Conseils pour migrer vers un outil dans le cloud

Migration de la disquette au disque dur

Les outils dans le « cloud » deviennent de plus en plus utilisés, aussi bien par les particuliers que par les entreprises. Mais l’adoption de ces outils nécessite parfois de migrer d’une solution vers une autre. Or, dans un contexte professionnel le changement de mode de fonctionnement éprouvé est beaucoup plus complexe, en particulier parce que plusieurs utilisateurs sont concernés en même temps. Il y a également un enjeu financier qui impose aucune erreur au risque de faire perdre beaucoup à la société. Cet article va expliquer les bonnes pratiques pour migrer dans le cloud.

Analyse des besoins

Avant toute chose il convient d’analyser ce qui est véritablement nécessaire pour l’entreprise. Cette réflexion n’implique pas qu’un seul utilisateur, mais toutes les personnes impliquées. En effet, un utilisateur utilise peut-être certaines fonctionnalités, tandis qu’un autre possède d’autres besoins et d’autres habitudes.

L’une des meilleures solutions consiste donc à planifier une réunion ou diffuser un document à compléter par chaque employé pour établir la liste exhaustive de tout ce qui est important. Un tableau peut être créé avec les éléments suivants :

  • La liste des fonctionnalités désirées
  • La liste des utilisateurs qui ont besoin de ces fonctionnalités
  • L’importance de la fonctionnalité à un instant T et éventuellement son intérêt ultérieur (l’anticipation du besoin est tout aussi importante que le besoin au moment présent)
  • Les éventuels outils alternatifs qui pourraient remplacer une fonctionnalité
  • Les modes de consultations (cf. web, tablette, smartphone …)
  • Tout commentaire qui peut s’avérer utile

Les utilisateurs ne pensent toutefois pas à toutes les contraintes. Dès lors, il faut aussi lister des critères plus généraux qui ne correspondent pas nécessairement à la façon dont l’outil sera utilisé. Voici une petite liste non-exhaustive de critères critiques :

  • Nécessité d’avoir un outil « Made in France »
  • Sécurité de l’application et possibilité de restaurer les données en cas de problème
  • Ergonomie d’utilisation
  • Accessibilité de l’outil pour les employés actuels ou futurs qui pourraient avoir des déficiences
  • Évolution de l’outil pour rester en concordance avec les attentes du marché

Analyse des outils existants

Une fois le besoin évalué il est possible de chercher les principaux outils qui peuvent répondre aux besoins. Pour chaque outil découvert, il y a la possibilité d’établir la corrélation avec les fonctionnalités évoquées vis-à-vis des besoins de l’équipe. Cette mise en relation avec les besoins peut aider à faire une « short-list » de 2 à 4 outils qui serait susceptible de convenir.

Attention, il ne faut pas forcément se fier à l’argumentaire de l’outil. Au delà des discours commerciaux, un test permet de savoir avec précision si l’outil serait capable de répondre à la demande. La plupart des logiciels possèdent une version de démonstration gratuite, c’est d’ailleurs parfois un bon moyen de prendre contact avec l’entreprise.

Condition de migration

Dès que la solution finale est choisie, il est temps de réfléchir à la migration. Plusieurs aspects s’avère tout aussi important :

  • Aspect technique : vérifier les possibilités d’exporter les données actuellement présentes dans l’outil qui va être abandonné. Si la solution logicielle est très technique, il faudra peut-être prendre contact avec un prestataire informatique pour être accompagné dans la migration
  • Aspect administratif : si c’est applicable il faut s’assurer des possibilités de rompre l’abonnement ou le contrat avec l’ancienne solution. Si un contrat ne peut pas être rompu il faut garder à l’esprit qu’il faudra peut-être continuer de payer pour l’ancienne solution logicielle jusqu’à la fin de l’engagement
  • Aspect juridique : il faut vérifier si cette migration possède une contrainte juridique. Certaines données doivent être déclarées à la CNIL ou certains outils doivent être annoncés aux employés pour respecter les droits de chacun

Procédure de migration

Une migration complète, lorsqu’elle impact de nombreuses personnes, ne peut pas toujours se faire d’un coup. Les transitions doivent être progressives pour limiter les erreurs et s’habituer à un nouveau mode de fonctionnement.

Astuce simple pour migrer vers de nouveaux outils en entreprise : 1 migration à la fois Cliquez pour tweeter

La première étape consiste à débuter la migration en s’inscrivant à la version de démonstration de l’outil et en achetant le matériel demandé par le nouveau logiciel. Il est peut-être nécessaire d’acheter plusieurs smartphones ou tablettes pour effectuer un test en condition réel avec quelques utilisateurs.

Une première prise en main peut être initiée avec des utilisateurs qui sont capables de s’adapter. La capacité d’adaptation de l’employé n’est pas la seule condition, il faut aussi que cette personne ait suffisamment de temps libre pour tester, se former et être capable de faire une erreur sans retarder le travail qu’il doit faire.

Il y aura sûrement des erreurs, même infimes. Dès lors, il faut être capable de communiquer pour comprendre l’origine des erreurs et éviter qu’elles ne se reproduisent à plus grandes échelles avec le reste des utilisateurs. Si elles ne peuvent pas être corrigées, il faut trouver un moyen de les limiter ou de réparer l’erreur rapidement une fois qu’elle est commise.

Enfin, lorsque les premiers tests auront été mis en place avec succès, il est possible de déployer progressivement avec plus d’utilisateurs. Les premiers à avoir tester seront capables d’expliquer le fonctionnement aux suivants et de donner les trucs et astuces pour bien utiliser l’outil.

A ne pas oublier après la migration

Les migrations sont des processus potentiellement lents. Il faut suivre l’état de fonctionnement sur court et moyen terme. Par ailleurs, le pire des scénarios doit toujours être envisagé. Une bonne pratique consisterait à envisager la possibilité de restaurer la méthodologie originale pour retourner à un mode de fonctionnement éprouvé.

Dernier point, il faut penser à résilier l’ancienne solution une fois que la migration sera considérée comme effective et opérationnelle.

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