15 Astuces pour piloter une réunion efficacement

réunion d'équipe autours d'une table

Les réunions composent un élément de travail incontournable en entreprise. Non seulement elles permettent de tenir informés tous les acteurs d’un projet, mais elles permettent également de prendre tous ensemble des décisions qui s’imposent. Mieux encore, il est possible d’envisager des éléments qui pourraient émerger grâce à l’émulsion de la rencontre.

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Ceci dit, il convient de piloter efficacement les réunions afin qu’elles soient pertinentes et améliorent réellement la productivité et la communication. Une mauvaise organisation des réunions, peut signifier “trop de rencontres” et “aucune décision prise”, ce qui aura l’effet inverse que celui escompté (baisse de productivité, moral des collaborateurs mis à mal, diminution de la compréhension du projet …). Voici une liste d’astuces améliorant le déroulement des réunions. Bonus, 2 cadeaux sont disponibles en fin d’article !

1/ Estimer l’intérêt de la réunion et l’annuler si inutile

Avant même de parler de réunion, il convient de savoir si la rencontre est nécessaire. La réunion qui prend le moins de temps est celle qui n’a pas lieu. En effet, il convient de penser au temps que cela représente de gérer une réunion. Une rencontre d’une heure regroupant 5 personnes représente l’équivalent de 5 heures consommées pour l’organisation qui emploie ces personnes. Ce serait dommage de se rendre compte de l’inutilité de ce moment et de tout se temps perdu, qui ne pourra être récupéré.

En conséquent, avant de planifier la réunion, il convient de répondre à ces questions :

  • Dois-je vraiment convoquer toutes ces personnes pour discuter du sujet ?
  • Est-ce que l’organisation d’une rencontre peut vraiment apporter une solution au problème ?
  • Est-ce que tous les participants vont comprendre leur rôle respectif ?

Si le constat révèle que la réunion n’est pas utile, alors parfois un simple email peut suffire. C’est le cas notamment lorsqu’un responsable souhaite tenir informer les collaborateurs de l’avancée d’un dossier, sans attendre des réponses de leur part. L’avantage de l’email étant qu’il est asynchrone, ce qui permet à chaque collaborateur de le consulter au moment opportun, en perturbant le moins possible sa productivité.

Astuce : il est même possible de réaliser une vidéo ou un enregistrement sonore dans cet email si l’auteur souhaite absolument expliquer des éléments de vive voix.

2/ Définir un ordre de réunion

En amont de la réunion il convient de définir la raison qui pousse à organiser une rencontre. Cet ordre de réunion se doit de tenir en une phrase pour être clairement compris de tous et pour ne pas s’éparpiller dans les objectifs. L’ordre de mission sélectionné doit idéalement définir le type de solution qui devra être obtenue.

Mode d’emploi de l’ordre de mission :

  1. Trouver cet ordre de mission avant de convoquer les collaborateurs
  2. Indiquer l’ordre de mission au sein du message convoquant chaque collaborateur. Cela les aidera à se préparer et ainsi être efficace pendant les échanges
  3. Rappeler l’ordre de mission en début de réunion. C’est notamment utile pour tous ceux qui n’ont fait que survoler le message de convocation, sans réellement suivre la raison de celle-ci
  4. Recentrer les discussions si elles s’éloignent de l’objectif

3/ Bien sélectionner les personnes présentes

Tout le monde a en tête au moins une réunion interminable durant lequel on se tourne les pouces en se demandant ce que l’on fait là. Il s’agit d’un long moment de solitude qui plombe le moral du collaborateur et qui compromet la rentabilité de l’entreprise.

Calculons ensemble le coût que cela peut représenter dans un exemple fictif : 7 réunions d’une heure sont organisées toutes les 2 semaines, pour un projet de 3 mois, comprenant 2 collaborateurs non nécessaires :

  • 7 réunions x 1 heure x 2 collaborateurs x 30€/heure = 420€

Sur cet exemple fictif, le projet va coûter à l’entreprise plusieurs centaines d’euros supplémentaires car il sollicite des ressources de l’entreprise qui auraient été plus productives sur d’autres tâches.

