La gestion des stocks d’une entreprise n’est pas une tâche des plus passionnantes, on vous le concède. Mais elle n’en reste pas moins une mission des plus importantes ! Un stock bien géré et organisé vous permet d’honorer les commandes des clients et les interventions, tout en leur procurant de la satisfaction ! Eh oui, une rupture de stock entraîne à la fois du retard, des reports voire des annulations d’intervention, mais aussi des modifications de planning pour votre personnel !
Dans cet article, Organilog vous apprend, en quelques points, comment bien gérer ses stocks !
Observer et analyser les indicateurs de suivi des stocks
Pour gérer ses stocks d’une main de maître, il faut que vous suiviez 4 indicateurs cruciaux :
- le taux de rotation des stocks
- le taux d’écoulement des stocks
- le taux de rupture de stock
- la couverture de stock
Le taux de rotation des stocks
Le taux de rotation des stocks correspond au nombre de fois où votre stock a été renouvelé en un an.
Cet indicateur vous permet d’identifier les produits les plus demandés et performants.
Pour calculer le taux de rotation, il suffit de calculer d’abord le stock moyen sur une période donnée (par exemple un an) avec cette formule : (stock au début + stock à la fin)/2. Ensuite, vous devez appliquer la formule : votre chiffre d’affaires / stock moyen.
Une autre formule est également possible : taux de rotation des stocks = prix d’achat des marchandises vendues / stock moyen.
Par exemple, vous avez un stock en début d’année équivalent à 50 000 € et à la fin de cette année, il est évalué à 72 000 €. Votre stock moyen annuel est de 61 000 €.
Ensuite, votre CA annuel est égal à 375 000 € HT. Votre taux de rotation est donc de 375 000/61 000, soit 6,15.
Cela signifie que vous avez renouvelé votre stock un peu plus de 6 fois cette année.
Plus le taux de rotation des stocks est grand et plus votre performance est meilleure. Cela veut dire que la gestion des stocks est à la fois rentable et de qualité.
Le taux d’écoulement des stocks
Le taux d’écoulement des stocks calcule le temps d’écoulement d’un produit dans votre magasin. Ce ratio est important car il vous permet d’anticiper le seuil d’alerte ou la rupture de stock pour un produit donné.
Pour calculer ce taux, il vous suffit de diviser le stock moyen par le CA et de multiplier le résultat par 365.
Pour reprendre l’exemple ci-dessous, nous aurions un taux d’écoulement des stocks égal à 615 000 / 375 000 * 365, soit environ 59 %.
Le taux de rupture de stock
Le taux de rupture de stock est un bon indicateur de la performance de votre supply chain (chaîne d’approvisionnement) et de la logistique mise en place.
Cet indicateur mesure la fréquence à laquelle un stock de produit atteint la rupture.
Il se calcule ainsi : nombre de commandes non honorées à cause d’une rupture / quantité totale des commandes.
La couverture de stock
La couverture de stock correspond au nombre moyen de jours de stock. En bref, c’est le nombre de jours durant lequel votre stock peut tenir.
stock / consommation moyenne au cours d’une période donnée
Établir un seuil d’alerte
Pour améliorer la gestion de vos stocks, il est important que vous établissiez un seuil d’alerte. Pour chacun de vos produits, vous allez déterminer une quantité critique. Par exemple, si vous êtes une entreprise de nettoyage, lorsque votre stock de produits détergents atteint la quantité de 15, vous serez notifié par votre logiciel qu’il faut réapprovisionner !
Ce seuil d’alerte vous permet surtout d’éviter les ruptures de stock et donc de répondre à la demande des clients en temps et en heure.
Mettre en place un stock de sécurité
Afin de mieux gérer vos stocks, nous vous conseillons également de mettre en place un stock de sécurité.
Le stock de sécurité, lui aussi, va éviter les ruptures de stock ! Il permet notamment de pallier les aléas de votre inventaire : des délais d’approvisionnement plus longs que prévus, une affluence de la demande non prévue, un retard chez votre fournisseur, etc.
Ces aléas, indépendants de votre volonté, peuvent avoir un impact sur votre activité. Il est donc important de se constituer un stock de sécurité.
Comment déterminer un stock de sécurité ? Trop ? Pas assez ?
