Organilog s’entoure des meilleurs pour aider les entreprises à dématérialiser leurs process. Pour réussir cette transition numérique, Geotra, société devenue experte dans la dématérialisation des process en entreprise, accompagne ses clients en Guadeloupe et en Martinique dans l’intégration et l’utilisation de l’outil de gestion Organilog sur la durée. Recueil des besoins, compréhension des activités de la société, mise en place du logiciel, accompagnement… Découvrez sans plus attendre l’expertise Geotra au service des entreprises.
David, peux-tu te présenter et présenter Geotra ?
David, je suis manager technique chez Geotra depuis 2014 maintenant.
Présentation de Geotra
Geotra est une structure qui a été créée en 2011. On est aujourd’hui une dizaine de collaborateurs basés principalement aux Antilles. Le siège est à Baie-Mahault, en Guadeloupe, plus précisément.
On est une structure dédiée aux professionnels et aux collectivités et nous travaillons exclusivement en B2B. On essaie d’apporter des solutions qu’on va qualifier d’innovantes en matière de gestion d’activité au sens large.
L’aventure Geotra, ses fondations et son évolution
L’aventure Geotra a commencé avec la commercialisation d’un opérateur téléphonique. Leurs clients ont demandé au fur et à mesure des services en matière de géolocalisation de véhicules. On a donc trouvé les solutions qu’on a pu apporter à ces clients.
Une fois ces véhicules suivis, on a eu un premier constat. C’est que les fonds de plan cartographiques en Guadeloupe et aux Antilles, du moins à l’époque, étaient assez pauvres. Donc il y eu des besoins en matière de ce qu’on appelle le SIG, système d’information géographique.
Pour l’anecdote, c’est à ce moment que je suis arrivée chez Geotra puisque c’est ma première spécialité.
Donc, on a amené ce service-là en plus. Les clients revenaient nous voir en exprimant un nouveau besoin : “bon ok maintenant on sait où il y a notre activité, on sait à peu près où les localiser sur le territoire. On voudrait pouvoir mieux échanger avec eux, leur donner leurs activités, savoir ce qu’ils vont faire.”
On a donc cherché une solution de gestion et de planification d’activité. Et on est arrivé à Organilog.
Le dernier petit point d’activité, c’est tout ce qui est protection de travailleurs isolés.On fournit également des solutions en matière de PTI, toujours dans une logique de gestion des activités.
En résumé, on vient aider au quotidien les entreprises, nos clients, les collectivités à pouvoir mieux fonctionner. Aujourd’hui, on est basé en Guadeloupe, en Martinique et en métropole. On arrive petit à petit sur la Guyane et tous les territoires d’Outre-Mer.
Concrètement, qu’est-ce que la dématérialisation en entreprise pour Geotra ?
Le principal intérêt de la dématérialisation, c’est de pouvoir faciliter les échanges. On permet de mieux communiquer aussi bien en interne, avec un meilleur partage de l’information, qu’en externe avec les clients de nos clients ou les partenaires. La dématérialisation c’est mieux faire circuler l’information et beaucoup plus facilement.
Pour nous dématérialiser, c’est réellement transformer des échanges papiers, des échanges vocaux, et arriver à mettre tous ces échanges dans un outil.
Une réponse à la demande client plus rapide et efficace
Les entreprises qui dématérialisent chez nous avec Organilog, peuvent donc dématérialiser la demande d’un client qui est retranscrite sous forme d’un ticket ou d’une demande matérialisée dans l’outil. Pour répondre à cette demande on va être capable d’envoyer un devis dématérialisé qui va pouvoir être signé en ligne, et être retourné de façon automatique. C’est-à-dire qu’à partir du moment où la personne a signé en ligne, automatiquement on reçoit un devis qui a été validé, donc on n’a plus qu’à intervenir.
Une gestion du terrain fluide et optimisée
On va dématérialiser également le bon d’intervention qui va permettre de répondre au devis. Donc ici on va envoyer la mission du technicien directement sur son téléphone mobile via l’application mobile qui est associée. Le technicien sait ce qu’il a à réaliser, il n’a pas besoin de repasser au bureau. S’il est déjà sur le terrain, il a déjà toutes les informations sur son téléphone.
