Planning Papier à télécharger

La création d'un planning professionnel au sein d'une entreprise permet d'anticiper la charge de travail à répartir sur les jours de la semaine. Cette ressource simple favorise la communication des responsables jusqu'aux intervenants, et formalise les ordres de missions sur plusieurs jours.

Pourquoi opter pour un planning papier ?

Créer un planning sur papier est une méthode basique pour attribuer les interventions aux collaborateurs. Un modèle de planning vierge peut être imprimé en multiple exemplaire et transmis à chaque intervenant afin qu'ils complètent eux-même leur emploi du temps, incluant leurs horaires. Cette même fiche peut également être complétée au bureau par l'équipe dirigeante afin d'attribuer le travail à réaliser et les lieux d'interventions.

A noter : un logiciel de planning professionnel possède certains avantages comparés à une fiche papier. Il est possible de créer un compte d'essai à Organilog gratuitement afin de découvrir les fonctionnalités proposées par un tel logiciel.

Planning d'équipe à la semaine

Le modèle de planning papier présenté ci-dessous est idéal pour répartir les missions sur une semaine entière. Ce modèle peut être complétée aussi bien sur ordinateur qu'avec un crayon. Il est suffisamment souple  pour laisser le choix de compléter les informations de son choix pour chaque jour de la semaine. Voici quelques exemples de libellés envisageables pour noter les interventions sur ce planning :

  • "8h-10h : entretien client Alpha"
  • "Matin : entretien chez client Alpha à 75000 Paris"
  • "[Alpha] entretien (Paris)"
  • ...

Astuce : lorsque le planning est complété sur ordinateur, il est possible d'utiliser un système de code couleur en fonction du type d'intervention afin de mieux visualiser les catégories d'interventions ou les absences.

Planning papier à la semaine

Exemple de planning papier à la semaine

Télécharger un modèle de planning papier

Les fichiers fourni ci-dessous sont gratuits et peuvent être utilisé au sein d'une entreprise par n'importe quel employés.

(fichier gratuit à télécharger)

Mode d'emploi

  1. Télécharger le fichier de modèle
  2. Créer une nouvelle version du fichier chaque semaine (en renommant le fichier avec le n° de la semaine)
  3. Adapter la liste des équipes et des employés (incluant les apprentis ou intérimaires si nécessaire)
  4. Compléter le fichier en ligne au fur et à mesure que le planning de la semaine à venir se concrétise
  5. Envoyer par email ou imprimer
  6. (optionnel) Fournir des modèles vierges pour les équipes flottantes qui n'ont pas un planning fixe

Limites du papier / Avantages d'un logiciel de planning

Utiliser des fiches papiers pour gérer le planning n'est plus digne des solutions modernes de gestion d'équipe. Plusieurs inconvénients freine l'adoption de telles méthodologies dans un univers professionnel moderne : consommation excessive de papier, fiche qui s'égare, difficulté de modifier le planning en cours de semaine (exemple : absence non prévue), etc ...

Un logiciel de planning tel que Organilog possèdent de nombreux avantages qui aide les sociétés à s'organiser plus facilement lors de la création de l'emploi du temps de chaque collaborateur. Voici une liste non-exhaustives d'avantages indéniables :

  • Archivage automatique et consultation simple de l'historique par n'importe quel collaborateur (cf. secrétariat, responsable d'équipe, comptabilité ...)
  • Envoi automatique aux intervenants, même en cours de journée. Modification possible en temps réel
  • Création automatique des bons d'interventions à partir des données complétés par les intervenants sur leur application mobile
  • Envoi d'avis de passage aux clients
  • Géolocalisation simple des lieux d'interventions
  • Simplicité pour facturer les interventions ou pour gérer les contrats
  • Calcul du temps travaillé pour chaque employé
  • Enrichir les données des interventions (fiche technique, photo du terrain, signature électronique sur le mobile du technicien ...)
  • Inclure une gestion de stock
  • Liaison avec l'outil CRM pour le suivi des fiches clients
  • ...

La liste des avantages est longue car il est possible de citer également la réduction de certaines charges de travail tel que la re-saisie inutile d'une fiche papier sur ordinateur qui n'est plus nécessaire.

Astuce : il est possible de réduire énormément de travail de bureau en fournissant un smartphone aux collaborateurs et en donnant un accès "portail client" pour les clients principaux.

Il est possible de créer un compte d'essai gratuit au logiciel Organilog afin de découvrir par soi-même tous ces avantages et gain de temps au quotidien.