Fiche de gestion de stock (gratuit)

Pour les entreprises il est souvent difficile de gérer les stocks de produits vendus ou utilisés par ses dernières. Les inventaires, qu’ils soient annuels ou trimestriels, permettent de faire le bilan sur l’état des stocks des entreprises.

Nous avons mis en place des modèles de documents, sous format Excel ou PDF, vous permettant de faire un suivi des stocks au fur et à mesure de l’activité et de la vie de l’entreprise. La fiche de suivi des stocks vierge peut être utilisée facilement pour lister les mouvements de stock.

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Gestion de stock : définition 

La gestion de stocks constitue un pilier central de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement au sein de toute entreprise. Elle consiste en un ensemble de méthodes et de processus visant à contrôler, surveiller et optimiser les niveaux d’articles disponibles dans un magasin ou un entrepôt. Cette discipline s’applique à divers types d’articles, qu’ils soient destinés à la vente, à la fabrication ou à des services.

La définition d’une gestion de stocks efficace repose sur la capacité à déterminer le niveau optimal de stockage pour chaque article, tout en tenant compte de plusieurs paramètres économiques et logistiques. Elle inclut également la mise en place de méthodes de gestion appropriées pour minimiser les coûts de stockage tout en répondant efficacement à la demande du marché.

L’un des concepts fondamentaux associés à la gestion de stocks est celui du juste-à-temps (JAT), qui vise à disposer du stock nécessaire au bon moment, ni trop tôt ni trop tard. Cette méthode de réapprovisionnement à la commande permet d’éviter le surstockage, réduisant ainsi les frais de stockage et de gestion des stocks. Elle contribue également à une utilisation plus efficiente de l’espace de stockage disponible.

Importance du suivi des stocks

Il est recommandé d’effectuer un suivi régulier de ses stocks afin d’éviter la rupture des stocks. Avant de télécharger notre modèle, nous vous invitons également à découvrir comment optimiser la gestion des stocks de pièces détachées pour profiter de nos conseils et astuces.

Lorsque vous gérez une entreprise, qu’elle soit grande ou petite, la gestion efficace des stocks est essentielle pour maintenir une activité fluide et rentable. 

Éviter les ruptures de stock

Rien de plus frustrant pour un client que de constater qu’un produit qu’il souhaite acheter n’est pas disponible. En suivant régulièrement vos niveaux de stock, vous pouvez anticiper les besoins et éviter les ruptures de stock, ce qui garantit la satisfaction de vos clients et préserve votre réputation.

Minimiser les pertes

Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des pertes financières importantes pour votre entreprise. En suivant de près vos stocks, vous pouvez identifier les produits périmés, endommagés ou obsolètes, et prendre les mesures nécessaires pour minimiser les pertes.

Optimiser les commandes

En connaissant en temps réel la quantité de marchandises disponibles, vous pouvez passer des commandes fournisseurs de manière plus précise et éviter les excédents de stock inutiles. Cela vous permet d’optimiser vos coûts d’inventaire et d’améliorer votre rentabilité globale.

Assurer une livraison ponctuelle

Un suivi efficace des stocks vous permet de planifier vos commandes des fournisseurs et de garantir une livraison ponctuelle des produits à vos clients. Cela vous aide à maintenir la confiance de vos clients et à fidéliser votre clientèle.

En résumé, le suivi des stocks est un aspect essentiel de la gestion de votre entreprise. En surveillant de près vos niveaux de stock, vous pouvez éviter les ruptures de stock, minimiser les pertes, optimiser vos commandes et assurer une livraison ponctuelle. Iinvestir dans une solution de gestion des stocks efficace comme Organilog peut vous aider à atteindre ces objectifs et à faire croître votre entreprise de manière rentable et durable.

Les principaux risques lié à un stock vide de pièces ou matériels sont les suivants :

• • Rater une vente ou une affaire

• • Incapacité de maintenir un matériel client, ce qui peut poser problème s’il y a des engagements forts avec le client
    
    
  • Possibilité de chômage technique le temps de recevoir la pièce, dans le cas d’un chantier qui nécessite un équipement précis pour avancer.

Pourquoi utiliser un modèle de fiche de stock Excel ?