Le technicien va avoir la possibilité de détailler ce qu’il a réalisé et de le retranscrire sur son application mobile. Il va pouvoir faire signer le client, prendre les photos, et faire remonter les informations automatiquement au bureau. Le bureau n’a plus qu’à retranscrire cette intervention ou le devis initial. En un clic, il transforme l’intervention en facture, qu’il envoie par email.
Au lieu d’avoir des échanges courrier ou papier, on vient numériser ces documents-là, les devis, factures, rapports d’intervention, et certainement plein d’autres documents auxquels je ne pense pas.
Dématérialiser c’est pouvoir envoyer à un moment soit un email ou une notification, un lien internet, pour permettre à une personne de signer ou de prendre connaissance d’un élément.
Pourquoi est-il important de dématérialiser les process en entreprise aujourd’hui ?
On va amener la dématérialisation, ou tout du moins les entreprises vont s’orienter vers la dématérialisation, pour plusieurs sujets. Déjà et c’est peut-être l’essentiel, améliorer la relation entre les équipes terrain et le bureau.
Améliorer les relations et la communication entre le terrain et le bureau
On s’aperçoit qu’il y a souvent des incompréhensions entre les services administratifs, ou toutes les personnes plus sédentaires dans les entreprises, et les équipes terrain. Les uns ne maîtrisent pas ce que font les autres. La dématérialisation favorise cet échange.
On essaie de faciliter l’interaction entre chacun. La dématérialisation permet également de mieux faire circuler l’information. C’est-à-dire qu’on n’attend pas nécessairement la fiche papier. On a directement l’information de ce qui se fait sur le terrain et comment ça a été réalisé. C’est vraiment un vrai plus.
Et puis, de façon plus large, on vient améliorer la maîtrise de ce qui se passe sur le terrain. On peut aider les collaborateurs lorsqu’une difficulté particulière est rencontrée.
Et puis, à l’inverse, je dirai qu’on vient rétablir l’équilibre dans les échanges. C’est-à-dire que le manager va mieux se rendre compte de ce qui se passe sur le terrain. Il est capable de parler d’égal à égal avec le technicien.
Dématérialiser pour réduire les coûts
Après la dématérialisation, si on l’envisage plus d’un point de vue économique, forcément on génère des économies à tout ce qui est lié à l’impression. On n’a plus besoin d’imprimer les bons ou d’acheter des bons particuliers. Les carnets de bons, ce sont des choses qui peuvent être amenées à disparaître.
En dématérialisant on arrive également à réduire des frais annexes : des dépenses de carburant, d’usure des véhicules, éventuellement même des heures supplémentaires. Puisqu’on n’attend pas forcément que le technicien ou la personne sur le terrain revienne au bureau pour qu’on lui redonne une mission pour retourner chez le client. On peut, en dématérialisant, lui envoyer directement l’information. On y gagne beaucoup.
Gagner en productivité
On gagne en réactivité avec notre client. Au bureau, on sait qu’on a telle personne sur le terrain, on peut lui envoyer sa mission et la personne peut se rendre plus rapidement chez le client. On arrive à mieux répondre au client in fine. Et forcément on arrive à mieux le facturer.
C’est-à-dire qu’on va faire l’intervention plus rapidement. Le tout ce n’est pas de travailler, c’est de pouvoir être payé pour ce que l’on fait. Donc on fait intervenir un technicien plus vite. Le technicien remonte plus rapidement l’information au bureau et forcément derrière on est en mesure de facturer plus rapidement la prestation.
Y a-t-il des obligations légales à dématérialiser les process dans les entreprises ?
En termes de légalité, oui, la plus connue c’est notamment la dématérialisation des factures. Avec notamment les factures-x ou ce genre de choses.
On doit aussi pouvoir répondre aux obligations des organismes payeurs. Il y a un certain nombre d’aides qui sont soumises. Il faut pouvoir envoyer un devis qui va être reconnu lui-même par un OCR, la reconnaissance optique de caractères. Les organismes attendent des formats, des fichiers bien structurés avec forcément une écriture, quelque chose qui puisse être reconnu pour automatiser la chose. Ce n’est pas nécessairement légal mais c’est quand même très important pour la vie d’une entreprise.
