La communication au sein d’une entreprise est un élément majeur pour la réussite des projets et le succès de la société. Sans communication interne, entre collègues, mais aussi entre relations ascendantes et descendantes, il y a peu de chances pour que l’entreprise reste pérenne.
Mettre en place une stratégie de communication interne est indispensable pour la cohésion des équipes et la réussite de votre entreprise. Voici donc quelques conseils pour l’améliorer !
Attention aux crises de réunionite aiguë
La communication dans une entreprise fait partie de la qualité de vie au travail. Les actions de communication interne passent notamment par l’organisation de réunions.
Toutefois, attention à ne pas verser dans ce qu’on appelle la “réunionite aigüe” : organiser des réunions à outrance, pour tout et n’importe quoi, interférant dans les tâches quotidiennes des employés.
À quelle fréquence organiser des réunions ?
Une fois par semaine, c’est bien assez. Ces réunions d’équipe permettent plusieurs choses :
- suivre les projets en cours et s’assurer de leur bon déroulement.
- permettre d’avancer sur des sujets prioritaires
- évoquer les difficultés rencontrées par certaines
- émettre des avis
- faire des demandes
- aborder des problèmes internes et trouver des solutions
Fixez un jour et un horaire dans la semaine et n’hésitez pas à planifier cette réunion à l’agence hebdomadaire. Le lundi et le vendredi sont des jours privilégiés, puisque le lundi permet d’aborder les projets de la semaine, et le vendredi de faire un bilan de cette semaine. À vous de choisir ce qui vous convient le mieux !
Évidemment, programmer une réunion par semaine nécessite d’avoir des sujets à aborder ! Préparez en amont ce rendez-vous pour ne pas vous retrouver autour d’une table à ne pas savoir quoi dire.
Enfin, n’oubliez pas que lors de ces réunions, il faut faire participer tout le monde ! Cela ne doit pas être un monologue d’une seule personne ! Solliciter les avis, échanger et discuter fait partie du processus de réunion d’équipe. Cela favorise la communication entre chaque poste !
Ne lâchez pas vos collaborateurs dans la nature
En tant que chef d’équipe, manager, responsable ou gérant d’entreprise, vous vous devez de communiquer avec les personnes sous votre responsabilité. Il ne suffit pas de donner une mission ou un projet à effectuer puis de repartir dans son bureau jusqu’à ce que ce soit fait !
Le management s’apprend essentiellement sur le terrain, avec l’expérience. Mais certainement pas en restant enfermé dans son bureau et en étant inaccessible. Vous devez vous montrer disponible, répondre aux besoins, aux interrogations, suivre les projets et leurs avancées, proposer des solutions lorsqu’il y a des blocages, etc. En gros : communiquer !
L’échange est la principale clé de réussite d’un projet et d’une équipe.
Privilégiez les échanges verbaux et laissez tomber le mail à rallonge impersonnel
Cela semble simple, et pourtant… Certains responsables d’équipes ne prennent pas assez la peine de transmettre les informations ou les consignes à l’oral. Prenez le temps d’aller à côté de la personne et parlez-lui ! L’échange verbal permet également de montrer les choses et d’expliquer de vive-voix.
Rien de vous empêche ensuite de faire un récapitulatif écrit de ce qui a été dit pour garder une trace et s’assurer de la bonne compréhension des informations.
Respectez la nécessité de calme et proposez des messageries instantanées internes
Les locaux d’une entreprise ne sont pas toujours adaptés pour chaque poste. Certaines équipes ont besoin de communiquer à l’oral quand d’autres postes doivent impérativement être dans le calme pour des besoins de concentration. Les open spaces ne sont pas toujours adaptés aux activités de chacun et chacune et on n’a pas toujours le choix dans l’agencement de l’espace de travail.
