Pour des questions de productivité et de bonne santé de votre entreprise, mais aussi pour des questions d’équité entre vos employés, il est important de bien calculer les heures de travail de chacune et chacun.
Comment calculer les heures de travail efficacement et rapidement ? Sans perdre un temps fou avec des formules compliquées ? Comment rendre cette tâche chronophage et ennuyeuse en une tâche simple et sans effort ?
Organilog, logiciel au service de la gestion de l’activité des entreprises, vous donne tous ses conseils et astuces pour mener à bien le suivi du temps de travail de vos collaborateurs !
Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger notre tableau pour mieux calculer vos heures de travail par mois.
Pourquoi calculer le temps de travail de ses salariés ?
Le temps de travail des salariés détermine leur rémunération mensuelle. Des congés sans solde ? Des primes indexées sur les jours travaillés ? Des arrêts maladie ? Des heures supplémentaires ? Autant de paramètres pouvant jouer sur le calcul des heures travaillées et sur le salaire.
Calculer le temps de travail de chaque employé est important non seulement pour leur rémunération, mais aussi pour le bon fonctionnement de l’entreprise. En effet, en effectuant un suivi efficace du temps de travail, les services de ressources humaines peuvent identifier les postes sur lesquels il y a un besoin de recrutement pour soulager la charge de travail des collègues, mais aussi pour assurer les diverses missions et la satisfaction client.
Enfin, le calcul des heures de travail permet de mettre chaque salarié sur un même pied d’égalité, sans risque de remarques déplacées et désagréables sur les heures des uns et des autres. La mise en place d’une équité entre les employées est primordiale pour une bonne entente professionnelle et donc pour la bonne santé de l’entreprise.
Ce que dit la loi et le Code du Travail
La loi prévoit un temps de travail effectif du salarié pendant lequel ce dernier se tient à disposition de son employeur selon sa fiche de poste et les missions qui lui incombent.
Qu’est-ce que le temps de travail effectif ?
Le temps de travail effectif correspond à la période durant laquelle un employé n’est pas libre de se consacrer à des occupations personnelles. C’est une période pendant laquelle il échange son temps, sa force de travail contre un salaire.
En France, le temps de travail correspond à 35 heures par semaine pour un contrat à temps plein, soit un temps de travail mensuel équivalent à 151,67 heures et un temps de travail annuel de 1607 heures.
Pour un contrat à temps partiel, le temps de travail est ramené à 28 heures hebdomadaires.
Par définition, le temps de travail effectif est égal aux heures rémunérées par l’employeur.
Les heures de travail effectif peuvent-elles dépasser 35 heures ?
Oui. Cela dépend des besoins de l’entreprise, mais aussi de sa convention collective. Par exemple, dans l’immobilier ou dans la publicité, les conventions collectives prévoient des contrats de 39 heures. En contrepartie, les salariés ont des réductions de temps de travail (RTT) ou alors des heures supplémentaires non imposables.
Le maximum légal du temps de travail effectif est fixé à 48 heures par semaine, dans la limite de 1607 heures annuelles.
Comment calculer les heures supplémentaires dans le temps de travail de ses employés ?
Dans le cas où le quota d’heures hebdomadaires serait dépassé, le salarié est payé en heures supplémentaires. C’est-à-dire que son salaire sera automatiquement majoré de 25 % pour les 8 premières heures et de 50 % au-delà.
La loi limite les heures supplémentaires à 220 heures annuelles, soit un temps de travail maximal de 1827 heures par an.
Par ailleurs, les heures supplémentaires sont exonérées des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.
Calculer efficacement les heures de travail de ses collaborateurs
Diverses méthodes peuvent être mises en place pour suivre et calculer les heures de travail des salariés d’une entreprise. Les services RH peuvent mettre à disposition des feuilles de temps de travail, mais également un système de badgeuse.
Toutefois, à l’heure du tout numérique, il est important que les entreprises puissent proposer des moyens de pointage modernes et efficaces qui ne seraient plus sujets à des erreurs.
Les pointeuses numériques, sur PC, tablette ou mobile permettent un calcul des heures de travail par semaine et par mois sans risque d’erreurs. Elles sont capable de prendre en compte :
- les temps de pause
- les jours de congés payés
- les jours fériés
- le nombre de jours d’arrêt de travail
- la journée de solidarité instaurée chaque année
- les RTT
- les jours de congés anticipés et sans solde
- les période de formation
Calculer simplement et rapidement le temps de travail de ses salariés en quelques clics
Le calcul de la durée du temps de travail effectif peut être un véritable casse-tête pour vos équipes RH. Aujourd’hui, les logiciels et tableurs tels qu’Excel montrent leurs limites par rapport à d’autres outils infiniment plus performants et efficaces. Désormais, les entreprises ont à disposition sur le marché des solutions pouvant leur faire gagner du temps, et donc de l’argent, en automatisant les tâches administratives et de gestion chronophages.
Utiliser un système de pointage numérique
C’est le cas d’Organilog. Solution logicielle toute-en-un, elle allie des fonctionnalités indispensables à la bonne gestion d’une entreprise. Par exemple, le suivi du temps de travail est directement lié au pointage, mais également au logiciel de planning. Sur ce dernier, les équipes bureau sont notifiées instantanément des retards et absences liées au pointage des employés. Elles peuvent donc agir avec réactivité pour combler un manque dans l’emploi du temps, et ainsi assurer l’activité de l’entreprise.
Sur ce type de logiciel, les employés peuvent utiliser le pointage par clic, sur PC, tablette, et mobile, mais aussi avoir un système de pointage par QR Code pour des interventions régulières sur site par exemple.
Un service RH heureux et reconnaissant
En recourant à des logiciels de pointage et de suivi du temps de travail, vous limitez le risque d’erreur sur les heures travaillées de vos employés et sur leur fiche de paie, mais vous soulagez aussi grandement la charge de travail de vos ressources humaines !
En tant qu’entreprise spécialisée dans un secteur d’activité précis, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et arrêter de vous soucier pour des tâches purement administratives.
Votre service RH pourra également se concentrer sur des missions autrement plus importantes telles que le recrutement et la croissance de l’entreprise.