Pour illustrer l’importance du suivi des stocks, nous pouvons envisager un exemple concret : celui d’une entreprise de construction. Imaginons qu’une entreprise de construction utilise notre logiciel pour gérer ses stocks de matériaux de construction.

Chaque fin de mois, le responsable des stocks procède à un inventaire pour évaluer la quantité de matériaux restants dans l’entrepôt. En fonction de ces données, il peut commander les matériaux nécessaires auprès des fournisseurs pour la période suivante, évitant ainsi les ruptures de stock et assurant une continuité dans la production.

Voici un autre exemple concret de l’utilisation d’une fiche de stock Excel pour un technicien de maintenance spécialisé dans les systèmes de climatisation.

Présentation des onglets d’une fiche de stock pour la maintenance de climatisation

Onglet « Inventaire des pièces »

Dans cet onglet, le technicien de maintenance enregistre toutes les pièces détachées et les consommables nécessaires à la maintenance des systèmes de climatisation. Chaque pièce est répertoriée avec son nom, son numéro de référence, son emplacement dans l’entrepôt et la quantité disponible en stock. Le coût unitaire de chaque pièce est également indiqué.

Onglet « Réceptions et commandes »

Cet onglet contient les détails de toutes les réceptions de pièces détachées. Chaque fois qu’une commande est passée auprès d’un fournisseur, le technicien enregistre la date de réception, le numéro de la commande, le fournisseur, et la quantité de chaque pièce reçue. Il peut par ailleurs noter le délai de livraison et le coût total de la commande.

Onglet « Utilisation des pièces »

Dans cet onglet, le technicien enregistre chaque utilisation de pièces détachées lors d’une intervention de maintenance. Pour chaque intervention, il note la date, le client concerné, la nature de l’intervention et la quantité de chaque pièce utilisée. Cette information permet de suivre précisément la consommation de chaque pièce et de détecter les besoins de réapprovisionnement.

Onglet « Stock théorique et stock réel »

Dans cette section, le technicien compare le stock théorique (calculé en fonction des réceptions et des utilisations) avec le stock réel (inventaire physique). Cela permet de détecter les écarts éventuels et d’identifier les pièces sujettes à une rotation lente ou à des ruptures potentielles.

Onglet « Évaluation et prévisions »

Cet onglet fournit une évaluation de l’état du stock et des prévisions pour les besoins futurs. Le technicien utilise des données historiques pour calculer la consommation moyenne de chaque pièce, anticiper les besoins en fonction des interventions planifiées, et définir les niveaux de stock de sécurité pour éviter les interruptions dans les opérations de maintenance.

Cette fiche de stock permet au technicien de maintenance de gérer efficacement ses pièces détachées, d’assurer la disponibilité des équipements nécessaires pour ses interventions, et d’optimiser la gestion des coûts liés à la maintenance des systèmes de climatisation.

Télécharger les modèles de gestion de stock

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Gestion de stock Excel vs Logiciel

Une gestion de stock sur Excel est un moyen simple et rapide pour mettre en place un suivi des consommations et ré-approvisionnement des pièces et articles qui composent l’inventaire. La flexibilité d’Excel permet une mise en place rapide. Toutefois, cela présente des inconvénients. A titre d’exemple, Excel ne peut pas vous envoyer une notification par email pour prévenir d’un seuil d’alerte.

Un logiciel est donc plus adapté à un usage avancé dans le cadre d’une activité professionnelle qui nécessite un suivi précis de la consommation. La gestion de stock constitue un pilier essentiel de toute entreprise active sur le terrain. Le choix entre Excel et un logiciel dédié comme Organilog peut déterminer l’efficacité globale de cette gestion.

La simplicité et la rapidité de la mise en place d’une feuille de calcul Excel sont indéniables, offrant une solution initiale pour suivre les consommations et les réapprovisionnements. 

Cependant, les limitations deviennent apparentes au fil du temps. Excel ne peut pas envoyer de notifications par email pour signaler des seuils d’alerte, un handicap majeur dans un environnement professionnel exigeant une réactivité immédiate.

