Modèle de relance de facture impayée (gratuit)

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Les retards de paiement sont une véritable source de stress pour toutes les entreprises de services. Fluidifier la facturation est un objectif crucial pour les entreprises de maintenance, d’installation ou encore de dépannage.

Découvrez comment relancer automatiquement vos clients et obtenez un modèle de courrier de relance facture impayée gratuit.

Modèle de relance de facture impayée (gratuit)

Pourquoi utiliser un modèle de relance pour impayé ?

En tant que prestataire, vous vous engagez à fournir une prestation à votre client en contrepartie d’une rémunération. Votre client s’engage quant à lui à vous rémunérer dans les temps.

Pour recevoir le paiement dans les meilleurs délais sans nuire à la relation que vous avez avec vos clients, la lettre de relance doit trouver un certain équilibre pour être efficace, il existe également d’autres actions à effectuer en amont pour limiter les impayés, nous en parlons plus bas dans cet article.

La fidélisation est 80% moins chère que le coût d’acquisition d’un nouveau client, ce serait dommage de perdre un client car vous l’avez froissé avec une lettre de relance mal jaugée. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre client ne vous a toujours pas réglé la prestation.

Avant de vous lancer tête baissée dans un mail sanglant pour récupérer votre argent, il convient de connaître les différentes raisons pour lesquelles vous ne recevez pas le paiement puis d’agir modérément dans la première lettre de relance de facture impayée pour en découvrir le ou les motifs.

Les principales causes d’impayé:

  • La négligence du client
  • Un circuit de validation non maîtrisé
  • Le client est injoignable
  • La difficulté financière du client
  • Le client de mauvaise foi
  • Facture refusée légitimement
  • Les contestations manifestement abusives

Un retard de paiement peut être la conséquence d’un client tout simplement mécontent de la prestation (par exemple si vous n’avez pas respecté les délais), d’un client parti en vacances un peu trop tôt, d’une difficulté financière ou d’un client tout simplement de mauvaise foi ou agissant de manière abusive. Dans tous les cas, nous sommes généralement plus réactifs quand il s’agit de recevoir de l’argent que d’en donner ;)

Bon, on connaît maintenant les raisons principales qui peuvent engendrer des impayés… mais est-ce possible de faire un travail en amont pour les éviter ? C’est ce que nous allons voir !

Comment éviter les impayés ? Quelques conseils

Si vous souhaitez directement profiter des modèles de lettre de relance pour impayés, descendez plus bas dans l’article. Si vous êtes curieux(se) de savoir comment éviter les impayés (et donc d’envoyer moins de lettres pour impayés) alors vous faites selon-nous un très bon choix !

En effet, les courriers de relance pour impayés créent de la friction, c’est toujours délicat de réclamer son paiement et ça n’aide pas à créer une relation de confiance avec vos clients…

5 conseils pour réduire les impayés

 
  1. Pensez à noter les pénalités prévues en cas de retard, directement sur vos devis

Un conseil qui semble tout simple, et pourtant nous négligeons souvent l’importance d’un devis bien ficelé et bien lisible ! Prenez le temps de créer un modèle de devis correctement structuré et comprenant toutes les informations légales nécessaires pour éviter les surprises.

  • Communiquez régulièrement avec vos clients

Créer un climat de confiance et maintenir une communication régulière a un effet bénéfique concernant les délais de paiement, cela élimine déjà quelques causes d’impayés.. Une communication régulière et de qualité permet également de créer un lien avec le client.

  • Envoyez un rappel automatique avant la date d’échéance

Rien de mieux que de prendre le taureau par les cornes ! Avant même la date d’échéance, envoyer un petit rappel même déguisé est une bonne astuce. Par exemple, vous pouvez envoyer un questionnaire de satisfaction qui vous permettra non seulement de récupérer des témoignages mais aussi de prévenir d’un impayé si vous constatez que le client est mécontent. Il est important de donner la parole à vos clients !

  • Conservez les justificatifs et prenez en photo l’avancé de vos prestations

Prendre en photos vos interventions est un très bon moyen d’éviter les dérives ! Des photos avant / après sont incontestables et vous placent dans une position de force en cas d’impayés, et en amont ils permettent au client de constater l’avancée et la bonne réalisation des interventions.

  • Faites en sorte que vos clients soient heureux !

Surpris(e) ? Pourtant c’est tout simplement le conseil le plus important que l’on peut partager ! Un client heureux de votre prestation qui a été bien accompagné sera bien évidemment un bon payeur, sauf s’il n’a pas d’argent sur le compte.. mais là c’est le sujet de notre prochain titre (Belle transition n’est-ce pas ?)

Comment gérer un client qui a des difficultés financières ?

Selon votre activité et selon l’importance de l’intervention à réaliser, vous pouvez déjà vous renseigner sur la solvabilité de votre client avant de vous engager. 

Mais si le mal est fait et que votre client a des difficultés à vous payer, vous pouvez envisager un paiement en plusieurs fois pour prouver votre bonne foi mais aussi pour récupérer vos fonds sans passer par la confrontation.

Alors bien sûr cela dépend de votre situation, mais c’est envisageable et votre client n’en sera que plus reconnaissant !

Télécharger un modèle lettre de relance pour facture impayée

Rédiger différentes lettres de relances vous permet de faire face à différentes situations, pour désamorcer la situation et ainsi fluidifier votre facturation.

Le fait de créer soi-même les différentes lettres de rappel, de relance ou de mise en demeure demande du temps.