Si vous ne savez pas comment établir votre stock de sécurité, pas de panique ! Là aussi, nous avons une formule à vous donner pour éviter de se retrouver avec un stock trop conséquent, ou pas assez !
Le stock de sécurité se calcule en multipliant les ventes moyennes avec le nombre de jours de sécurité.
Mais il existe d’autres formules qui prennent en compte des variables différentes. Par exemple, la méthode “moyenne – max”.
(vente maximum * délai minimum) – (vente moyenne * délai moyen)
Différentes variantes de la Loi normale vous aideront également :
- la Loi normale avec incertitude sur la demande
- la Loi normale avec incertitude sur le délai
- la Loi normale avec incertitude sur la demande et le délai indépendants
- la Loi normale avec incertitude sur la demande et le délai dépendants
Entretenir sa relation fournisseur
Pour une bonne gestion des stocks, il faut que vous ayez également une bonne relation et une bonne gestion de vos fournisseurs.
C’est grâce à vos fournisseurs que le niveau des stocks reste correct et que vous pouvez assurer votre activité et la satisfaction client.
Voici quelques conseils pour chouchouter vos fournisseurs !
Passez commande auprès des fournisseurs suffisamment tôt
Vos fournisseurs vous remercieront et apprécieront que vous ne leur passiez pas commande “dans l’urgence”. Personne n’aime travailler sous pression et dans la précipitation. Cela peut être une source d’erreurs et de stress, et vos partenaires appréhenderont de collaborer avec vous !
Vos fournisseurs sont garants de vos stocks !
Une bonne relation fournisseur est cruciale pour la bonne santé de votre entreprise et son activité. En effet, ce sont vos fournisseurs qui garantissent le réapprovisionnement de vos stocks. Proposez-leur de bonnes conditions de collaboration en envoyant des bons de commandes clairs, suffisamment en amont du seuil critique, et réglez-les en bonne et due forme.
Soignez votre image de marque
En travaillant avec des fournisseurs, vous mettez en jeu l’image de votre entreprise. Dans des secteurs d’activité bien définis, et surtout si vous travaillez de manière locale, le bouche-à-oreille se fait très rapidement. Les fournisseurs parlent entre eux !
Lorsque vous collaborez avec un partenaire pour renflouer vos stocks, veillez à toujours être professionnel et ponctuel, à demander des commandes claires et bien présentées, et ne jamais avoir de retard de paiement (ou pire, des impayés).
Il en va de l’image de votre entreprise, mais aussi des futures collaborations que vous pourrez mettre en place à l’avenir !
S’équiper d’un logiciel de gestion de stocks
Enfin, notre dernier conseil, et pas des moindres, sera de vous munir d’un bon logiciel de gestion des stocks !
Des commandes fournisseurs automatiques
Une bonne gestion des stocks passe par un bon logiciel qui vous accompagne et vous simplifie la vie ! Par exemple, Organilog, vous permet d’associer chaque produit de votre inventaire à son fournisseur. Directement sur l’interface, vous pouvez passer commande en seulement quelques clics !
Sur Organilog, les bons de commandes sont édités automatiquement et directement envoyés à vos fournisseurs (pour peu que vous ayez bien paramétré l’outil en entré leurs coordonnées nécessaires).
Soyez alertés lorsque le seuil critique est atteint !
Avec Organilog, vous avez la main sur la gestion des stocks à 360° ! Vous définissez vous-même, pour chaque produit, un seuil critique à ne pas dépasser. Si ce dernier vient à être titillé, vous serez automatiquement notifié du besoin en réapprovisionnement.
Suivez vos stocks de près
Organilog vous propose une interface à la fois ergonomique et efficace pour une gestion de stock parfaite ! Vous suivez en temps réel vos stocks et leur consommation au fil des commandes et interventions avec une décrémentation automatique.
L’outil vous permet bien évidemment de modifier les produits et leurs coûts en fonction des variations de prix.
L’interface présente aussi des statistiques pour vous permettre de suivre le chiffre d’affaires liés aux produits.
Un archivage et un historique pour tout retrouver
Sur notre logiciel de gestion de stock pour entreprise de maintenance, vous pouvez très facilement retrouver une information passée grâce à l’historique. Un bon de commande, le prix d’un produit à une date donnée, une référence, ou quoi que ce soit d’autre, Organilog met à votre disposition un archivage !