La gestion sur Excel se complique à mesure que l’entreprise évolue. La multiplication des références, la nécessité de suivre les entrées et les sorties, ainsi que la valorisation des stocks deviennent des défis difficiles à relever. C’est là qu’un logiciel spécialisé comme Organilog entre en jeu.

Organilog offre bien plus qu’une feuille Excel. Sa capacité à automatiser les processus, générer des commandes en fonction des niveaux de stock minimum, et envoyer des notifications en temps réel représente un avantage significatif. Le logiciel facilite également la gestion des coûts unitaires et le suivi global des stocks. Cela se traduit par une vision en temps réel du coût réel des stocks, améliorant la prise de décision.

En comparaison, la gestion sur Excel montre ses limites alors qu’Organilog, avec sa base de données centralisée, permet un suivi précis de chaque marchandise, contribuant à une gestion optimale des flux de trésorerie. Dans cette ère où rapidité et précision sont cruciales, choisir le bon outil est essentiel pour réaliser un suivi optimal de vos stocks. Opter pour Organilog, c’est choisir la simplicité, l’efficacité et la performance dans la gestion de stock pour votre entreprise.

Utiliser un logiciel de gestion de stock comme Organilog permet d’optimiser ses inventaires pour booster son activité.

Les logiciels de gestion dédiés présentent des avantages par rapport à la fiche de stock Excel

Flexibilité et fonctionnalités

Excel offre une flexibilité considérable pour créer des feuilles de calcul personnalisées permettant de suivre les niveaux de stock, les mouvements d’inventaire et les commandes des fournisseurs. Cependant, cette flexibilité peut également conduire à des feuilles de calcul complexes et difficiles à gérer.

En revanche, les logiciels dédiés offrent une gamme étendue de fonctionnalités spécifiquement conçues pour la gestion des stocks. Ils permettent de calculer automatiquement les niveaux de stock, de suivre les mouvements d’inventaire en temps réel, de générer des rapports détaillés sur les ventes et les achats, et de gérer les commandes des fournisseurs et les factures.

Automatisation des processus

Bien qu’il soit possible d’automatiser certains processus dans Excel à l’aide de macros et de formules, cette automatisation est souvent limitée et nécessite une expertise approfondie en programmation.

Une solution de gestion offre une automatisation avancée des processus de gestion des stocks. Ils permettent de configurer des règles automatiques pour la réception de marchandises, le calcul des niveaux de stock de sécurité, la génération de commandes des fournisseurs en fonction des niveaux de stock minimum, etc.

Suivi et analyse des données

Excel permet de stocker et d’analyser les données de gestion des stocks, mais la capacité à suivre et à analyser les données en temps réel est limitée.

En revanche, les outils de gestion offrent des fonctionnalités avancées de suivi et d’analyse des données. Ils permettent de suivre en temps réel les mouvements d’inventaire, les ventes, les achats et les niveaux de stock, et de générer des rapports personnalisés pour analyser les tendances de vente.

En conclusion, bien qu’Excel puisse être un outil utile pour la gestion des stocks, les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations devraient envisager d’investir dans un logiciel dédié. 

Ils offrent une plus grande flexibilité, une automatisation avancée et des fonctionnalités de suivi et d’analyse des données plus sophistiquées. Cela permet aux entreprises de mieux gérer leurs stocks et de prendre des décisions plus éclairées pour leur entreprise.

Focus sur la relation client

L’impact de la gestion de stock sur la satisfaction client et la rétention est indéniable. En maintenant des niveaux de stocks adéquats et en évitant les ruptures de stock, les entreprises peuvent répondre de manière satisfaisante à la demande des clients. 

Cela se traduit par une expérience client positive et une fidélisation accrue. Une gestion efficace des stocks permet également de proposer un large choix de produits, ce qui répond aux attentes des clients en termes de diversité et de disponibilité.

Analyse comparative des méthodes de gestion de stock pour différents secteurs d’activité

Dans le secteur du BTP et de la maintenance, la gestion des stocks revêt une importance particulière en raison de la nature des activités et des matériaux impliqués. Les entreprises opérant dans ces secteurs doivent jongler avec une grande diversité de produits et de matériaux, allant des matériaux de construction aux équipements de maintenance.

