel Organilog inclut des fonctionnalités diverses pour une gestion totale de votre entreprise : contrat, devis, facturation, signature électronique, gestion des stocks, pointage, SAV et maintenance, ticketing, et bien d’autres !