C’est pourquoi mettre en place une messagerie instantanée peut être une bonne idée ! Il existe diverses messageries pour les entreprises qui proposent des fonctionnalités intéressantes comme le fait de pouvoir communiquer à plusieurs, organiser des chaînes par sujets, pouvoir envoyer des messages privés à une personne, participer à des visioconférences tout en partageant son écran, etc. Zoom, Teams, Slack sont quelques exemples de messageries instantanées connues dans les entreprises.
Mais gardez en tête que la messagerie n’est pas une solution à tous les problèmes et que certains postes doivent être aménagés pour que la communication reste fluide et agréable…
Par exemple, mettez un comptable devant faire les rapprochements bancaires de fin de mois et une secrétaire qui prend des appels toutes les minutes dans un même bureau, et observez… Il y a de bonnes chances pour que vous ne prolongiez pas l’expérience.
Liaison entre équipes terrain et équipes bureau : mettez en place des outils !
Vos équipes au bureau, que ce soient les ressources humaines, les secrétaires, le personnel administratif ont besoin de communiquer avec les équipes sur le terrain (techniciens, intervenants, commerciaux…).
Parfois (souvent), c’est communication n’est pas aussi fluide qu’on le voudrait et des incompréhensions peuvent avoir lieu. Ces quiproquo peuvent intervenir sur les plannings, les ordres de mission, le détail des fiches d’interventions, etc.
Pour une communication interne efficace, il faut pouvoir proposer à ces équipes des outils permettant de fluidifier et simplifier les échanges. Les logiciels de gestion des interventions, comme Organilog, vous accompagnent dans ce processus.
Des plannings clairs et efficaces avec des notifications
Sur un logiciel comme Organilog, les mises à jour des données sont faites en temps réel. Cela signifie concrètement que chaque modification du planning est notifiée par une alerte sur le téléphone, la tablette ou le PC de la personne concernée.
Tous les détails de l’intervention sont mentionnés : adresse, date, heure, demande client, problématique…
Une dématérialisation des documents pour une remontée terrain en temps réel
Les outils de gestion permettent de supprimer quasi complètement le papier. Ainsi, finies les feuilles volantes et perdues. Mais aussi, terminés les allers-retours entre le terrain et le bureau pour les intervenants devant déposer et récupérer des documents liés aux rendez-vous clients.
Tout est centralisé sur le logiciel, que ce soient les devis, les factures, les commandes ou les rapports d’intervention.
Organilog intègre également un module de signature électronique des documents pour des paiements plus rapides et une planification des interventions presque instantanée.
Team building : organisez des moments de convivialité communs
Rien de mieux pour encourager l’esprit d’équipe qu’une stratégie de team building bien rodée !
Le team building fait partie de la culture d’entreprise aujourd’hui. Il passe par des moments communs de cohésion et de convivialité en dehors de toute tâche professionnelle. Quelques idées pour entretenir l’esprit d’équipe et favoriser la communication :
- des repas collectifs aux frais de l’entreprise : petits déjeuners, déjeuners, dîners au restaurant
- apéros et afterworks
- soirée d’entreprise
- séminaires d’entreprise dans une destination différente de celle du bureau
- activités et loisirs : le lancé de haches à la cote en ce moment ! De même que les escape games, le karting, les laser games, et bien d’autres !
Mettre en place une newsletter interne
La newsletter interne d’une entreprise est particulièrement utile pour faire circuler les informations :
- présentation de nouveaux employés, promotions, départs
- informations relatives à la profession et au secteur d’activité (innovations, législation, etc.)
- mot du Président de l’entreprise pour encourager
- Partage des réseaux sociaux d’entreprise
- Dates et événements internes (réunions, formations, séminaires)
- Atteinte des objectifs, félicitations, encouragements, avancées des projets
La newsletter vient compléter les canaux de communication de votre entreprise : messagerie interne, emails, réunions, réseaux sociaux… Elle fait partie de votre plan de communication interne tout en étant didactique. Elle peut être rédigée sur un ton léger, presque humoristique pour certaines parties. Elle doit pouvoir être une source de motivation pour les collaborateurs et être régulière.