 Les méthodes de gestion de stocks doivent donc être adaptées pour répondre aux défis spécifiques de ces industries, tels que la gestion des matériaux en vrac, des équipements lourds et des pièces détachées.

Dans le domaine du BTP, où les projets peuvent être de grande envergure et nécessiter des matériaux spécifiques à chaque phase, des méthodes de gestion de stocks telles que la planification des approvisionnements en fonction des étapes du projet sont cruciales pour garantir la disponibilité des matériaux. 

Dans le secteur de la maintenance implique souvent la gestion de stocks de pièces détachées pour divers équipements, où des approches telles que la maintenance prédictive peuvent influencer les décisions d’approvisionnement et de stockage.

Intégration des logiciels de stocks avec d’autres processus de gestion

L’intégration des outils de gestion de stocks avec d’autres processus de gestion d’entreprise est un aspect crucial. Les outils tels que les tableaux Excel  peuvent être intégrés à des systèmes de gestion plus larges, tels que les logiciels de comptabilité et de gestion de la production.

Cette intégration permet une vue d’ensemble cohérente des activités de l’entreprise, en alignant les données de stocks avec d’autres indicateurs clés de performance. En centralisant l’information et en facilitant le partage de données entre les différents départements, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et prendre des décisions plus éclairées.

Consultez la page de nos connecteurs pour découvrir à quel point Organilog est une solution intégrée. 

Mesures de prévention et de gestion des risques

La prévention et la gestion des risques liés à une mauvaise gestion des stocks sont essentielles pour éviter les conséquences néfastes sur les opérations et la rentabilité de l’entreprise. 

Les risques potentiels comprennent les ruptures de stock, les excédents de stocks, les obsolescences et les coûts de stockage excessifs. Pour atténuer ces risques, les entreprises doivent mettre en place des politiques et des procédures de gestion des stocks efficaces, telles que des cycles d’inventaire réguliers et des analyses de demande prévisionnelle. 

En anticipant et en répondant de manière proactive aux risques, les entreprises peuvent minimiser les perturbations et maintenir leur compétitivité sur le marché.

Résumé des avantages d’une bonne gestion de stocks

Les avantages d’une bonne gestion de stocks sont multiples et significatifs pour toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité :

• Réduction des coûts de stockage en évitant le surstockage et en optimisant l’utilisation de l’espace de stockage disponible.
  
  
• Amélioration de la visibilité sur les flux de marchandises et augmentation de la réactivité face à la demande du marché.
  
  
• Renforcement de la satisfaction client en assurant une disponibilité constante des produits et en réduisant les délais de livraison.
  
  
• Optimisation des processus de production en garantissant un approvisionnement continu en matières premières et en composants.
  
  
• Réduction des risques liés aux ruptures de stock et aux arrêts de production, ce qui permet de maintenir la continuité des opérations.

Amélioration de la compétitivité de l’entreprise en offrant des produits de meilleure qualité à des prix compétitifs.

Les indicateurs de performance de la gestion de stock

La mesure de la performance dans la gestion des stocks est cruciale pour évaluer l’efficacité des processus et des pratiques mises en place. Voici quelques-uns des principaux indicateurs utilisés pour évaluer la performance de la gestion de stocks :

• Taux de rotation : il s’agit du nombre de fois où le stock d’un article est renouvelé sur une période donnée. Un taux de rotation élevé indique une bonne gestion des stocks, avec une rotation rapide des marchandises et une minimisation du risque d’obsolescence.
  
  
• Couverture de stock : ce ratio mesure la capacité d’une entreprise à couvrir sa demande avec son stock disponible. Il permet d’évaluer si les niveaux de stock sont adéquats pour répondre aux besoins des clients tout en évitant les surstocks.
  
  
• Coût de stockage : cet indicateur évalue les coûts associés à la détention de stocks, y compris les frais de stockage, les coûts d’assurance et les coûts liés à l’obsolescence. Un faible coût de stockage est généralement associé à une gestion efficace des stocks.
  
  
• Taux de rupture de stock : il mesure la fréquence à laquelle une entreprise est en rupture de stock d’un article donné. Une faible rupture de stock indique une meilleure gestion des stocks et une capacité à répondre à la demande des clients de manière constante.
  