Après avoir sélectionné les personnes, il convient de toutes les inviter en pensant à définir les points suivants dans l’invitation :

  • L’ordre de la réunion
  • La liste des participants
  • La date, l’heure de début et la durée
  • Les éventuels éléments à préparer ou apporter avec soi

Ainsi, tout le monde saura comment s’organiser afin d’être présent, d’être préparé psychologiquement et saura comment planifier cela dans son planning.

4/ Planifier le timing de la réunion

Rappeler que la réunion doit démarrer à l’heure et finir à l’heure semble trivial, pourtant il est important de répéter cela pour bien comprendre les implications de ce conseil : autour de la table, chaque participant a des impératifs et doit gérer son propre temps. Une mauvaise gestion du timing implique que cela peut créer des tensions.

Entre le début et la fin de la rencontre, il est possible de découper la séance en petites étapes facile à contrôler (l’exemple ci-dessous est fictif) :

  • Rappel de l’ordre de réunion (2min)
  • Présentation des participants (facultatif, 4min)
  • Sujet n°1 (X min)
  • Sujet n°2 (X min)
  • […]
  • Moment pour les questions (5 min)
  • Synthèse de fin de réunion (3min)

Établir un tel découpage des moments clés permet d’anticiper pour savoir si la réunion prend du retard. L’objectif est double : respecter l’heure de fin et s’assurer que chaque point sera abordé.

Astuce n°1 : garder un peu de marge pour chaque sujet à aborder, afin de ne pas être pris au dépourvu par le timing de celle-ci

Astuce n°2 : mettre en place un timer et/ou une alarme 10 minutes avant la fin est une méthode efficace pour veiller à respecter le temps imparti.

5/ Définir le rôle de chacun

Lors d’une réunion efficace, chacun des participants peut se voir attribuer un rôle. L’un d’entre eux est essentiel : il s’agit du rédacteur du compte rendu. Assurez-vous d’avoir attribué au moins ce rôle avant tout début de séance afin de garantir la prise de notes.

D’autres rôles facultatifs peuvent être, en vrac :

  • Le responsable du temps
  • Le superviseur de temps de parole
  • Le responsable des supports visuels ou audio
  • Tout autre rôle qui vous semble pertinent dans ce contexte

6/ Rappeler le fonctionnement de la réunion

Cela peut sembler trivial, mais expliquer de vive voix l’intérêt de la réunion donne un sens à la venue de chaque personne. Cela évitera de s’éparpiller, ce qui peut arriver si certains collaborateurs pensent qu’il s’agit d’un moment pour renforcer les liens, alors qu’il s’agit bel et bien d’un moment de travail.

Si vous avez mis en place des règles, c’est le moment de les énoncer (exemple : “ne pas couper la parole”).

7/ Supprimer les distractions

En parlant de règle, l’une d’elle devrait être systématique : ”supprimer toute distraction potentielle”, et cela commence en coupant la sonnerie de son téléphone. Mieux encore, il est possible de mettre les téléphones en mode avion pour éviter les nombreuses notifications des smartphones (réseaux sociaux, SMS …).

8/ Faire un tour de table pour se présenter (facultatif)

Il arrive parfois que de nouveaux interlocuteurs se joignent aux réunions. Cela peut nécessiter un tour de table pour que chacun se présente. Bien entendu, cette étape est à ignorer lorsque tout le monde se connaît.

9/ Organiser par ordre de priorité

Certaines réunions peuvent aborder plusieurs problématiques qui ont une importance différente. Si c’est le cas, il convient de commencer par le plus urgent et/ou le plus important. De cette manière, le principal aura pu être abordé si la réunion ne se déroule pas comme prévu (exemples : un participant qui doit s’absenter précipitamment, dépassement de l’horaire …).

