Aujourd’hui, le monde se digitalise et la révolution numérique ne cesse de s’accroître. L’État Français incite les entreprises à suivre cette tendance en instaurant de nouvelles règles. Le gouvernement prévoit donc de rendre obligatoire la facturation électronique en B2B pour l’année 2026. Cette réglementation représente une contrainte pour les petites entreprises et artisans qui ne disposent pas de structure comptable dédiée. Toutefois, la dématérialisation des factures présente un sérieux avantage et il existe des moyens simples de la mettre en place.
La facture électronique : c’est quoi ?
Une dématérialisation fiscale
La facture électronique aussi appelée facture dématérialisée ou encore e-facture, est une facture qui est créée, envoyée et reçue par voie électronique. Un système d’authentification est essentiel pour s’assurer de l’authenticité de la facture, tout en garantissant sa lisibilité et son intégrité dans son contenu.
On distingue deux types de facture électronique :
- La facture électronique structurée respecte diverses normes d’échange et de normes EDI. Ces différentes normes sont exigées par l’administration fiscale.
- Au contraire, la facture électronique non structurée restera toujours inchangée puisque son format ne peut être modifié. De plus, le format choisi n’est pas sécurisé. La facturation électronique est donc envoyée sous format PDF ou JPEG par exemple.
Les règles à respecter concernant les factures électroniques
Même si la facture se dématérialise, des obligations demeurent d’après l’article 289 – VII – 1 du code général des impôts. La facture électronique doit pouvoir confirmer l’identité de l’émetteur. Il faut donc en quelque sorte prouver l’authenticité de son origine. Autre point essentiel, le contenu de la facture électronique doit rester inchangé tout au long du processus d’acheminement. Plus clairement, dès la création de la facture, son contenu reste le même jusqu’à la réception par voie électronique. Enfin, il est important que son contenu soit lisible et interprétable par tous.
À noter que le fait de scanner une facture papier ne fait pas d’elle une facture électronique, on parle plutôt d’une facture numérisée. Il ne faut donc pas confondre la facture numérisée avec la facture dématérialisée.
Comment authentifier une facture électronique ?
Pour respecter ces trois règles essentielles, il existe plusieurs méthodes.
La signature électronique
La signature électronique, de par son caractère impératif, permet de garantir l’intégrité d’un document électronique. Ainsi, la personne ou l’organisme qui envoie une facture numérique est automatiquement authentifié. La signature ne doit pas être falsifiée ni réutilisable. De plus, elle est irrévocable. La facture ne doit pas être modifiée dès l’instant où la personne l’a signée.
Echange de données informatisé (EDI)
L’échange de données informatisé (EDI) consiste à échanger des documents entre ordinateurs à ordinateur. Concrètement, l’EDI remplace les échanges physiques de documents entre entreprises, fini donc les lettres, les fax et les courriels. Le format étant standardisé, le traitement des informations est automatisé. Ainsi, l’intervention humaine est limitée, ce qui rend le processus plus rapide et beaucoup plus fiable. Les informations échangées sont fluidifiées. De ce fait, l’EDI fait diminuer les coûts de traitement de manière conséquente et améliore ainsi la sécurité des transactions notamment la facturation.
La piste d’audit fiable (PAF)
La piste d’audit fiable ( PAF) contraint les entreprises à instaurer des contrôles internes. Ces contrôles sont documentés et permanents afin de certifier la validité des factures.
Le PAF concerne toutes les entreprises. Toutefois, l’administration fiscale spécifie que la documentation doit être adaptée en fonction de la taille de l’entreprise. De ce fait, une documentation orale est prévue pour les TPE, une documentation écrite synthétique concerne les PME et les grandes entreprises doivent effectuer une documentation écrite détaillée.
Le processus de rédaction de la Pistes d’audit fiable suit 3 étapes :
- Faire un état des lieux étant donné qu’il est nécessaire de rédiger une PAF par type de flux de facturation.
- Faire la description des processus de facturations tout en détaillant les contrôles afin de justifier le niveau de sécurité du flux.
- Enfin, il convient de documenter la PAF en cas de contrôle fiscal. Ce dernier doit pouvoir remonter toutes les opérations liées à une transaction et contrôler tous les documents attachés.
Conserver les factures électroniques
L’administration fiscale oblige les entreprises à conserver la facture électronique. La durée de conservation varie selon certaines modalités.
- Toute facture envoyé via le numérique doit être conservé pendant une durée de 3 ans sur un support informatique
- Toute information, qu’elle soit émise ou reçue, concernant les factures transmises par échange de données informatisées doit être conservée dans une durée de 6 ans.
- Les factures numériques, protégées par la signature électronique, doivent être conservées pendant 6 ans dans son format initial.
Les avantages de la facture électronique
L’utilisation de la facture électronique présente plusieurs avantages qui permettent de gagner en compétitivité.