  
• Niveau de stock moyen : cet indicateur calcule la moyenne des niveaux de stock sur une période donnée. Il permet d’évaluer si les niveaux de stock sont maintenus de manière cohérente pour répondre à la demande sans entraîner de surstocks.
  
  
• Valeur du stock : il représente la valeur totale des marchandises détenues en stock. Il permet de surveiller l’investissement total dans les stocks et d’optimiser leur utilisation pour maximiser la rentabilité de l’entreprise.

Focus sur les tendances émergentes

L’étude des tendances émergentes en matière de gestion de stocks est essentielle pour rester à la pointe des pratiques et des technologies dans le domaine. 

L’utilisation de l’intelligence artificielle pour prévoir la demande, l’automatisation des du réapprovisionnement et l’adoption de solutions de gestion de stocks basées sur le cloud sont autant de tendances qui transforment la manière dont les entreprises gèrent leurs stocks. 

En comprenant ces tendances et en les adaptant à leurs besoins spécifiques, les entreprises peuvent améliorer leur agilité, réduire les coûts et rester compétitives dans un environnement commercial en constante évolution.

Astuces

Il est possible de faire le suivi des stocks grâce à des logiciels. Organilog vous permet de gérer vos stocks au fil de l’activité. Il vous sera possible d’enregistrer les entrées de stocks mais aussi d’avoir une évolution dynamique des stocks (en fonction de ce qui est pris lors des interventions, lors de la facturation, etc) mais aussi d’être averti lors du passage en dessous du stock d’alerte.

Avec un logiciel de réapprovisionnement des stocks vous faciliter grandement l’achat et le suivi de votre inventaire. De plus, grâce à Organilog il vous sera possible de retrouver les produits vendus ou installés chez vos clients mais aussi de faire le tri parmi les produits que vous proposez afin de ne conserver que les produits à « succès ».

Questions fréquentes – Gestion de stock 

Pourquoi le suivi des stocks est-il si important pour mon entreprise ?

Le suivi des stocks est essentiel pour maintenir l’équilibre financier et opérationnel de votre entreprise. Savoir en temps réel la quantité de marchandises en stock, le niveau des matières premières, et les entrées en stock vous permet de prendre des décisions éclairées. Cela vous aide à maximiser l’efficacité, minimiser les pertes, et garantir une livraison ponctuelle.

Quelle est la différence entre la gestion des stocks sur Excel et l’utilisation d’un logiciel dédié ?

La gestion des stocks sur Excel peut sembler facile au début, mais ses limites deviennent apparentes à mesure que votre entreprise se développe. Un logiciel spécialisé comme celui que nous proposons automatise de nombreux processus, permettant la création automatique de commandes, la valorisation des stocks et l’accès à des informations comptables cruciales. Cela garantit une gestion précise et efficace, contrairement aux méthodes manuelles sur une simple feuille de calcul.

Comment un logiciel de gestion peut-il maximiser l’efficacité de mon entreprise ?

Un logiciel de gestion de stock offre une solution complète pour optimiser votre entreprise. En automatisant tous vos processus, le logiciel garantit une prise de décision rapide, minimisant les délais et maximisant l’efficacité opérationnelle. De plus, vous pouvez assurer un bon suivi client.

Comment puis-je ajouter de nouvelles références et matières premières dans le système de gestion ?

Ajouter de nouvelles références et matières premières dans notre système est facile et rapide. Il vous suffit d’accéder à la page dédiée, de suivre les étapes pour renseigner les informations nécessaires telles que le prix, la quantité initiale, la date d’entrée en stock,…

Comment le logiciel de gestion de stock aide-t-il à réduire les pertes ?

Le logiciel de gestion de stock joue un rôle crucial dans la minimisation des pertes et la gestion des achats. Le logiciel vous permet de réagir rapidement pour éviter les ruptures inattendues. Comment ? En suivant précisément chaque entrée et sortie, puis en mettant en place des notifications en cas de niveaux critiques. Cela aide à maintenir l’équilibre financier en minimisant les pertes de stocks et en garantissant une utilisation optimale des ressources.