Et puis je dirai, la dématérialisation c’est dans l’air du temps, avec notamment les échanges avec les collectivités. Les collectivités aujourd’hui, tout ce qui est service public, dématérialisent la facturation, les appels d’offre, etc.
Le dernier point, c’est pour les gens qui ont une obligation d’obtenir des signatures pour pouvoir se faire payer. Aujourd’hui il n’est pas toujours évident d’avoir le donneur d’ordre, la personne qui a commandé l’intervention. Quand on va réaliser une mission pour lui dans son entreprise, la personne n’est pas toujours disponible pour signer le bon dès que le travail est terminé. En dématérialisant, on peut toujours lui envoyer un rapport de fin d’intervention en lui joignant les photos de ce qui a été réalisé et en lui demandant éventuellement de signer ce document.
N’y aurait-il pas également un enjeu écologique derrière la dématérialisation ?
C’est ça. Tout à fait. C’est exactement ce que l’on disait précédemment. C’est-à-dire que le fait de diminuer le papier, forcément ça a un impact sur l’environnement.
Optimiser les déplacements des techniciens
Et peut-être l’impact encore plus important, et qui n’est pas forcément le plus lisible quand on fait de la dématérialisation, c’est justement d’optimiser les déplacements. On évite à son technicien de repasser systématiquement tous les soirs ou tous les matins, au bureau pour poser ses bons de la journée ou pour pouvoir récupérer ses missions. C’est autant de trajets qui peuvent potentiellement être économisés, donc moins de carburant, moins de frais, moins de pièces, moins d’usure des véhicules.
C’est dommage d’être à 5 km d’un client et d’être obligé de revenir au bureau pour s’apercevoir que : “bah ouais j’aurai dû t’envoyer chez ce client”. Avec l’envoi de missions à distance, le technicien peut directement aller chez le prochain client, puisqu’on sait le contacter sur l’application et qu’on sait faire un lien entre la présence d’un technicien sur site et la proximité avec la demande d’un client.
Comment Geotra arrive à mettre en application la dématérialisation dans les entreprises ?
Alors vaste sujet effectivement. C’est notre quotidien. Alors comment peut-on faire ? Les premières étapes déjà c’est de pouvoir établir un audit précis de tout ce qui se passe dans l’entreprise ou dans la collectivité Répondre aux fameuses questions : qui, quoi, quand comment ?
Comprendre le pourquoi
On essaie vraiment de savoir, de comprendre le métier. On s’assoit à côté de chaque personne de l’entreprise. Alors “chaque” j’exagère un petit peu mais voilà, vraiment des personnes essentielles dans l’entreprise pour pouvoir répondre au besoin.
On aime beaucoup cette expression et c’est celle de Julien, notre gérant, en fait c’est “comprendre le pourquoi”. Pourquoi faites-vous comme ça ? Pourquoi il faut ça ? Le pourquoi. Quand on arrive à répondre à tous les “pourquoi” on a déjà une bonne étape de franchie pour aller vers une dématérialisation réussie.
Établir la liste de tous les documents
La deuxième étape essentielle c’est de lister tous les documents, les fichiers qui sont utilisés aujourd’hui et là encore de comprendre à quoi ils servent. C’est-à-dire qu’on sait tous que dans une entreprise, on met en place des documents, des process, des choses qui sont figées à un moment donné. Car il faut à un moment cadrer son activité.
L’évolution fait qu’on conserve des documents, des choses, mais sans forcément avoir la même utilité à ces documents. Le fait de comprendre, de voir tout ce qui existe et de comprendre à quoi servent ces documents, ça aide à la dématérialisation. Et je dirai même que ça peut éviter de venir mettre des choses inutiles ou de continuer à utiliser des documents qui finalement n’ont plus d’intérêt.
Se faire accompagner et discuter
Puis une des étapes importantes est qu’il ne faut pas hésiter pour une entreprise à se faire accompagner. Et c’est même vrai pour nous, puisqu’on a expérimenté forcément la dématérialisation interne. On est utilisateur d’Organilog, donc on s’y met.
