En tant qu’entreprise (TPE, PME, grande entreprise, auto-entreprise), vous avez à éditer des factures à vos clients. L’erreur étant humaine, il peut arriver, plus ou moins souvent, qu’une facture soit erronée. Pas de panique ! Il existe des solutions pour corriger les erreurs de facturation et rassurer votre client, mais aussi votre service comptable.
Découvrons ensemble comment corriger une facture avec la facture rectificative !
La facture rectificative : définition
La facture rectificative annule et remplace la facture d’origine sur laquelle il y a une erreur. Légalement, l’administration fiscale interdit simplement de supprimer une facture classique, même si celle-ci est erronée, ou payée. Il faut éditer une nouvelle facture qui vient corriger la précédente.
Qu’est-ce que c’est ?
Une facture rectificative corrige une facture initiale sur laquelle il y a eu une erreur ou un oubli. Seul l’émetteur de la facture peut la corriger, pas son client.
Dans quels cas l’utiliser ?
Il peut s’agir d’une erreur de mention légale, mais aussi d’une faute de frappe, ou une erreur au niveau du montant de la facture. En effet, les cas d’erreur sur le calcul du montant total avec la TVA sont les plus courants ! Il peut également s’agir d’une annulation de commande de la part du client.
Quand émettre une facture rectificative ? 3 cas de figure
Votre facture correctrice peut être émise dans 3 cas de figure :
- Avant l’envoi à votre client, vous vous rendez compte que la facture éditée et enregistrée comporte une erreur. C’est le cas le plus simple car il concerne uniquement votre comptabilité. Vous devez alors éditer votre facture rectificative et faire parvenir cette dernière votre client.
- Après l’envoi à votre client : ici, votre client a déjà reçu la facture erronée. Dans ce cas-ci, il faut être réactif et agir avant que le client ne procède au règlement du montant ! Éditez votre facture rectificative au plus vite et envoyez-la au client dans les meilleurs délais, quitte à le prévenir en amont par téléphone.
- Après le paiement de votre client : malheureusement, vous vous êtes rendus compte trop tard de l’erreur ou vous avez trop tardé à lui envoyer la nouvelle facture. Ici, 2 possibilités s’offrent à vous pour réparer votre erreur et satisfaire le client :
- produire une facture d’avoir
- produire une facture rectificative
Quelle est sa réglementation ?
Pour produire correctement une facture rectificative, il faut impérativement que la somme de la facture originale et la nouvelle soit égale à zéro. Cette nouvelle facture annule donc la précédente avec un montant négatif.
Il faut que votre nouvelle facture mentionne le numéro de facturation et la date d’émission de la facture d’origine. Cette facture rembourse alors le client.
Mais peut-être que la faute ne vous incombe pas et que votre client a tout simplement été étourdi et a commis une erreur de paiement ! Dans ce cas, la facture rectificative est une facture de remplacement. Ici, produisez comme précédemment votre nouveau document et faites-le parvenir à l’acheteur.
La facture rectificative : délai d’envoi
Le délai maximum pour envoyer une facture rectificative est de 4 ans à partir de la date de régularisation.
Les mentions obligatoires
La facture rectificative doit faire référence à la facture d’origine pour qu’à la fois votre service comptable s’y retrouve, mais aussi l’administration fiscale en cas de contrôle de la part de l’URSSAF.
- La mention “annule et remplace” doit figurer sur la facture avec la référence de la facture initiale
- le numéro et la date d’émission de la facture originale
- les informations d’identification de client et du vendeur
- un numéro de facturation et une référence propre à la facture rectificative
- la correction des erreurs ou les ajouts si oublis
Comment faire une facture rectificative de TVA ?
Vous vous êtes aperçus que vous avez commis des erreurs de TVA sur des factures déjà éditées… Là encore, pas de panique, la facturation rectificative est là pour vous sauver ! Il n’est pas trop tard pour récupérer la TVA.
Une des erreurs les plus communes sur une facturation, c’est la TVA… Celle-ci doit être reversée à l’administration dès lors qu’elle est mentionnée. Celle-ci admet que vous la récupériez si la TVA a été facturée par erreur.
Les étapes sont simples pour récupérer la TVA :
- éditez une nouvelle facture à votre client
- mentionnez le total de la facture d’origine moins la TVA erronée
- faites référence à la première facture avec son numéro et sa date
- indiquez clairement l’annulation de la facture originale
Encore une fois, si votre client a déjà réglé son dû avec la TVA correspondant à la facturation initiale, il faut que vous fassiez une note d’avoir pour soit récupérer la taxe ou y renoncer avec un rabais consenti. Dans ce cas, il faudra indiquer la mention “net de taxe”.
Éviter les erreurs définitivement avec un logiciel de facturation
Pour gagner en rapidité et en simplicité, il est vivement conseillé de se tourner vers un logiciel de facturation ! Que ce soit pour créer, éditer, annuler, remplacer des factures, un outil numérique de devis et facturation est un incontournable pour les entreprises.
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