Pour rester compétitif et assurer la pérennité de son entreprise, l’optimisation de ses interventions de maintenance est primordiale. Comment s’y prendre ? Découvrez en détail nos conseils et astuces pour optimiser vos interventions. Bonne lecture !
Être dynamique sur la planification
Utiliser un planning en format papier présente des limites. Entre le manque de flexibilité en cas d’imprévu et le coût lié à l’impression, le planning en format papier n’est plus adapté en 2022 pour rester compétitif.
D’où l’intérêt de dématérialiser ses plannings d’intervention de maintenance ! Attention tout de même à choisir le bon outil adapté à votre activité.
L’outil Excel a fait ses preuves pour sa facilité d’utilisation. Vous pouvez créer facilement un planning depuis votre ordinateur. En revanche, vous serez limité dans votre gestion d’intervention :
- Difficile de travailler à plusieurs sur un même fichier ;
- Travail chronophage pour envoyer le planning aux intervenants ;
- Aucun système de notification pour les employer ;
- Idem pour les avis de passages aux clients ;
- Difficile de chercher les dates de passage chez un client, sur une période définie ;
Devenu incontournables, les logiciels de planification facilitent le quotidien à travers une interface ergonomique et simple d’utilisation. Ces outils offrent plusieurs avantages tels que :
- Création rapide via une interface adaptée
- Modification par glisser-déposer
- Envoi sur le planning des intervenants en automatique (cf. par email ou sur application mobile)
- Archivage automatique
- Système d’avis de passage au client
- Annotation par les intervenants directement via une application mobile (ajout de photo, signature, données techniques …)
- Création des rapports d’interventions en automatique (puis envoi aux clients)
- Notification sur le téléphone des techniciens dès qu’une tâche est attribuée ou modifiée
- Calcul automatique du temps de travail
- Calcul automatique de la rentabilité
Créer un système de ticket
Lorsque l’on reçoit quotidiennement un nombre important de demande client provenant de multiples canaux de communication, le traitement devient mission impossible ! Un simple oubli et c’est toute votre crédibilité qui est remise en question…
Mettre en place un système de ticketing peut vous sauver la mise ! À partir d’une interface unique, traiter efficacement l’afflux quotidien de demandes clients. Assignez un ticket rapidement et créez les interventions de maintenance pour solutionner les problèmes de vos clients.
Bénéfices ? Vous améliorez votre productivité dans le pilotage et la planification de vos missions. Vous améliorez également l’image de votre entreprise en offrant un service client optimal, idéal pour fidéliser la clientèle !
Utiliser un logiciel de gestion de ticket d’incident vous permet de centraliser vos demandes clients sur une interface web et mobile. Pour traiter les demandes les plus urgentes, vos tickets sont ordonnés par priorité afin de rester agile en toutes circonstances !
Équiper ses techniciens d’outils modernes
Faciliter le quotidien de vos intervenants lors de leur intervention de maintenance. Les outils de gestion comme Organilog offrent un gain en temps et en productivité. Directement depuis un smartphone, vos intervenants génèrent automatiquement un rapport d’intervention pour plus de simplicité et de rapidité.
Équipés d’un logiciel GMAO, vos intervenants peuvent :
- Remonter plus facilement l’information terrain ;
- Prendre des photos de leur intervention de maintenance;
- Ajouter des commentaires ;
- Suivre les différents équipements et stock ;
- D’améliorer la communication entre les équipes bureau et terrain ;
- De gagner du temps important ;
- Etc.
Envoyer des avis de passages et questionnaires de satisfaction
Envoyez par email ou SMS un avis de passage à vos clients pour rappeler la date de venue d’un technicien ou bien pour notifier l’absence d’une personne pouvant accueillir l’intervenant le jour de l’intervention.
Quel est l’intérêt d’envoyer des avis de passage ? Vous évitez les “lapins” simplement en avertissant votre client de votre venue. Ainsi, l’intervention de maintenance sera plus facile à réaliser si le client a préparé en amont votre arrivée. Autre avantage, vous évitez les changements de planning de maintenance et vous augmentez la satisfaction client tout en améliorant votre professionnalisme !
Autre astuce pour optimiser vos interventions de maintenance, les questionnaires de satisfaction sont d’excellent moyen pour :
- Réévaluer constamment la qualité de vos prestations,
- Monter en compétences vos collaborateurs,
- Détecter les points de friction qui nuisent à la satisfaction client.
Plusieurs logiciels permettent de créer des questionnaires de satisfaction. Avec Organilog, personnalisez et envoyez automatiquement vos enquêtes après chaque intervention de maintenance !
Dématérialiser ses documents
Utilisez-vous encore vos documents en format papier ? Si oui, vous devez sûrement connaître quelques mésaventures telles que la perte de documents volatiles ou la difficulté à archiver l’historique des interventions.
En clair, il est important de dématérialiser ses documents pour ses raisons :
- Diminuer les tâches chronophages
- Éviter les erreurs de saisie et les pertes de documents
- Éviter la ressaisie d’information en fin de journée au bureau
- Réduire les délais de signature grâce à la signature électronique
- Faciliter de stockage
- Optimiser la communication client et équipe
- Image moderne et professionnelle de l’entreprise
En 2022, dématérialiser sa gestion d’interventions de maintenance est devenu incontournable dans un secteur très concurrentiel. Facilitez le quotidien de vos techniciens avec le logiciel de gestion Organilog et bénéficiez divers avantages :
- Création d’intervention simplifiée
- Gestion du planning optimisée
- Remontée/descente d’information terrain plus efficace
- Réactivité plus efficace dans la gestion des demandes client (ticketing)
- Gestion plus rapide des devis, factures et des contrats
- Suivi optimal des flux de stock
- Gestion simplifiée des demandes d’absences
- Et bien plus !
