Comment transformer un devis en facture ?

Temps de lecture : 5 min.

Transformer un devis en facture

Avec internet la gestion de la facturation s’est vu grandement simplifiée, notamment grâce aux factures électroniques. La facture en ligne offre de nombreux avantages, cela permet par exemple de transformer un devis en facture automatiquement. La facturation électronique sera d’ailleurs obligatoire en 2023.

Dématérialiser ses devis et factures

Dématérialiser sa facturation revient à ne plus utiliser de papier. Tout se passe en ligne !

La facturation électronique permet de fiabiliser et de faciliter les échanges, d’archiver plus facilement les documents, et de fluidifier la facturation.

Transformer un devis en facture à l’aide des outils modernes permet de s’assurer que la facture créée correspond exactement à ce qui a été signé par le client au moment du devis, et qu’il n’y manque aucune information.

Dématérialiser sa facturation permet également de gagner du temps, en évitant la ressaisie d’informations et en facilitant grandement l’archivage. C’est aussi un moyen de raccourcir les délais de facturation, en adoptant un fonctionnement plus dynamique. 

Pour finir sur les bénéfices, les devis et factures permettent de sécuriser les transactions.

Pour résumer, voici les bénéfices de la dématérialisation des devis et factures :

  • Moins d’utilisation du papier
  • Raccourcir les délais de facturation
  • Archiver plus facilement
  • Augmenter l’image de marque
  • Gagner du temps sur l’édition des devis et factures
  • Éviter les erreurs

Transformer un devis en facture

Pour transformer un devis en facture facilement, vous devez utiliser un logiciel de facturation qui propose cette fonctionnalité.

Avec le logiciel Organilog, vous centralisez toutes les informations de vos clients ainsi que les informations de votre entreprise, pour ne pas avoir à ressaisir de multiples fois les mêmes informations.

1- Créer le devis en quelques clics

Avec le logiciel Organilog, vous profitez d’un modèle de devis personnalisé, avec vos logos et vos couleurs. En quelques secondes, vous pouvez créer votre devis.

Vous pouvez même transformer une tâche de votre planning en devis, pour pré-remplir votre devis et donc le compléter plus rapidement.

Créer devis via Organilog
Création de devis sur Organilog

2- Envoyer le devis à son client

Pour raccourcir les délais et faciliter la gestion des devis vous pouvez faire signer vos clients directement en ligne. 

Nous rappelons que la facturation électronique deviendra obligatoire en 2023 en France, pour les échanges inter-entreprises.

Il ne vous reste plus qu’à envoyer le devis à votre client par mail, directement via le logiciel.

Envoyer le devis à son client
Envoyer un devis à un client via Organilog

3- Transformer le devis en facture

Le devis a été validé par le client ? Félicitations !

Avec un coup de baguette magique, le devis est automatiquement transformé en facture, il ne vous reste plus qu’à le valider.

Transformer un devis en facture avec Organilog
Transformer un devis en facture via Organilog

4- Envoyez la facture à son client

Dématérialiser les factures revient également à payer en ligne. Après avoir transformé son devis en facture, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer à votre client. Vous pouvez directement faire signer et recevoir les paiements de vos clients en ligne, sur internet !

La facture s’archive automatiquement, pour retrouver l’information facilement.

Envoyer la facture à son client
Envoyer la facture à son client, directement depuis Organilog

Créer une facture d’acompte

Vous souhaitez recevoir un acompte ? Rien de plus simple. Avec la baguette magique, vous pouvez créer une facture d’acompte à partir du devis !

Créer facture d'acompte via Organilog
Créer une facture d’acompte via Organilog

Accepter les paiements à distance

Les paiements en ligne permettent de gagner beaucoup de temps et d’éviter l’utilisation du papier.

Organilog permet d’envoyer les factures aux clients, avec un lien de paiement par carte bancaire. 

Les clients seront en mesure de payer la facture en ligne, et l’argent sera déposé sur un compte Stripe.

Exporter ses devis et factures

Le module de facturation d’Organilog permet plusieurs possibilités d’export afin d’envoyer les factures au service comptable et/ou de les intégrer dans un logiciel tiers, comme Chorus par exemple.

exporter ses devis et factures avec Organilog
Exporter ses devis et factures via Organilog

Suivre la date d’échéance des devis et factures

Le module devis et facture du logiciel Organilog permet de suivre les dates d’échéances de paiement pour les factures ou les dates d’échéances des devis. 

Un commentaire peut être ajouté pour se souvenir de chaque relance et ainsi effectuer un bon suivi.

Devis et mentions obligatoires, attention aux conséquences

Même s’il n’est pas tout le temps obligatoire, dès qu’il est édité le devis suit les mêmes règles qu’une facture.

Les mentions obligatoires d’un devis sont là pour protéger les consommateurs. Il est donc essentiel pour les professionnels, de respecter les obligations qu’ils ont à l’égard de leurs clients.

En cas d’oubli d’une mention obligatoire sur un devis vous risquez une amende allant jusqu’à 1500 €. Cette amende peut être doublée en cas de récidive.

Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur un devis:

  • Une mention manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux » et être daté et signé de la main du client,
  • La date du devis et la durée de validité de l’offre,
  • Le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise (n° de téléphone et adresse électronique),
  • Le statut et la forme juridique de l’entreprise,
  • Pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation),
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA, sauf auto-liquidation de la TVA,
  • Le nom et l’adresse du client,
  • La date de début et la durée estimée des travaux ou de la prestation,
  • Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire,
  • Le coût de la main d’œuvre (prix horaire ou forfaitaire),
  • Les frais éventuels de déplacement,
  • Les modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat,
  • Les modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment),
  • La somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables,
  • Le montant de l’acompte à payer lors de l’acceptation du devis,
  • Le caractère payant ou gratuit du devis.
  • La gestion des déchets (Obligatoire depuis Juillet 2021)

Du devis à la facture, optez pour un outil efficace

C’est fini l’époque où l’on éditait les factures à la main.

Maintenant il existe des logiciels complets pour gérer toute sa facturation.

Et même mieux, il existe des logiciels de gestion comme Organilog qui centralise toute la gestion d’une activité. Spécialement conçu pour de la gestion d’interventions terrain, Organilog peut s’adapter à de très nombreux secteurs d’activités.

>> Essayer le module de Facturation d’Organilog

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