Règle à se souvenir : “si je sais que les réunions débordent toujours la durée prévue, je l’organise en commençant par les points essentiels” Cliquez pour tweeter

10/ Faire des échanges équilibrés

Nous ne sommes pas tous égaux en ce qui concerne le charisme, la prise d’initiative et plus généralement ce qui nous définit comme introverti ou extraverti. Ces différences ne devraient pas impacter l’implication de chacun. Après tout, si la sélection des participants a été définie avec précaution, c’est que tout le monde a son utilité.

Le pilote de la réunion doit prendre cela en compte en évitant que certains monopolisent la parole. Il est possible de poser des questions fermées aux collaborateurs les plus en retrait, afin que leur opinion soit également prise en considération.

11/ Faire attention aux pauses

La pause peut représenter un danger au bon déroulement d’un réunion d’équipe. Celle-ci est pensée comme un élément utile pour rester efficace sur une longue durée, cependant la réalité peut être tout autre :

  • Rassembler tout le monde en fin de réunion peut prendre plus de temps que prévu.
  • La pause est le moment opportun où chacun consulte ses emails et autres notifications. Certains prétexterons une urgence (à tort ou à raison) pour être exempté du reste de la réunion.
  • Pendant la pause certains petits groupes peuvent créer des alliances qui voudront revenir sur des discussions.

Pour résumer, la pause n’est pas nécessairement mauvaise, il faut juste se méfier des conséquences imprévues qu’elle engendre.

12/ Un peu de fun, tout en gardant du sérieux

Savoir animer un groupe de collaborateur est tout un art. Il faut pouvoir y ajouter une petite dose de “fun” afin que personne ne s’endorme et que chacun soit parfaitement actif. Il faut savoir trouver le juste milieu pour créer une ambiance studieuse et décontractée.

13/ Penser aux questions et remarques des personnes présentes

La personne qui pilote la réunion n’est pas nécessairement la seule à avoir une opinion. Certaines personnes présentes peuvent aborder des aspects de la thématique qui n’ont pas été prévu initialement, ce qui peut allonger la durée initiale, tout en représentant un gros intérêt pour le dossier. Il faut absolument penser à ces moments car c’est justement ce type de découvertes surprises qui représente l’intérêt d’organiser des réunions.

14/ Stopper la réunion si la solution est obtenue

Une solution a été obtenue plus rapidement que prévu ? Si c’est le cas, alors le rassemblement de tous les collaborateurs a atteint son objectif et peut s’arrêter dès à présent. Inutile de prolonger jusqu’à l’horaire prévu, tout le monde sera satisfait de retourner à ses activités.

15/ Noter les décisions prises et rappeler la prochaine étape

Il faut garder une trace de ce qui s’est dit, pour éviter de repartir de zéro lors d’un prochain rendez-vous, ou de revenir sur des décisions qui ont déjà fait l’objet d’un débat. De même, la fin de la réunion doit systématiquement définir ce qui sera la prochaine étape.

  • Faut-il prévoir une autre réunion ?
  • A quel moment ?
  • Pour aborder quel point ?
  • Les mêmes participants seront à nouveau convoquée ?
  • Un travail est-il nécessaire entre-temps ?

L’objectif est de faire en sorte que chacun connaisse les tâches qu’il a à effectuer.

16/ (bonus) Envoyer une synthèse par email à tous les participants

Tout n’est pas encore terminé au moment où tout le monde se quitte. A l’issue de la rencontre, il est intéressant de synthétiser ce qui a été abordé. Cela permet de noter noir sur blanc ce qui a déjà été évoqué et éviter de revenir dessus à l’avenir. Ce résumé peut être envoyé par email, en rappelant les missions de chacun, et éventuellement la prochaine date de réunion.

Bonus : télécharger les commandements de l’organisateur de réunion + la feuille de suivi de réunion

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