GMAO Excel vs Logiciel Professionnel

Un suivi GMAO gratuit sur Excel est une méthode simple et peu onéreuse pour organiser le suivi de la maintenance d'équipement. Cependant, quelles sont les principales différences vis-à-vis d'un suivi organisé par un logiciel professionnel adapté à la maintenance d'installation par des techniciens ?

Un outil de suivi GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) peut parfois simplement consisté en un fichier Excel assez complet afin de noter le planning des passages de techniciens pour un équipement et divers autres éléments clés nécessaires au suivi : gestion des véhicules, suivi des stocks, aperçu de la charge de travail vis-à-vis des ressources humaines, ...

Avantages du fichier Excel GMAO

Les avantages du fichier Excel sont multiples :

  • Très grande souplesse pour noter tout ce qui est souhaité
  • Facile de le transmettre à n'importe quel collaborateur
  • Peu d’obsolescence du fichier (un fichier est parfois conservé une dizaine d'année par la société qui continu de l'alimenter)
  • Accessible sur de nombreux supports (ordinateur, tablette, mac ...)
  • Gratuit

Inconvénients du fichier Excel GMAO

Certains attraits de sa force peuvent aussi représenté une grosse faiblesse dans d'autres circonstances.

  • Aucun système d'alerte par email
  • Difficulté à être édité depuis un petit écran
  • Difficulté à être édité par plusieurs collaborateurs en même temps
  • Plusieurs versions du fichier peuvent parfois exister
  • Difficulté à enregistrer des informations complémentaires ou à les relier à des événements. Par exemple, une ligne d'un planning Excel peut évoquer une intervention, mais les photos et la nomenclature technique en PDF seront ailleurs sur l'ordinateur.
  • Difficulté à croiser les données pour exploiter au mieux le fichier
  • Perte de temps pour maintenir et retravailler des données qui sont éparpillées dans plusieurs fichiers ou plusieurs onglets
  • Pas présentable à un client pour prouver de la qualité du travail

Chacune de ces faiblesses est un atout en faveur des logiciels de GMAO qui comblent ces contraintes par des fonctionnalités pratiques. Dès lors, il peut être judicieux d'opter pour un logiciel professionnel qui disposera dès le début d'une bonne base de travail dans le suivi de la maintenance au sein d'une entreprise.

Technicien froid industriel

Autres avantages d'un logiciel de GMAO professionnel

Outre les avantages énumérés ci-dessus, un logiciel de GMAO tel qu'Organilog dispose d'autres fonctionnalités clés qui aident au quotidien de la maintenance :

  • Génération automatique des bons d'interventions
  • Envoi d'avis de passage par email en 1 clic
  • Envoi des rapports d'intervention par email en 1 clic
  • Planning visuel du calendrier des interventions
  • Envoi automatique du calendrier des passages aux techniciens
  • Géolocalisation des passages
  • Portail client (accès aux factures, contrats de maintenance, calendrier des passages, demandes d'interventions ...)
  • Suivi et gestion des demandes clients
  • Calcul de rentabilité des contrats de maintenance
  • Gestion RH du personnel
  • Gestion de la facturation
  • Interconnexion avec d'autres logiciels
  • ...

Pourquoi prendre la bonne décision au plus tôt ?

Avec un accompagnement de plusieurs centaines d'entreprise chaque année, les équipes d'Organilog révèlent qu'il est toujours plus simples de migrer vers un outil GMAO au plus tôt dans l'historique d'une société, pour plusieurs raisons :

  • L'historique des suivi des équipements sera plus simple à retrouver
  • Le suivi des stocks sera au plus juste
  • Les techniciens pourront commencer à prendre des photos des équipements
  • La migration est plus dure lorsque les collaborateurs ont trop l'habitude d'un vieux fichier Excel historique
  • La migration ne concerne pas qu'un simple fichier, mais plusieurs éléments clés : le planning, les comptes rendu, le suivi des contrats, la liaison avec l'outil de facturation ...

Astuce : nous recommandons de migrer progressivement les procédures afin d'y aller étape par étape. Cela simplifie les efforts.

« Organilog nous a permis d’être plus efficace sur la remontée et la descente d’informations, dans un souci de qualité et de traçabilité pour nos clients. »

M Courtois ★★★★★

« Bon produit intelligemment développé. En évolution constante et avec une superbe équipe à l’écoute et ultra réactive. Merci vous allez améliorer mon quotidien ! Bravo »

M. Robardet ★★★★★