Il est très important à un moment d’avoir un œil nouveau sur ce qu’on fait et de discuter avec les gens, de les faire parler sur leur activité. En fait, eux-mêmes se rendent compte “ha oui mais pourquoi je fais ça ? Ha oui ça n’a aucun intérêt. Ha oui j’ai oublié cette étape-là.”. Le fait d’en discuter avec quelqu’un d’extérieur, le fait d’être obligé d’expliquer, parce qu’à la base on ne connaît pas l’entreprise, ça aide et ça favorise une bonne dématérialisation de toute l’entreprise.
Y a-t-il d’autres étapes-clés pour réussir cette dématérialisation ?
Il faut à mon sens, d’expérience, y aller par étape. Il ne faut pas forcément vouloir tout dématérialiser d’un coup. Ça ne veut pas forcément dire faire ça sur plusieurs années ou sur une très longue période. Mais savoir prendre les sujets les uns après les autres.
Il faut pouvoir rassurer les acteurs de la dématérialisation, les utilisateurs, les collaborateurs dans l’entreprise. Ca c’est primordial. Parce qu’au final c’est eux qui vont faire, donc il faut pouvoir les accompagner, leur montrer que ça va bien passer. Savoir mettre en avant les gains que ça apporte.
Forcément dématérialiser c’est quelque chose qui doit amener une plus-value et pas être une contrainte supplémentaire.
Ne pas imposer
Ce qu’il ne faut pas faire, c’est imposer la dématérialisation tout seul, donc soit un chef de service ou un chef d’entreprise qui veut le faire de façon cavalière. Alors bon, s’il y a 2 personnes dans l’entreprise, ça peut s’entendre. Quand on arrive dans une entreprise qui est un peu plus structurée avec différents services… ça fonctionne rarement de dire “bon bah voilà dorénavant c’est comme ça”. Non il faut prendre le temps à mon avis de se concerter, de comprendre. Généralement ça arrive et ça devient audible par chaque collaborateur. Il y a des craintes, il y a des appréhensions, mais généralement c’est des choses qui peuvent se mettre en place sans problème.
Et peut-être aussi arriver à ne pas tout faire comme avant. Si on dématérialise, il y a fatalement des tableaux Excel, des documents, des fichiers Word, des papiers qui ne vont plus être utiles puisque ça va être retranscrit d’une autre façon dans un outil comme Organilog.
As-tu des exemples concrets des bénéfices de cette dématérialisation ?
Soulager le travail de secrétariat
Oui on a un exemple en entreprise, où il y avait une collaboratrice qui était chargée de ressaisir tout ce qui avait été fait dans la journée par les équipes. La personne quittait parfois le travail à 23 h 00, minuit. Parce que tout arrivait d’un coup sur son bureau à 17 h 00 / 17 h 30. Il fallait que ça puisse être rentré pour le lendemain et pour elle c’était un enfer. Je pense que c’est le meilleur, le plus bel exemple qu’on ait pu avoir parce que… Là tout remontait automatiquement.
Je ne dis pas qu’elle n’avait plus rien à faire. Mais c’est plus une tâche de contrôle et surtout c’est que tout n’arrivait plus à 17h00 en fin de journée, quand tout le monde avait terminé. Non. Ca arrivait au fil de l’eau dans la journée et du coup, les informations étaient traitées et elle pouvait terminer sa journée dans des heures beaucoup plus raisonnables et en même temps que tout le monde. Donc ça c’est vraiment les plus beaux.
Réconcilier les équipes bureau et les équipes terrain
On a eu également des réconciliations entre les services administratifs, la partie bureau, et la partie terrain. Au bureau, ils ne comprenaient pas pourquoi les techniciens mettaient tant de temps à faire ceci ou ils ne comprenaient pas pourquoi il n’y avait pas tel document… Et sur le terrain à l’inverse, ils ne comprenaient pas pourquoi on leur demandait ça, et pourquoi il fallait, et pourquoi, et pourquoi, et pourquoi…
Et au final le fait d’avoir un outil qui permettent à tout le monde de discuter, en même temps, alors discuter c’est une image, mais de pouvoir échanger en direct, de parler le même langage, puisque les informations étaient cadrées, on savait qu’on avait “besoin de ça, ça et ça” – cela a réconcilié tout le monde. Chaque personne remplit sa partie et du coup ça apaise l’ambiance dans l’entreprise. Donc ça c’est vraiment des bienfaits notables.