Nous vous avons concocté différents modèles regroupés en un seul fichier Word. Les modèles ci-dessous peuvent être facilement édités. Il vous suffira de remplir rapidement vos informations pour personnaliser votre lettre de relance ou de rappel

Logiciel de relance automatique des factures impayées

Pour faciliter la gestion de vos impayés et pour en limiter le nombre en amont, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’intervention est un excellent moyen pour gagner du temps. Vous bénéficiez d’une multitude de fonctionnalités vous permettant d’être performant dans la gestion de votre activité, mais aussi pour augmenter considérablement la satisfaction de vos clients.

Organilog vous permet de centraliser la gestion de votre activité de services. Parmi ces fonctionnalités, vous avez la possibilité de générer rapidement vos rapports d’intervention ainsi que vos devis et factures mais aussi d’envoyer automatiquement vos relances de facture impayée, vos questionnaires de satisfactions et vos rappels avant échéance. De cette manière, vous pilotez à distance votre entreprise et vous limitez votre impact écologique en centralisant tous vos documents dans un seul et même logiciel. Grâce à un suivi efficace de vos clients, vous optimisez leur satisfaction.

La rentabilité est au cœur de votre stratégie. En fluidifiant votre facturation, en limitant les coûts de déplacement et en étant plus efficace, vous devenez davantage compétitif, propice à la pérennité de votre entreprise. 

Utiliser un logiciel de facturation ou plus globalement un logiciel de gestion est un excellent moyen d’éviter les soucis. C’est aussi un bonne méthode pour gagner du temps, en transformant automatiquement vos devis en factures, par exemple

Voici un exemple des fonctionnalités qu’un tel logiciel vous apporte :

  • Prendre des photos sur le terrain, les archiver par intervention et les ajouter aux rapports d’interventions automatiquement.
  • Envoyer des relances impayées automatiquement, ainsi que des questionnaires de satisfaction et des rapports d’interventions.
  • Créer des modèles de devis et de facture qui seront ensuite automatiquement remplis avec les informations associées à votre intervention.
  • Centraliser et structurer les informations clients pour une gestion et une communication plus efficace.
  • Piloter son activité sur une interface web qui vous permet d’analyser votre activité avec tout un tas de statistiques

Et ce n’est que quelques exemples, le mieux c’est d’essayer gratuitement !

Que doit comporter une lettre de relance pour facture impayée ?

Pour être efficace et pertinente, la lettre de relance doit comporter certaines mentions pour clarifier la situation et servir de preuve légale :

  • le nom et l’adresse de votre entreprise,
  • le nom et l’adresse du client,
  • les références de la facture impayée,
  • le montant de la facture impayée, ainsi que le montant des pénalités de retard et de l’indemnité pour frais de recouvrement (si applicable),
  • le délai initial qui était accordé pour régler la prestation,
  • les démarches déjà entreprises par votre entreprise pour récupérer le montant de la facture (appels, email…)
  • le délai qui est laissé au client pour régler le montant figurant sur la lettre de relance.

Les différents types de lettre de relances

Dans le cadre de l’entretien d’un parc informatique, différents contrats peuvent être conclus :

LE RAPPEL AVANT ÉCHÉANCE DE PAIEMENT

Le rappel avant échéance est un bon moyen d’éviter les impayés. Comme nous l’avons indiqué plus haut dans l’article, la lettre de rappel avant échéance de paiement peut être “déguisée” sous forme d’un questionnaire de satisfaction. C’est un excellent moyen pour récolter des témoignages et pour détecter un client mécontent avant la date d’échéance, ce qui vous laisse le temps de désamorcer la situation.

LA 1ÈRE LETTRE DE RELANCE POUR FACTURE IMPAYÉE

La première lettre de relance pour facture impayée est là pour prévenir que l’entreprise a constaté un retard de paiement. A ce stade, c’est un simple rappel au cas où le client serait parti en vacances un peu trop tôt, ou qu’il a négligé la date de paiement.

A ce stade, inutile de rentrer dans la confrontation ni d’étaler vos nombreux arguments juridiques.

2ÈME LETTRE DE RELANCE POUR FACTURE IMPAYÉE

A ce stade, la situation commence à devenir plus délicate, cette lettre est un avertissement. Dans la majorité des cas, le litige s’arrête ici. Cette lettre de relance pour impayé indique les mesures que votre entreprise prendra si la prestation n’est toujours pas réglée.

Il convient donc d’indiquer que votre entreprise fera appel à un mandataire de recouvrement. Le simple fait de savoir qu’une mise en recouvrement est envisagée peut pousser le client à régler la prestation.

3ÈME LETTRE DE RELANCE POUR FACTURE IMPAYÉE

La mise en demeure. Ce simple terme fait froid dans le dos ! Elle est envoyée par courrier recommandé et contrairement aux précédentes lettres, celle-ci a des effets juridiques. Pour être valable, cette lettre doit être composée de mentions obligatoires et respecter une certaine forme.

Si vous ne recevez toujours pas le versement après cette lettre, il ne vous reste plus qu’à faire appel à une société de mise en recouvrement pour récupérer le montant de votre prestation. (Les frais engendrés seront à la charge du client)

Alors pour conclure, le meilleur conseil que l’on peut partager est bien sûr de tout faire pour éviter les impayés en suivant nos premiers conseils. Améliorez votre qualité de service et communiquez régulièrement avec vos clients pour éliminer les principales sources d’impayés.

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Félicitations, vous avez trouvé un nouveau client. Vous avez mutuellement trouvé un accord de façon verbale. Or, il est important de rédiger un contrat de maintenance et d’entretien pour vous prémunir contre certains risques. Ce document est donc essentiel pour l’image de votre entreprise. Petit couac, la rédaction peut devenir très vite chronophage. Bien rédigé, vous assurez une bonne relation avec votre client. C’est pourquoi, il est judicieux d’utiliser un modèle de contrat de maintenance pour gagner du temps. Bonne lecture !

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