Comment gérer la charge de travail de ses équipes ?

Définition de la charge de travail

Contrairement à ce que l’on peut penser, la charge de travail n’est pas seulement définie par la quantité de travail à accomplir et par le temps disponible pour le réaliser. Il s’agit en réalité d’une notion plus globale qui est composée de nombreux facteurs.

• Quantité de travail et temps pour le réaliser
• Complexité du travail
• Tâches chronophages et redondantes
• Imprévus
• Exigences intellectuelles, émotionnelles ou physiques

La charge de travail peut être ressentie différemment d’un individu à un autre, en raison de l’expérience, de la personnalité, des outils mis à disposition, de l’état psychologique, etc.

Comme le précise l’ASSTSAS, l’association paritaire pour la santé et sécurité du travail :

“Alors qu’une charge excessive risque d’amener une personne à la démotivation et au désengagement par épuisement, une sous-charge ou une « misscharge » la conduiront à l’épuisement par démotivation et désengagement”

La charge mentale VS la charge physique

La charge de travail est donc composée d’une multitude de variables qui peuvent être regroupées en deux catégories : 

• Définition de la charge physique

La charge physique est la plus simple à mesurer, elle est déterminée par les tâches physiques qui exercent sur l’intervenant des contraintes de type biomécanique (musculo-articulaire) et énergétiques.

• Définition de la charge mentale 

La charge mentale est quant à elle plus complexe à mesurer, elle est composée de paramètres psychologiques, sociologiques et organisationnels

Les 3 dimensions de la charge de travail

• Charge prescrite (contrainte)

Elle englobe tout ce qu’il est demandé de faire d’un point de vue qualitatif ou quantitatif par l’entreprise, ainsi que les moyens mis à disposition : les objectifs, les outils…

• Charge réelle (astreinte) 

Elle correspond à ce qui est réellement réalisé : les imprévus, les compromis ainsi que le travail non réalisé ou en retard.

• Charge vécue

C’est une vision plus subjective mais qu’il faut impérativement prendre en compte. Elle correspond à la représentation que chacun se fait de sa charge de travail et des moyens qui lui sont alloués.

Pourquoi mesurer la charge de ses collaborateurs ?

Une entreprise de services doit faire face à de nombreuses interventions et notamment des interventions imprévues ! Surcharger un collaborateur, c’est avant tout nuire à sa santé et par conséquent à la santé de votre entreprise, équilibrer la charge de travail est donc également un moyen de fidéliser les salariés.

Un mauvais équilibre est souvent la conséquence d’une gestion de la charge de travail réalisée avec les mauvais outils. Pour rester efficace, il est donc impératif de répartir correctement les interventions à ses techniciens.

Mesurer la charge de travail avec un outil adapté par exemple, est un excellent moyen de rester lucide pour agir en conséquence et ainsi gérer la charge de travail efficacement.

Les conséquences d’une surcharge de travail :

• Épuisement et démotivation du collaborateur
• Absentéisme
• Retards sur les interventions planifiées
• Diminution de la satisfaction client

Les conséquences d’une sous-charge de travail :

• Démotivation et désengagement du collaborateur
• Disqualification des compétences acquises
• Difficulté à étaler dans le temps les interventions de l’entreprise

Comment éviter la surcharge ou la sous-charge

Tout est question d’équilibre.

Avec des outils modernes comme un logiciel de gestion d’interventions il est possible d’afficher clairement la charge de travail des collaborateurs pour gagner en lucidité et bien répartir les interventions à ses techniciens. Un outil de charge de travail permet de visualiser facilement la répartition et la charge de chaque collaborateur.

Limiter un maximum les tâches chronophages et redondantes qui ont souvent une faible valeur ajoutée est également une bonne solution pour diminuer la surcharge de travail et permettre à vos techniciens de se concentrer sur l’essentiel.

Il est important de s’appuyer sur des faits avec des données chiffrées pour visualiser et donc gérer efficacement la charge de travail. En tant que gestionnaire vous devez pouvoir constater en quelques minutes si un collaborateur passe plus de temps que nécessaire sur une mission et si il a peu ou trop d’interventions assignées.

Améliorer la gestion des équipes terrain et bureau permet de diminuer la charge de travail vécue pour booster le moral des troupes !

5 conseils pour maîtriser la charge de travail de ses équipes

• S’équiper d’un outil pour visualiser correctement la charge de travail
• Automatiser ou diminuer les tâches à faible valeur ajoutée
• Prioriser les interventions
• Fixer des délais raisonnables
• Écouter réellement ses équipes

Gérer la charge de travail avec le logiciel Organilog

De nos jours il existe des outils spécialisés qui permettent non seulement d’automatiser une grande partie des tâches redondantes et répétitives mais aussi de gagner en lucidité opérationnelle en centralisant une multitude de fonctionnalités sur une interface web et mobile.

Avec le logiciel de gestion d’interventions Organilog, vous pouvez créer vos interventions puis les assigner à vos collaborateurs facilement, tout en surveillant la charge de travail de chacun en optimisant le planning d’interventions.

Avec ce logiciel vous bénéficiez également de nombreuses automations pour réduire la charge de travail et vous profitez également d’une multitude de statistiques pour rester lucide face à la charge de travail.

En bref, Organilog est bien plus qu’un outil pour mesurer et bien gérer la charge de travail, il vous permet de centraliser l’information et de gagner en synergie, depuis une interface accessible sur ordinateur et directement sur le terrain à l’aide d’un téléphone ou d’une tablette.

Les bénéfices du logiciel Organilog concernant la charge de travail

• Visualiser facilement la charge de travail sur le planning
• Faciliter la recherche d’informations (clients, devis, contrats..)
• Diminuer les tâches chronophages et redondantes avec les nombreuses automations
• Mieux estimer et prévoir la durée des interventions
• Calculer plus facilement le temps de travail des collaborateurs

Et ce n’est que quelques exemples des bénéfices que le logiciel apporte, le mieux c’est d’essayer gratuitement !

Que dit le code du travail ?

A ce jour, le code du travail et le code de la sécurité sociale n’apportent aucune définition de la charge de travail.

L’article L3121-60 du Code du travail prévoit que “L’employeur s’assure régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail.”

Et pourtant, aucune définition de cette charge n’est apportée.

Les mesures relatives à la charge de travail se réduisent à celles concernant le temps de travail et les heures supplémentaires. Mais comme nous l’avons vu plus haut, ce n’est qu’une des variables qui génèrent de la surcharge ou de la sous-charge de travail.

L’employeur est bien tenu d’une obligation de sécurité à l’égard de la santé physique et mentale de ses collaborateurs, et pourtant là aussi aucune définition n’est apportée.

Les juges appréhendent la surcharge de travail au travers des conséquences liées à la violation de cette obligation de sécurité, mais les décisions rendues sont donc subjectives n’ayant pas de définition de cette notion de charge de travail.