Comment peut-on convaincre les plus frileux ? Comment Geotra peut-il les amener tout doucement vers cette dématérialisation des process ?
La première chose, c’est d’aller s’asseoir à côté d’une personne qui, de prime abord, peut paraître réticente au changement : “il faut pas faire, ça marchera pas, on pourra pas”… Toutes ces phrases-là, on les entend régulièrement. Le fait de s’asseoir à côté de la personne, et là je n’exagère pas, on vient vraiment s’asseoir dans le bureau, sur l’ordinateur de la personne, ça aide car la personne vient nous montrer son quotidien.
Chaque personne dans une entreprise a son rôle, tout le monde ne connaît pas forcément tous les détails des tâches de tous. Donc le fait de s’asseoir à côté de cette personne “montrez-nous comment vous faites” aide à comprendre. La personne montre et on cherche à comprendre pourquoi il y a ces différentes étapes.
On sait rassurer et expliquer comment ça va pouvoir être fait différemment. Il y a des choses également, et ça c’est une de nos forces, où, clairement on sait dire “bah non ça il faut que vous conserviez en papier”. Parce qu’il y a des choses qui peuvent exister qu’on ne dématérialisera pas, des documents officiels, des choses où il faut absolument le tampon… Mais entre avoir une liasse de 15 papiers et puis juste avoir une feuille à scanner à un moment ou un autre, et la faire intégrer au logiciel, il y a quand même un monde.
Et des fois c’est juste un document ou un tampon où la personne sait que s’il n’y a pas ça, ça va bloquer et qu’on ne peut pas le mettre sur ordinateur. Mais on pourra le mettre d’une façon différente. Donc vous aurez toujours cette feuille, mais vous aurez à la scanner, et on arrive à la faire rentrer sur le logiciel. Et voilà, c’est en expliquant, en prenant le temps de comprendre ce que font les gens qu’on arrive à convaincre.
On retranscrit, on met en place une plateforme qui est Organilog qui répond déjà aux besoins des personnes. On sait qu’Organilog est hyper personnalisable et répond à plein de besoins. On vient cibler l’usage et mettre en place une interface qui répond tout de suite aux besoins de l’utilisateur final. On ne l’oblige pas à cliquer un peu partout pour retrouver ses éléments.
C’est certainement la clé de la réussite : savoir écouter les gens et venir s’installer à côté d’eux.
Prendre le temps d’écouter et de comprendre
Après on sait que le changement d’habitudes, c’est quelque chose qui fait toujours peur. Il faut vraiment prendre le temps de comprendre. Alors prendre le temps, ce n’est pas 6 mois. Prendre le temps ça ne veut pas dire y passer beaucoup d’heures ou beaucoup de jours. C’est comprendre réellement, s’asseoir. On prend une demie heure, tu m’expliques, je te montre que j’ai bien compris ce que tu faisais, et à partir de là on peut commencer à discuter sérieusement. Et on amène ce changement d’habitude gentiment.
Si on ne comprend pas ce que fait l’entreprise au sens large, si on a une mauvaise compréhension de l’activité, si on ne vient pas comprendre ce que fait chaque personne, alors la transition risque de rater. Vraiment, pour nous, la clé, c’est vraiment de comprendre ce que font les gens, pourquoi ils le font, comment ils le font et généralement ça fonctionne.
Quels sont les pièges à éviter pour réussir une dématérialisation en entreprise ?
On s’aperçoit aujourd’hui, après quelques années à mettre en œuvre Organilog, qu’il n’y a pas une règle établie. Ce qui va fonctionner dans une entreprise ne fonctionnera pas nécessairement dans une autre. Et inversement, ce qui n’aura pas fonctionné d’un côté pourra fonctionner de l’autre.
