Un suivi GMAO gratuit sur Excel est une méthode simple et peu onéreuse pour organiser le suivi de la maintenance d’équipement. Cependant, quelles sont les principales différences vis-à-vis d’un suivi organisé par un logiciel professionnel adapté à la maintenance d’installation par des techniciens ?
Un outil de suivi GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) peut parfois simplement consisté en un fichier Excel assez complet afin de noter le planning des passages de techniciens pour un équipement et divers autres éléments clés nécessaires au suivi : gestion des véhicules, suivi des stocks, aperçu de la charge de travail vis-à-vis des ressources humaines, …
Avantagesdu fichier Excel GMAO
Très grande souplesse pour noter tout ce qui est souhaité
Facile de le transmettre à n'importe quel collaborateur
Peu d’obsolescence du fichier (un fichier est parfois conservé une dizaine d'année par la société qui continu de l'alimenter)
Accessible sur de nombreux supports (ordinateur, tablette, mac ...)
Gratuit
Inconvénients du fichier Excel GMAO
Aucun système d'alerte par email
Difficulté à être édité depuis un petit écran
Difficulté à être édité par plusieurs collaborateurs en même temps
Plusieurs versions du fichier peuvent parfois exister
Difficulté à enregistrer des informations complémentaires ou à les relier à des événements. Par exemple, une ligne d'un planning Excel peut évoquer une intervention, mais les photos et la nomenclature technique en PDF seront ailleurs sur l'ordinateur.
Difficulté à croiser les données pour exploiter au mieux le fichier
Perte de temps pour maintenir et retravailler des données qui sont éparpillées dans plusieurs fichiers ou plusieurs onglets
Pas présentable à un client pour prouver de la qualité du travail
Avantages d'un logiciel de GMAO professionnel
Outre les avantages énumérés ci-dessus, un logiciel de GMAO tel qu’Organilog dispose d’autres fonctionnalités clés qui aident au quotidien de la maintenance :
Génération automatique des bons d'interventions
Envoi d'avis de passage par email en 1 clic
Envoi des rapports d'intervention par email en 1 clic
Planning visuel du calendrier des interventions
Envoi automatique du calendrier des passages aux techniciens
Géolocalisation des passages
Portail client (accès aux factures, contrats de maintenance, calendrier des passages, demandes d'interventions ...)
Suivi et gestion des demandes clients
Gestion RH du personnel
Gestion de la facturation
Interconnexion avec d'autres logiciels
Pourquoi prendre la bonne décision au plus tôt ?
Avec un accompagnement de plusieurs centaines d’entreprise chaque année, les équipes d’Organilog révèlent qu’il est toujours plus simples de migrer vers un outil GMAO au plus tôt dans l’historique d’une société, pour plusieurs raisons :
L’historique des suivi des équipements sera plus simple à retrouver
Le suivi des stocks sera au plus juste
Les techniciens pourront commencer à prendre des photos des équipements
La migration est plus dure lorsque les collaborateurs ont trop l’habitude d’un vieux fichier Excel historique
La migration ne concerne pas qu’un simple fichier, mais plusieurs éléments clés : le planning, les comptes rendu, le suivi des contrats, la liaison avec l’outil de facturation …
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