Le planning de maintenance: qu’est-ce que c’est ? À quoi sert-il ? Comment le mettre en place et en application ? Y a-t-il une différence avec ce qu’on appelle un “plan de maintenance” ?
Organilog vous aide à y voir plus clair et vous explique de A à Z les fonctions d’un planning de maintenance et comment le créer étape par étape, notamment avec un logiciel GMAO.
Qu’est-ce qu’un planning de maintenance ? Définition
Un planning de maintenance concerne de nombreux secteurs d’activité qui ont besoin de contrôler, d’entretenir ou de réparer des équipements ou des installations, que ce soit pour le compte d’une autre entreprise, ou chez des particuliers. Il peut s’agir du domaine du froid et de la climatisation, de la domotique, des réseaux électriques et d’assainissement, du BTP ou encore de la logistique.
À chaque équipement ou installation acheté, souvent, un contrat de maintenance accompagne la transaction. Ces contrats stipulent des conditions, des engagements et des délais d’intervention pour le vendeur.
Pour pouvoir honorer ces contrats et satisfaire votre clientèle afin qu’elle continue l’entretien de ses équipements et de vous rester fidèle, il faut donc établir un planning de maintenance.
Ce planning relie chaque technicien de votre entreprise à ses tâches de maintenance. Les affectations de maintenance peuvent être planifiées régulièrement : tous les jours, de manière hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle, etc. Un planning de maintenance n’est ni plus ni moins qu’un calendrier indiquant chaque contrat de chaque client avec chaque équipement et la fréquence à laquelle vos techniciens doivent intervenir.
Le planning de maintenance vient en complément du plan de maintenance dont vos salariés techniciens ont également besoin pour pouvoir entretenir les installations efficacement. Mais ce ne sont pas les mêmes documents !
Quelle est la différence avec un plan de maintenance ?
Un plan de maintenance est un document comprenant l’ensemble des ressources nécessaires à l’entretien, la réparation et le contrôle des équipements. Il peut s’agir des procédures, des préconisations, des normes d’hygiène et de salubrité à respecter, ou encore les règles de sécurité à observer.
Le plan de maintenance indique :
- les équipements concernés par les maintenances à effectuer
- les périodes et les fréquences des maintenances
- le matériel requis pour effectuer les maintenances
- le coût des maintenances
Le plan de maintenance est donc une sorte de mode d’emploi, il précise la marche à suivre d’une maintenance, tandis que le planning de maintenance n’est rien d’autre qu’un agenda des maintenances reliées à leurs techniciens.
Pourquoi créer un planning de maintenance ?
Un planning de maintenance participe à l’organisation et l’optimisation du temps de travail de vos employés. Ce document participe au bon fonctionnement d’une entreprise et permet à la fois d’être organisé au sein des équipes, mais aussi d’assurer la satisfaction de vos clients. Des clients satisfaits, ce sont des clients qui :
- continuent à assurer la maintenance de leur équipement avec votre entreprise
- achètent chez vous et vous restent fidèles
Pour une meilleure organisation au sein de votre entreprise
Le planning de maintenance permet notamment (et surtout) à vos équipes de prévoir leur journée et leur semaine et d’anticiper leurs interventions sur les équipements techniques. Cela leur permet de prévoir le matériel adéquat en amont et/ou de le commander.
Vos techniciens peuvent s’organiser correctement, anticiper les imprévus, prévoir le temps de travail nécessaire sur chaque équipement, être réactifs. Les interventions prévues peuvent alors être préparées en amont pour éviter les reports ou annulations des rendez-vous. Cette planification des opérations est importante, voire cruciale, pour vos équipes terrain !
Pour une satisfaction et fidélisation client
La mise en place d’un planning de maintenance permet à vos employés de s’organiser et d’anticiper, et donc d’honorer les interventions chez vos clients, que ce soient des professionnels ou des particuliers.
Pour votre clientèle, il est toujours frustrant de voir une intervention de maintenance reportée ou annulée à cause d’un imprévu de votre part. La cause d’un imprévu peut être plurielle : rupture de stock d’un outil, d’une pièce, mise à disposition de la mauvaise pièce, équipes en sous-effectif, absence d’un technicien, etc.
Le planning de maintenance permet d’anticiper ces imprévus et d’honorer les rendez-vous. Ainsi, vos clients sont satisfaits de voir la maintenance de leur installation faite en temps et en heure et continuent à faire appel à vos services. Mieux ! Ils continuent d’acheter chez vous leurs équipements !
Les avantages à la mise en place d’un planning de maintenance
- la gestion du niveau de priorité par équipement et par contrat
- l’allongement de la durée de vie des installations chez les clients
- une charge de travail mieux répartie entre les techniciens
- une gestion des tâches améliorée
- l’optimisation des tournées pour limiter les trajets des techniciens, programmer plus d’interventions et limiter le coût des interventions
- un gain de temps
- l’assurance de la satisfaction client
- des techniciens satisfaits de leurs conditions de travail
Quelles sont les étapes pour mettre en place un planning de maintenance ?
Déterminer la récurrence des interventions
Pour mettre en place correctement un planning de maintenance efficace, il faut tout d’abord recenser l’ensemble des maintenances à effectuer et leur associer la récurrence des interventions. À chaque maintenance préventive, son délai doit être noté et reporté dans le planning.
Si possible, associez les maintenances préventives au même technicien qui connaîtra alors les équipements et gagnera un temps précieux dans ses interventions.
Conserver une marge de sécurité
Lorsqu’on fait de la maintenance d’équipement, qu’elle soit préventive ou curative, il y a toujours des urgences qui viennent s’insérer dans l’emploi du temps : un équipement qui tombe subitement en panne, une installation avariée, etc.
C’est pour cela qu’il faut toujours garder ce qu’on appelle une “marge de sécurité”. Cette marge de sécurité sert également aux maintenances préventives pendant lesquelles il peut arriver que le technicien prenne plus de temps, pour une raison ou une autre.
Prioriser et planifier les urgences
Pour planifier les interventions urgentes, il vous faudra les prioriser, surtout lorsque plusieurs tombent en même temps. Pour cela, vous devrez identifier le souci, évaluer sa priorité, commander des pièces si besoin, donner tous les détails de l’urgence au technicien.
Produire des rapports d’intervention et de maintenance
Après chaque maintenance, il est important que vos techniciens renseignent un rapport de maintenance pour y consigner ce qui a été fait (comme le remplacement d’une pièce par exemple), le temps que cela a pris (pour évaluer les futures maintenances) et pour rendre compte au client.
Quels sont les outils pour créer un planning de maintenance ?
Évidemment, lorsqu’on parle de planning, on est tenté de se tourner vers une solution toute trouvée : Excel.
Mais savez-vous que d’autres outils bien plus sympathiques existent sur le marché et qui vous font gagner un temps précieux ?
C’est le cas des logiciels GMAO qui intègrent dans leurs fonctionnalités le planning de maintenance.
Sur ce type d’outil, il est très facile de programmer les récurrences des interventions pour chaque équipement, y associer un technicien et retrouver les rapports de maintenance liés aux fiches clients.
Les plannings sur les logiciels GMAO sont modifiés en temps réel et envoient sur les appareils des techniciens une notification les informant de changements sur leur emploi du temps.
Tout est consigné et archivé sur une seule et même interface ! Vous pouvez même réaliser les devis et la facturation, ainsi que les contrats et leur signature électronique. Des avis de passage sont envoyés automatiquement à vos clients après chaque intervention !
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