Imposer sans accompagner la transition chez les collaborateurs
Ce qu’il faudrait éviter de faire, c’est de laisser le choix aux collaborateurs. Ce n’est pas contraire à ce que j’ai dit auparavant. À un moment on va dire “bon il faut qu’on y aille”. Ca ne veut pas dire qu’il faut tout modifier d’un coup, laisser l’utilisateur seul : “bah voilà t’as un outil tu t’en débrouilles et tu l’utilises”. Non, il faut dire “bon maintenant il faut fonctionner avec cet outil”, mais l’accompagner en même temps.
Vouloir tout dématérialiser
Ce qu’il ne faut pas faire aussi, c’est vouloir tout dématérialiser en même temps coûte que coûte. Je reprends mon exemple de document où il faut un tampon : dans l’immédiat on laisse ce document en papier, on viendra le scanner après s’il le faut. Et le jour où on aura une solution technique, ou une évolution de la législation, on viendra enlever ce document papier. Mais il ne faut pas forcément dire tout de suite “ce document on l’élimine, je le veux en informatique”.
Également, on n’est pas obligé de dématérialiser des documents qui n’ont plus de sens ou des informations qui n’ont plus de sens. C’est-à-dire qu’il y a des choses qui étaient indispensables quand on fonctionnait en papier. Mais une fois qu’on est dématérialisé, peut-être que ce n’est plus indispensable d’avoir cette information-là. Donc on laisse tomber, on ne rajoute pas du travail quand on peut se l’économiser.
Comment les entreprises s’adaptent à cette dématérialisation ?
Très bien, on a plutôt de bons retours et ça c’est encourageant. Ceci dit s’il n’y avait que des mauvais retours on ne serait plus là.
La transition se fait bien, les entreprises gagnent en productivité. Alors je n’ai pas forcément de chiffres, mais ça c’est des retours de chefs d’entreprises. À partir du moment où l’accompagnement est bon, la mise en place dans l’entreprise se fait plus ou moins rapidement, mais aboutit toujours. Si ça n’aboutit pas, c’est que vraiment l’outil ne se prêtait pas à l’activité. Pour le moment, on n’a pas eu de cas radical.
C’est un profond changement de toute façon dans l’entreprise, aussi bien pour l’entreprise que pour les collaborateurs. On sait, dès lors qu’il est réalisé, qu’on met les gens sur les bons rails pour les prochaines années, les 10-20 prochaines années. On sait que ce n’est pas un changement qui va être efficace pour les deux trois ans après. Non, c’est vraiment une vision long terme derrière.
Les retours sont très positifs. Il y a un gain de temps dans le traitement des informations. Surtout, on constate ce gain de temps entre le “j’ai fait l’intervention” et le “je peux facturer mon client”. Ce sont des pôles sur lesquels les entreprises gagnent du temps. Et on sait que c’est l’un des points clés pour la vie d’une entreprise.
Il y a de l’apaisement. C’est quelque chose qu’on a rencontré plusieurs fois. C’est-à-dire entre le terrain qui ne comprenait pas pourquoi il fallait faire ça et le bureau qui ne comprenait pas pourquoi le technicien ne faisait pas. Aujourd’hui ce sont des choses qui ont pu être éliminées dans certaines entreprises. Il y a une meilleure harmonie de fonctionnement. Donc globalement, que des retours satisfaisants et on a le sentiment de la mission bien accomplie.
Où peut-on retrouver Geotra pour bénéficier de son accompagnement ?
Aujourd’hui Geotra est présent physiquement en Martinique et en Guadeloupe et on a une présence en Métropole. On a des bureaux, on peut accueillir. Vous allez parler en venant chez Geotra à des vrais gens, qui savent se déplacer chez les clients.
D’ailleurs on aime bien venir s’imprégner quand on fait une mission. S’imprégner de l’entreprise, de l’ambiance, de comment ça fonctionne, du travail, des services, de chacun. Après on est également présent sur internet, on a notre site sur lequel on peut être contacté, ainsi que par téléphone, il y a toutes nos coordonnées. Il ne faut pas hésiter.
Retrouvez Geotra sur leur site internet, ou par téléphone au +590 590 32 39 60.