Économisez les coûts
D’un point de vue financier, la facture électronique représente un avantage certain pour votre entreprise. Le coût engendré par une facturation dématérialisée est nettement inférieur par rapport à la facture de papier. Plus précisément, en optant pour la dématérialisation, vous effectuez 50 à 75 pourcent d’économie si l’on compare à un traitement papier. De plus, le traitement est automatisé. Ainsi, vous gagnez un temps précieux pour vous focaliser sur d’autres tâches essentielles pour votre activité. Vous diminuez également les délais de paiement. Vous bénéficiez donc d’une bonne image auprès de vos clients et de vos fournisseurs. Tout ceci améliore la santé financière de votre entreprise tout en optimisant votre compétitivité.
Simplifiez la gestion de vos factures
Comme nous l’avons déjà mentionné, le processus est automatisé. Vous évitez donc les erreurs de saisie et diminuez drastiquement les litiges qui peuvent être néfastes pour votre activité. Vos données deviennent beaucoup plus fiables et sécurisées. L’archivage devient facile à réaliser et il est également facile de retrouver un document précis. Vous réduisez ainsi le temps de recherche d’un dossier disparu. Votre comptable vous remerciera !
Améliorez votre image de marque
En envoyant toutes vos factures depuis votre ordinateur, vous faites des économies de papier. Vous réduisez ainsi votre empreinte carbone et bénéficiez d’une image éco-responsable. Gardez à l’esprit que la mise en place d’une démarche responsable dans la stratégie d’image de marque est un moyen efficace pour se démarquer de la concurrence.
Que dit la loi concernant la facturation électronique ?
La réglementation concernant la facturation électronique n’est pas la même entre les marchés publics et les marchés privés.
La réglementation pour les marchés publics
Le marché public concerne toutes les entreprises ayant pour client l’État, des collectivités territoriales et de leur établissement public respectif.
Depuis l’ordonnance du 26 juin 2014, un échéancier a été mis en place afin d’instaurer la facturation électronique dans toutes les entreprises présentes dans le marché public. Cela veut dire que les entreprises publiques devront concevoir, émettre et recevoir des factures sous le format électronique.
Ainsi, la facturation électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les personnes publiques depuis le 1er janvier 2017. Les entreprises de taille intermédiaire ont eu l’obligation d’adopter cette dématérialisation depuis le 1er janvier 2018. Quant aux entreprises de petite et de moyenne tailles, la facture dématérialisée est obligatoire depuis le 1er janvier 2019.
Enfin, à compter du 1er janvier 2020, les micro-entreprises seront dans l’obligation d’adopter la facture électronique.
À noter que le gouvernement a mis en place le portail Chorus Pro afin de permettre aux établissements publics de transmettre leur facture en format électronique via cette plateforme.
La réglementation pour les marchés privés
Concernant les entreprises privées, la réglementation est subtilement différente. En effet, depuis l’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015, les entreprises privées sont dans l’obligation d’accepter la réception des factures électroniques.
Cette réglementation suit le même calendrier que les marchés publics. Concrètement, dès 1er janvier 2020, les micros-entreprises seront dans l’obligation d’accepter les factures dématérialisées émises par d’autres entreprises privé
Une réglementation progressive
D’après l’article 56 du PLF 2020, la facturation électronique entre les entreprises privées se généralise à compter du 1er janvier 2026. En clair, toutes les entreprises soumises à la TVA seront dans l’obligation d’adopter dans sa totalité la facturation électronique. Cette nouvelle réglementation s’appliquera selon la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité. Les grandes PME seront les premières concernées puis les micro-entreprises seront les dernières.
De ce fait, les entreprises seront dans l’obligation de transmettre leurs données à l’administration fiscale. Cette transmission fera l’objet d’un pré remplissage des déclarations de TVA réalisées en ligne.
L’objectif de la réglementation sur la facturation électronique
L’objectif de cette généralisation consiste à lutter contre la fraude à la TVA. En effet, toutes les données provenant des factures électroniques seront collectées et contrôlées par l’administration fiscale. Ainsi, la collecte de données auprès des entreprises est simplifiée.
Quels logiciels de facturation choisir ?
Pour vous préparer à l’arrivée de ces nouvelles réglementations, plusieurs logiciels permettent d’automatiser le traitement de votre facturation. En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour un logiciel payant ou gratuit :
Les logiciels gratuits sont utiles pour limiter les coûts. Toutefois, vous serez limité en termes de fonctionnalité. Si vous privilégiez un logiciel de facturation électronique chantier tout-en-un, Organilog vous permet de gérer votre facturation en ligne depuis votre mobile ou bien d’un ordinateur. Vous profitez ainsi d’une multitude de fonctionnalités comme la gestion du planning et des clients pour gagner en compétitivité.
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